Role w zespole komunikacji wewnętrznej - jak rozdzielać zadania i wspierać rozwój?

Według badania komunikacji wewnętrznej przeprowadzonego w Polsce w 2023 roku 71% osób pracujących w branży IC zauważa rosnące znaczenie roli komunikacji wewnętrznej w swojej organizacji. Jednocześnie badani wskazują na brak czasu i zasobów jako jedno z kluczowych wyzwań zespołów komunikacji wewnętrznej.

Jednym z kluczowych czynników, który zwiększa efektywność i jakość pracy zespołu komunikacji wewnętrznej jest świadomy i trafny podział ról w zespole. Wrodzone talenty, osobowość, zainteresowania i doświadczenie poszczególnych osób odpowiedzialnych za komunikację wewnętrzną mogą stać się mocą naszego zespołu.

Jak działać sprawniej i skuteczniej mimo przeszkód? Podpowiadamy, na co zwracać uwagę i czym się kierować przy rozdzielaniu odpowiedzialności i zadań.

Wielkość i miejsce w strukturze zespołów komunikacji wewnętrznej w Polsce

Według raportu z 2023 za komunikację wewnętrzną w organizacjach odpowiedzialne są w 59% zespoły dwuosobowe lub większe, z czego 7% to zespoły liczące więcej niż 10 osób.

Źródło: Raport z II badania Komunikacji Wewnętrznej w Polsce 2023, iComms

Funkcje komunikacji wewnętrznej w strukturach organizacji w Polsce zlokalizowane są najczęściej w działach HR (28%) lub PR (21%), rzadziej w pionie zarządu (12%). Te liczby wskazują na specyfikę zadań komunikacji wewnętrznej, zmieniającą się na przestrzeni lat.

Praca w mniej licznym zespole wymaga często działania w trybie wielozadaniowym, wszechstronnych umiejętności i elastyczności. Większe zespoły wymagają sprawnego zarządzania, uważnego i czytelnego rozdzielania zadań i dbałości o harmonijny rozwój kompetencji wszystkich osób w zespole. Wykorzystanie potencjału i zasobów zespołu może zwiększyć nie tylko efektywność, ale i komfort pracy.

Role i podział odpowiedzialności w zespole komunikacji wewnętrznej

Wiemy, że w większości organizacji za komunikację wewnętrzną odpowiadają niewielkie zespoły, często wspierające się zasobami zewnętrznymi (agencjami, freelancerami), które przejmują część zadań. W mniejszych zespołach niezbędne jest łączenie kilku ról i obszarów odpowiedzialności, stąd zakresy obowiązków na stanowiskach osób zajmujących się komunikacją wewnętrzną są z jednej strony bardzo zróżnicowane, z drugiej zaś bardzo przekrojowe. Poniżej przedstawiamy ogólne zakresy działań na różnych stanowiskach:

Dyrektor Departamentu Komunikacji Wewnętrznej

• Projektuje i realizuje strategię komunikacji wewnętrznej.
• Zarządza zespołem i wspiera kadrę menadżerską.
• Wdraża nowoczesne narzędzia komunikacyjne.

Menadżer ds. komunikacji wewnętrznej

• Opracowuje i zarządza strategią komunikacji wewnętrznej.
• Zarządza zespołem specjalistów.
• Tworzy angażujące treści i współpracuje z interesariuszami.

Specjalista ds. komunikacji wewnętrznej

• Opracowuje i realizuje plany komunikacyjne.
• Tworzy różnorodny content (treści, grafiki, video).
• Wspiera liderów w komunikacji tematów obszarowych.

Internal Communications Business Partner (ICBP)

• Doradza liderom biznesowym.
• Tworzy spersonalizowane strategie komunikacyjne.
• Wspiera menedżerów w tworzeniu angażujących treści.

Rośnie poczucie wpływu komunikacji wewnętrznej na rozwój organizacji, rosną oczekiwania, wzrasta liczba zadań. Jak nie stracić energii? Jak działać efektywnie i kreatywnie? Jak budować zespół, który realizuje zadania, rozwija się i czerpie satysfakcję ze swojej pracy?

Talenty, kompetencje i zainteresowania podstawą do podziału zadań

Znajomość mocnych stron członków zespołu i dobór ról zgodnie z predyspozycjami i naturalnymi kompetencjami znacznie ułatwi zarządzanie zespołem, poprawi komunikację w firmie, zmniejszy liczbę konfliktów, a co za tym idzie pomoże realizować zadania płynniej, kreatywniej i skuteczniej.

Do określania talentów i stylów komunikacji członków zespołu managerowie, poza rzecz jasna codzienną uważnością, często wspierają się dedykowanymi narzędziami. Poniżej 2 przykładowe narzędzia, które pomagają optymalnie podzielić zadania i odpowiedzialności w zespole.

Testy kompetencji komunikacyjnych Neurocolor

To narzędzie koncentruje się na określeniu indywidualnego stylu komunikacji – jak się komunikujemy, co nas motywuje, jak reagujemy na zmiany. Poza poznaniem swojego stylu komunikacji, a co za tym idzie – sposobu, w jaki oddziałujemy na innych, wyniki dostarczają wskazówek, które są bezcenne we współpracy z różnymi stakeholderami. Testy Neurocolor będą więc przydatne do podziału zadań (jedni będą lepsi w spokojnej, wymagającej uważności pracy, a inni w szybkim, kreatywnym działaniu przy wysokiej adrenalinie), jak również do dobrego dopasowania do partnerów po stronie biznesu.

Jesteś ciekawa/y, jaki jest styl komunikacji w Twoim zespole? Wykonaj test kompetencji komunikacyjnych.

Test Gallupa

Ten test identyfikuje dominujące talenty – intuicyjne, naturalne sposoby działania i myślenia. Świadomość mocnych stron członków zespołu pozwala wyznaczyć obszary, w których poszczególne osoby lepiej się odnajdą i zrealizują zadania skuteczniej, swobodniej i z większą satysfakcją.

Rola doświadczenia (nie tylko w obszarze komunikacji wewnętrznej)

Często przydzielamy role w zespole zgodnie z doświadczeniem członków zespołów – bardziej wymagające zadania delegowane są osobom z dłuższym stażem, konkretny typ zadań w pierwszej kolejności trafia do osób doświadczonych w danym obszarze. Bardziej doświadczeni pracownicy z racji stażu lepiej znają specyfikę organizacji, wiedzą, jakie działania są skuteczne i jak dbać o spójność komunikacji, z większą swobodą poruszają się w strukturze organizacyjnej. Z drugiej strony, osoby z krótszym doświadczeniem mają nieoceniony wkład – nowe podejście, pomysły z innych organizacji. Często właśnie nowe osoby w zespole mogą być odpowiedzią na trudne relacje z partnerami z innych działów.

Narzędzia wspierające współpracę zespołu komunikacji wewnętrznej

Do uporządkowania procesów komunikacji i efektywnym zarządzaniem pracą zespoły mają bardzo wiele narzędzi. Wyzwaniem jest czas niezbędny na ich wdrożenie i optymalne wykorzystanie na co dzień. Poniżej kilka sprawdzonych i polecanych przez nas narzędzi.

Excel

Prościej się nie da! Pozwala planować działania (kalendarz), publikacje, optymalizować natężenie, etc. Już na poziomie szablonów można znaleźć planer eventów czy harmonogram projektu. Excel umożliwia także łatwe prowadzenie analityki, tak kluczowej do optymalizacji działania.

Tablica Kanban (dostępna np. w aplikacji Loop w Microsoft Teams)

Pozwala czytelnie podzielić zadania i przypisać je do odpowiednich członków zespołu. Bardzo dobrze sprawdza się przy zespołach rozproszonych, gdzie nie zawsze jest szansa, aby na bieżąco dopytywać o postępy w projekcie. Jest także wyjątkowo przydatna do raportowania działań zespołu.

Microsoft Teams

Umożliwia komunikację w czasie rzeczywistym, organizowanie spotkań online, współdzielenie plików i współpracę nad dokumentami w czasie rzeczywistym. Jest to narzędzie kluczowe dla zespołów pracujących zdalnie.

OneNote

Pozwala na tworzenie, organizowanie i udostępnianie notatek w czasie rzeczywistym. Umożliwia zespołom współpracę nad notatkami, pomysłami i planami, co jest szczególnie przydatne podczas burzy mózgów i spotkań.

Rozwój zespołu komunikacji wewnętrznej – szkolenia, wyzwania, wsparcie

Przed komunikatorami wewnętrznymi stoi wiele wyzwań. Z jednej strony te związane z koniecznością podnoszenia kompetencji komunikacyjnych menadżerów, a z drugiej te powiązane z tempem rozwoju technologii, która wymaga coraz silniejszych kompetencji digitalowych. Narzędzia AI (sztucznej inteligencji) na pewno mogą pomóc rozwiązać część problemów, ale jednocześnie generują nowe wzywania. Bez dobrze przemyślanego wsparcia zespołów trudno będzie skutecznie działać i radzić sobie z tymi wyzwaniami.

Więcej o budowaniu efektywnego zespołu możecie posłuchać w rozmowie z Joanną Bieżuńską-Szewczyk, która dzieli się swoimi doświadczeniami w podcaście iComms.

Przyszłość komunikacji wewnętrznej

Zarządy coraz częściej dostrzegają wartość jaką dla organizacji są zaangażowani pracownicy. Kluczowe w budowaniu efektywnego systemu komunikacji wewnętrznej stają się łatwość dostępu do informacji oraz poczucie przynależności do organizacji. Stąd upraszczanie systemów komunikacji i skupienie się na budowaniu społeczności będą podstawą dobrej komunikacji. Co ważne, rośnie także rola zespołu komunikacji wewnętrznej w słuchaniu organizacji, badaniu pulsu. Profesjonaliści komunikacji wewnętrznej, którzy poświęcą czas na słuchanie ludzi, będą kluczowi w budowaniu transparentnej i czasowej komunikacji.

Więcej o roli słuchania w komunikacji wewnętrznej opowiada w podcaście iComms Tomasz Cieślak – kierownik działu komunikacji z Rossmann Polska.