Komunikacja menedżerów - na czym polega i jak ją wspierać? 

Czego dowiesz się z tego artykułu?

1. Dlaczego komunikacja menedżerska jest kluczowa dla organizacji, w tym jak wpływa na zaangażowanie pracowników i cele firmy.
2. Jakie są cztery główne style komunikacji lidera (autokratyczny, analityczny, partycypacyjny, kreatywny) i jak testy Neurocolor mogą pomóc w ich zrozumieniu.
3. W jaki sposób specjaliści ds. komunikacji wewnętrznej mogą wspierać menedżerów w rozwijaniu ich umiejętności komunikacyjnych, poprzez szkolenia, kaskadowanie informacji i mentoring.
4. Jak zarządzać komunikacją w sytuacjach trudnych i kryzysowych, a także jakie aspekty obejmują skuteczne szkolenia z komunikacji dla liderów.

Komunikacja menedżerska to kluczowy element skutecznego zarządzania, który wpływa na efektywność całej organizacji. To nie tylko przekazywanie informacji, ale także budowanie relacji, zaufania i zaangażowania w zespole.  

Dlaczego jest to tak istotne? Odpowiednia komunikacja pozwala pracownikom na lepsze zrozumienie celów firmy, a także na szybsze rozwiązywanie problemów. Menedżerowie, którzy potrafią skutecznie komunikować się z pracownikami, tworzą atmosferę sprzyjającą współpracy i rozwoju.  

Badania Gallupa wykazały, że 70% różnic w poziomie zaangażowania zespołu może wynikać właśnie z wpływu menedżera. 

Style komunikacji lidera zespołu 

Każdy z liderów ma swój styl komunikacji, który znacząco wpływa na dynamikę grupy i środowisko pracy. Te style dzielą się na grupy, które decydują o sposobie podejmowania decyzji nadawców:  

• Autokratyczny: Decyzje podejmowane są na podstawie znanych informacji i doświadczeń, z naciskiem na szybkość działania i unikanie dyskusji. 

• Analityczny: Menedżer analizuje wszystkie fakty, opinie i ryzyka, dążąc do poznania wszystkich możliwych rozwiązań przed podjęciem decyzji. 

• Partycypacyjny: Lider angażuje zespół w proces podejmowania decyzji, uwzględniając opinie pracowników oraz dążąc do osiągnięcia konsensusu. 

• Kreatywny: Menedżer ceni sobie innowacyjność i elastyczność, zadaje otwarte pytania oraz proponuje nowe scenariusze i rozwiązania. 

Pomocne w lepszym zrozumieniu swoich kompetencji komunikacyjnych mogą być testy, takie jak Neurocolor, które opierają się na badaniach neurobiologicznych i analizują indywidualne style komunikacji, preferencje w interakcjach oraz sposoby podejmowania decyzji. Takie testy badają m.in. dominujące cechy osobowości, sposób przetwarzania informacji i radzenia sobie w różnych sytuacjach zespołowych. Poznanie własnego stylu komunikacji pozwala świadomie dopasować go do potrzeb zespołu, co pozytywnie wpływa na efektywność współpracy i zarządzanie dynamiką grupy. 

Przeprowadź test neurocolor: https://icomms.pl/szkolenie-otwarte/indywidualny-test-komptencji-komunikacyjnych-neurocolor/ 

Jak wspierać skuteczną komunikację menedżerską? 

Specjaliści i liderzy ds. komunikacji wewnętrznej, mogą odegrać istotną rolę w rozwijaniu umiejętności menedżerskich oraz tworzeniu kultury otwartej komunikacji. Oto kilka sprawdzonych metod wsparcia menedżerów:  

1. Zapewnienie informacji o zasobach dla liderów: Każdy lider powinien wiedzieć, jakie kanaly i narzędzia komunikacji funkcjonują w firmie i jakie mają przeznaczenie. Kluczową informacją dla lidera powinny yć także jej/jego rola w procesie komunikacji w firmie. Te informacje to podstawa i jednocześnie filar budowania efektywnej komunikacji liderskiej w firmie.  
2. Szkolenia i warsztaty: Organizowanie szkoleń z zakresu komunikacji i  facylitacji, czyli zasad prowadzenia efektywnych spotkań także znacząco poprawia umiejętności menedżerów. Menadżerowie także bardzo cenią sobie szkolenia z nowych obszarów takich jak AI w komunikacji menadżera, czy zasady digital language. To kompetencje, które pomagają szczególnie w komunikacji z młodymi zespołami. 
3. Wspieranie w kaskadzie informacji: To jedno z ważniejszych zadań specjalistów komunikacji wewnętrznej w relacji z liderami. Mogą oni pomagać w kaskadowaniu informacji poprzez przygotowanie materiałów informacyjnych takich jak prezentacje, newslettery  czy webinary dla menadżerów. Jednym z najbardziej przydatnych narzędzi wspierających liderów w komunikacji są dokumenty FAQ, które pomagają uspójnić przekaz w organizacji. 
   >>>Na co warto zwrócić uwagę w kaskadzie informacji i gdzie często popełniamy błędy w tym procesie? - https://icomms.pl/gdzie-lezy-problem-w-kaskadzie-komunikacji-i-pracy-z-managerami/
4. Tworzenie materiałów edukacyjnych: Przygotowanie przewodników, wytycznych, infografik czy e-learningów dotyczących najlepszych praktyk w komunikacji wewnętrznej może być pomocne dla menedżerów. Takie materiały powinny zawierać konkretne przykłady oraz scenariusze, które menedżerowie mogą wykorzystać w codziennej pracy. 
5. Mentoring i coaching: Wsparcie w formie mentoringu lub coachingu może być niezwykle cenne dla menedżerów, którzy chcą rozwijać swoje umiejętności komunikacyjne. Osoby zajmujące się komunikacją mogą pełnić rolę doradców, pomagając menedżerom w analizie ich stylu komunikacji oraz udzielając konstruktywnych wskazówek. 
6. Informacja zwrotna na temat komunikacji: Regularne zbieranie opinii od pracowników na temat efektywności komunikacji menedżerów pozwala na identyfikację obszarów do poprawy. Tu sprawdzą się standardowe badania satysfakcji z komunikacji. Komunikatorzy wewnętrzni mogą wesprzeć menedżerów np. w stworzeniu ankiety i analizie danych. Umożliwi to menedżerom dostosowanie swojego stylu do oczekiwań zespołu. Użytecznym źródłem danych mogą być również badania jakościowe, przeprowadzane okresowo w postaci regularnych spotkań.  
7. Wsparcie technologiczne: Implementacja narzędzi do zarządzania komunikacją, takich jak platformy do współpracy czy systemy zarządzania projektami, może ułatwić menedżerom wymianę informacji z zespołem. Osoby odpowiedzialne za komunikację powinny wspierać menedżerów w wyborze odpowiednich narzędzi oraz zachęcać do próbowania nowych rozwiązań. 
8. Tworzenie kultury otwartości: Wspieranie menedżerów w budowaniu kultury otwartości i zaufania w miejscu pracy wpływa nie tylko na efektywną komunikacją, ale także rozwija umiejętność słuchania swoich pracowników wśród liderów. Specjaliści ds. komunikacji mogą promować wartości organizacyjne, które sprzyjają transparentności i współpracy, co z kolei ułatwia menedżerom skuteczną komunikację w zespole. 

Komunikacja w sytuacjach trudnych 

Wsparcie ekspertów ds. komunikacji wewnętrznej w zarządzaniu sytuacjami trudnymi jest nieocenione dla utrzymania stabilności organizacyjnej oraz zaufania pracowników. Oto kilka elementów, w których komunikatorzy mogą wesprzeć liderów. 

1. Opracowanie strategii komunikacji kryzysowej: Eksperci powinni współpracować z managerami nad stworzeniem kompleksowej strategii komunikacji, która uwzględnia różne scenariusze kryzysowe. Taka strategia powinna zawierać zasady dotyczące przekazywania informacji, identyfikacji kluczowych komunikatów oraz wyznaczania osób odpowiedzialnych za kontakt z mediami i interesariuszami. 
2. Przygotowanie materiałów informacyjnych: W sytuacjach kryzysowych niezbędne jest szybkie dostarczenie jasnych i zrozumiałych informacji. Specjaliści ds. komunikacji mogą przygotować oświadczenia prasowe, FAQ oraz inne materiały, które będą wspierać menedżerów w przekazywaniu kluczowych informacji do zespołu oraz na zewnątrz organizacji. 
3. Monitorowanie sytuacji i feedback: W trakcie kryzysu istotne jest bieżące monitorowanie reakcji pracowników oraz mediów na przekazywane informacje. Specjaliści ds. komunikacji mogą zbierać feedback i analizować nastroje w zespole, co pozwoli na bieżąco dostosowywać strategię komunikacyjną. 
4. Zarządzanie emocjami: W sytuacjach kryzysowych emocje mogą być intensywne, dlatego komunikatorzy powinni wspierać menedżerów w tworzeniu atmosfery otwartości i zaufania. Ważne jest, aby pracownicy czuli się bezpiecznie dzieląc się swoimi obawami i pytaniami.
    
5. Utrzymywanie spójności komunikacji: Kluczowe jest, aby wszyscy przedstawiciele firmy mówili jednym głosem. Komunikatorzy powinni dbać o to, aby przekazy były spójne i zgodne z ustaloną strategią, co zapobiega dezinformacji i nieporozumieniom. 
6. Edukacja na temat narzędzi komunikacyjnych: Działy komunikacji mogą pomóc menedżerom w doborze odpowiednich narzędzi do zarządzania kryzysem, takich jak platformy do współpracy online czy systemy zarządzania projektami, co ułatwi wymianę informacji w zespole. 
7. Budowanie reputacji organizacji: W trudnych momentach ważne jest, aby organizacja była postrzegana jako transparentna i odpowiedzialna. Komunikatorzy mogą wspierać menedżerów w budowaniu pozytywnego wizerunku firmy poprzez odpowiednie formułowanie przekazów. 

>>>Przeczytaj więcej o komunikacji kryzysowej: Komunikacja wewnętrzna w kryzysie | iComms 

Szkolenia z komunikacji dla menedżerów i liderów 

Szkolenia z zakresu komunikacji są niezbędne dla menedżerów pragnących rozwijać swoje umiejętności. Programy te mogą obejmować:
  

1. Wzmacnianie kompetencji komunikacyjnych: Szkolenia powinny koncentrować się na rozwijaniu umiejętności menedżerów w zakresie budowania angażującej komunikacji, co jest niezbędne do zwiększenia zaangażowania pracowników i poprawy atmosfery w zespole. 
2. Nauka efektywnego wykorzystywania narzędzi i technik komunikacyjnych: Podczas szkoleń menedżerowie, powinni poznać elementy, dzięki którym mogą wzmacniać przekaz i angażować zespół, by skuteczniej zarządzać informacją. 
3. Praktyczne ćwiczenia: Możliwość praktycznego sprawdzenia nabytych umiejętności sprzyja lepszemu przyswajaniu wiedzy oraz budowaniu pewności siebie w pracy menedżera. 
4. Zasady Komunikacji Liderskiej: Wypracowanie spójnych zasad komunikacji w organizacji jest bardzo ważne dla zapewnienia jednolitego przekazu oraz zrozumienia celów i wartości firmy przez wszystkich pracowników. 
5. Dostosowanie stylu komunikacji: Szkolenia powinny uczyć menedżerów, jak dobierać odpowiednie kanały i style komunikacji do różnych odbiorców. 

>>>Sprawdź szkolenie dla liderów w naszej ofercie: https://icomms.pl/szkolenie-dedykowane/efektywna-komunikacja-liderska/  

Inwestycja w rozwój umiejętności komunikacyjnych przynosi korzyści zarówno dla menedżerów, jak i całych organizacji pod kątem biznesowym. Dobra komunikacja liderska często jest filarem doskonałej komunikacji w całej firmie. 

Pytania i odpowiedzi

Dlaczego komunikacja menedżerska jest tak istotna dla organizacji?

Komunikacja menedżerska to kluczowy element skutecznego zarządzania, który wpływa na efektywność całej organizacji. Pozwala pracownikom na lepsze zrozumienie celów firmy, szybsze rozwiązywanie problemów oraz buduje relacje, zaufanie i zaangażowanie w zespole. Badania Gallupa wskazują, że 70% różnic w poziomie zaangażowania zespołu może wynikać właśnie z wpływu menedżera.

Jakie są cztery główne style komunikacji lidera i czym się charakteryzują?

• Autokratyczny: Decyzje podejmowane szybko, bez dyskusji, na podstawie doświadczeń.
• Analityczny: Menedżer analizuje wszystkie fakty, opinie i ryzyka przed podjęciem decyzji.
• Partycypacyjny: Lider angażuje zespół w proces decyzyjny, dążąc do konsensusu.
• Kreatywny: Menedżer ceni innowacyjność, zadaje otwarte pytania i proponuje nowe rozwiązania.

Jakie narzędzia mogą pomóc menedżerom lepiej zrozumieć swoje kompetencje komunikacyjne?

W tekście wymieniono testy takie jak Neurocolor, które opierają się na badaniach neurobiologicznych i analizują indywidualne style komunikacji, preferencje w interakcjach oraz sposoby podejmowania decyzji. Poznanie własnego stylu pozwala świadomie dopasować go do potrzeb zespołu.