Komunikacja menedżerów - na czym polega i jak ją wspierać? 

Komunikacja menedżerska to kluczowy element skutecznego zarządzania, który wpływa na efektywność całej organizacji. To nie tylko przekazywanie informacji, ale także budowanie relacji, zaufania i zaangażowania w zespole.  

Dlaczego jest to tak istotne? Odpowiednia komunikacja pozwala pracownikom na lepsze zrozumienie celów firmy, a także na szybsze rozwiązywanie problemów. Menedżerowie, którzy potrafią skutecznie komunikować się z pracownikami, tworzą atmosferę sprzyjającą współpracy i rozwoju.  

Badania Gallupa wykazały, że 70% różnic w poziomie zaangażowania zespołu może wynikać właśnie z wpływu menedżera. 

Style komunikacji lidera zespołu 

Każdy z liderów ma swój styl komunikacji, który znacząco wpływa na dynamikę grupy i środowisko pracy. Te style dzielą się na grupy, które decydują o sposobie podejmowania decyzji nadawców:  

• Autokratyczny: Decyzje podejmowane są na podstawie znanych informacji i doświadczeń, z naciskiem na szybkość działania i unikanie dyskusji. 

• Analityczny: Menedżer analizuje wszystkie fakty, opinie i ryzyka, dążąc do poznania wszystkich możliwych rozwiązań przed podjęciem decyzji. 

• Partycypacyjny: Lider angażuje zespół w proces podejmowania decyzji, uwzględniając opinie pracowników oraz dążąc do osiągnięcia konsensusu. 

• Kreatywny: Menedżer ceni sobie innowacyjność i elastyczność, zadaje otwarte pytania oraz proponuje nowe scenariusze i rozwiązania. 

Pomocne w lepszym zrozumieniu swoich kompetencji komunikacyjnych mogą być testy, takie jak Neurocolor, które opierają się na badaniach neurobiologicznych i analizują indywidualne style komunikacji, preferencje w interakcjach oraz sposoby podejmowania decyzji. Takie testy badają m.in. dominujące cechy osobowości, sposób przetwarzania informacji i radzenia sobie w różnych sytuacjach zespołowych. Poznanie własnego stylu komunikacji pozwala świadomie dopasować go do potrzeb zespołu, co pozytywnie wpływa na efektywność współpracy i zarządzanie dynamiką grupy. 

Przeprowadź test neurocolor: https://icomms.pl/szkolenie-otwarte/indywidualny-test-komptencji-komunikacyjnych-neurocolor/ 

Jak wspierać skuteczną komunikację menedżerską? 

Specjaliści i liderzy ds. komunikacji wewnętrznej, mogą odegrać istotną rolę w rozwijaniu umiejętności menedżerskich oraz tworzeniu kultury otwartej komunikacji. Oto kilka sprawdzonych metod wsparcia menedżerów:  

1. Zapewnienie informacji o zasobach dla liderów: Każdy lider powinien wiedzieć, jakie kanaly i narzędzia komunikacji funkcjonują w firmie i jakie mają przeznaczenie. Kluczową informacją dla lidera powinny yć także jej/jego rola w procesie komunikacji w firmie. Te informacje to podstawa i jednocześnie filar budowania efektywnej komunikacji liderskiej w firmie.  
2. Szkolenia i warsztaty: Organizowanie szkoleń z zakresu komunikacji i  facylitacji, czyli zasad prowadzenia efektywnych spotkań także znacząco poprawia umiejętności menedżerów. Menadżerowie także bardzo cenią sobie szkolenia z nowych obszarów takich jak AI w komunikacji menadżera, czy zasady digital language. To kompetencje, które pomagają szczególnie w komunikacji z młodymi zespołami. 
3. Wspieranie w kaskadzie informacji: To jedno z ważniejszych zadań specjalistów komunikacji wewnętrznej w relacji z liderami. Mogą oni pomagać w kaskadowaniu informacji poprzez przygotowanie materiałów informacyjnych takich jak prezentacje, newslettery  czy webinary dla menadżerów. Jednym z najbardziej przydatnych narzędzi wspierających liderów w komunikacji są dokumenty FAQ, które pomagają uspójnić przekaz w organizacji. 
   >>>Na co warto zwrócić uwagę w kaskadzie informacji i gdzie często popełniamy błędy w tym procesie? - https://icomms.pl/gdzie-lezy-problem-w-kaskadzie-komunikacji-i-pracy-z-managerami/
4. Tworzenie materiałów edukacyjnych: Przygotowanie przewodników, wytycznych, infografik czy e-learningów dotyczących najlepszych praktyk w komunikacji wewnętrznej może być pomocne dla menedżerów. Takie materiały powinny zawierać konkretne przykłady oraz scenariusze, które menedżerowie mogą wykorzystać w codziennej pracy.
5. Mentoring i coaching: Wsparcie w formie mentoringu lub coachingu może być niezwykle cenne dla menedżerów, którzy chcą rozwijać swoje umiejętności komunikacyjne. Osoby zajmujące się komunikacją mogą pełnić rolę doradców, pomagając menedżerom w analizie ich stylu komunikacji oraz udzielając konstruktywnych wskazówek.
6. Informacja zwrotna na temat komunikacji: Regularne zbieranie opinii od pracowników na temat efektywności komunikacji menedżerów pozwala na identyfikację obszarów do poprawy. Tu sprawdzą się standardowe badania satysfakcji z komunikacji. Komunikatorzy wewnętrzni mogą wesprzeć menedżerów np. w stworzeniu ankiety i analizie danych. Umożliwi to menedżerom dostosowanie swojego stylu do oczekiwań zespołu. Użytecznym źródłem danych mogą być również badania jakościowe, przeprowadzane okresowo w postaci regularnych spotkań.  
7. Wsparcie technologiczne: Implementacja narzędzi do zarządzania komunikacją, takich jak platformy do współpracy czy systemy zarządzania projektami, może ułatwić menedżerom wymianę informacji z zespołem. Osoby odpowiedzialne za komunikację powinny wspierać menedżerów w wyborze odpowiednich narzędzi oraz zachęcać do próbowania nowych rozwiązań. 
8. Tworzenie kultury otwartości: Wspieranie menedżerów w budowaniu kultury otwartości i zaufania w miejscu pracy wpływa nie tylko na efektywną komunikacją, ale także rozwija umiejętność słuchania swoich pracowników wśród liderów. Specjaliści ds. komunikacji mogą promować wartości organizacyjne, które sprzyjają transparentności i współpracy, co z kolei ułatwia menedżerom skuteczną komunikację w zespole. 

Komunikacja w sytuacjach trudnych 

Wsparcie ekspertów ds. komunikacji wewnętrznej w zarządzaniu sytuacjami trudnymi jest nieocenione dla utrzymania stabilności organizacyjnej oraz zaufania pracowników. Oto kilka elementów, w których komunikatorzy mogą wesprzeć liderów. 

1. Opracowanie strategii komunikacji kryzysowej: Eksperci powinni współpracować z managerami nad stworzeniem kompleksowej strategii komunikacji, która uwzględnia różne scenariusze kryzysowe. Taka strategia powinna zawierać zasady dotyczące przekazywania informacji, identyfikacji kluczowych komunikatów oraz wyznaczania osób odpowiedzialnych za kontakt z mediami i interesariuszami. 
2. Przygotowanie materiałów informacyjnych: W sytuacjach kryzysowych niezbędne jest szybkie dostarczenie jasnych i zrozumiałych informacji. Specjaliści ds. komunikacji mogą przygotować oświadczenia prasowe, FAQ oraz inne materiały, które będą wspierać menedżerów w przekazywaniu kluczowych informacji do zespołu oraz na zewnątrz organizacji. 
3. Monitorowanie sytuacji i feedback: W trakcie kryzysu istotne jest bieżące monitorowanie reakcji pracowników oraz mediów na przekazywane informacje. Specjaliści ds. komunikacji mogą zbierać feedback i analizować nastroje w zespole, co pozwoli na bieżąco dostosowywać strategię komunikacyjną. 
4. Zarządzanie emocjami: W sytuacjach kryzysowych emocje mogą być intensywne, dlatego komunikatorzy powinni wspierać menedżerów w tworzeniu atmosfery otwartości i zaufania. Ważne jest, aby pracownicy czuli się bezpiecznie dzieląc się swoimi obawami i pytaniami. 
5. Utrzymywanie spójności komunikacji: Kluczowe jest, aby wszyscy przedstawiciele firmy mówili jednym głosem. Komunikatorzy powinni dbać o to, aby przekazy były spójne i zgodne z ustaloną strategią, co zapobiega dezinformacji i nieporozumieniom. 
6. Edukacja na temat narzędzi komunikacyjnych: Działy komunikacji mogą pomóc menedżerom w doborze odpowiednich narzędzi do zarządzania kryzysem, takich jak platformy do współpracy online czy systemy zarządzania projektami, co ułatwi wymianę informacji w zespole. 
7. Budowanie reputacji organizacji: W trudnych momentach ważne jest, aby organizacja była postrzegana jako transparentna i odpowiedzialna. Komunikatorzy mogą wspierać menedżerów w budowaniu pozytywnego wizerunku firmy poprzez odpowiednie formułowanie przekazów. 

>>>Przeczytaj więcej o komunikacji kryzysowej: Komunikacja wewnętrzna w kryzysie | iComms 

Szkolenia z komunikacji dla menedżerów i liderów 

Szkolenia z zakresu komunikacji są niezbędne dla menedżerów pragnących rozwijać swoje umiejętności. Programy te mogą obejmować:
  

1. Wzmacnianie kompetencji komunikacyjnych: Szkolenia powinny koncentrować się na rozwijaniu umiejętności menedżerów w zakresie budowania angażującej komunikacji, co jest niezbędne do zwiększenia zaangażowania pracowników i poprawy atmosfery w zespole. 
2. Nauka efektywnego wykorzystywania narzędzi i technik komunikacyjnych: Podczas szkoleń menedżerowie, powinni poznać elementy, dzięki którym mogą wzmacniać przekaz i angażować zespół, by skuteczniej zarządzać informacją. 
3. Praktyczne ćwiczenia: Możliwość praktycznego sprawdzenia nabytych umiejętności sprzyja lepszemu przyswajaniu wiedzy oraz budowaniu pewności siebie w pracy menedżera. 
4. Zasady Komunikacji Liderskiej: Wypracowanie spójnych zasad komunikacji w organizacji jest bardzo ważne dla zapewnienia jednolitego przekazu oraz zrozumienia celów i wartości firmy przez wszystkich pracowników. 
5. Dostosowanie stylu komunikacji: Szkolenia powinny uczyć menedżerów, jak dobierać odpowiednie kanały i style komunikacji do różnych odbiorców. 

>>>Sprawdź szkolenie dla liderów w naszej ofercie: https://icomms.pl/szkolenie-dedykowane/efektywna-komunikacja-liderska/  

Inwestycja w rozwój umiejętności komunikacyjnych przynosi korzyści zarówno dla menedżerów, jak i całych organizacji pod kątem biznesowym. Dobra komunikacja liderska często jest filarem doskonałej komunikacji w całej firmie.