Jak łatwo stworzyć dobry newsletter? (Narzędzia komunikacji wewnętrznej)

Stworzenie newslettera, który zainteresuje pracowników i w tym samym czasie poprawi ich poziom doinformowania o tym, co się dzieje w firmie jest dużym wyzwaniem. Narzędzia komunikacji wewnętrznej, takie jak newslettery, muszą być przemyślane zarówno pod względem treści, jak i formy. Liczy się także przecież atrakcyjność wizualna i odpowiednie poprowadzenie czytelnika. Tu jednak, niczym rycerz na białym koniu, przychodzą z pomocą gotowe szablony newsletterów. Jak dobrać odpowiedni szablon do celu organizacji i potrzeb pracowników? Dlaczego warto korzystać z szablonów newsletterów?

Przekonajmy się razem!

Możesz się zastanawiać, po co używać szablonów newsletterów, jeśli można stworzyć je od podstaw. Pewnie, że można! Istnieje jednak parę argumentów przemawiających za przejściem na jasną stronę newsletterowych szablonów.

1. Po pierwsze optymalizacja. Każdorazowe przygotowanie nowego newslettera z rozbudowanymi informacjami wymaga wysiłku i nakładu pracy, z których dzięki skorzystaniu z szablonu można skorzystać przy innych zadaniach. Optymalizacja to ważny element pracy w dynamicznym i rozwijającym się świecie. Szablony przyspieszają cały proces, a pracownicy i pracowniczki są na bieżąco poinformowani.
2. Szablony newsletterów odpowiadają na potrzeby organizacyjne i pracownicze. Skrzynki mailowe nigdy nie były stworzone do wysyłania wewnętrznych maili i newsletterów. Nie są one najłatwiejsze we współpracy, gdy za cel ma się klarowny przekaz i atrakcyjność wizualną. Newslettery oprócz tego, że świetnie się w tym sprawdzają, stawiają również na łatwość dostępu na różnych urządzeniach oraz systematyczność wysyłania.

W zależności od narzędzia komunikacji wewnętrznej, z którego korzystasz pojawiają się różne opcje do wyboru. Ważne jest, aby newsletter był spójny z organizacją i jej identyfikacją wizualną, a także narzędziem, aby miało się poczucie, że jest on częścią kultury organizacyjnej. Choć wachlarz szablonów do względem różnych poczt (tj.Outlook czy Gmail) będzie różny, newslettery można pogrupować według celu i częstotliwości ich wysyłania. Sprawdźmy, z jakich szablonów możesz skorzystać!

Szablony newsletterów, z których warto korzystać:

1. NEWSLETTER INFORMACYJNY 

Najbardziej ogólny newsletter, który można wysyłać raz na tydzień, co dwa tygodnie czy raz na miesiąc w zależności od strategii komunikacyjnej i potrzeb pracowników. Ten typ newslettera ma za zadanie informować ogólnie, co się dzieje w organizacji, ale też dostarczać rozrywki i tym samym włączać pracowników i pracowniczki w działanie organizacji. Ważna jest tutaj regularność i poruszanie się w podobnych obszarach tematycznych.

2. NEWSLETTER WIDEO

Jest to angażujący typ newslettera, w którym główną rolę gra materiał wideo. Może on dotyczyć ostatnich wydarzeń w firmie czy planowanej akcji charytatywnej. Cokolwiek zdecydujesz, jest pewność, że nikt obok niego nie przejdzie obojętnie. Pod materiałem wideo możesz zawrzeć dodatkowy kontent, korzystając np. z szablonu newslettera pracowniczego.

3. NEWSLETTER OPARTY NA TREŚCI

Prosty i przejrzysty, który jest oparty na samej treści w przypadku, gdy grafiki i wideo nie są potrzebne lub nie są łatwo dostępne. W newsletterze można użyć różnych fontów, kolorów i dzięki temu zwiększyć jego atrakcyjność.

4. HISTORIE PRACOWNIKÓW

Newsletter, który skupia się na historiach pracowników i pracowniczek - ich sukcesach, codzienności, a nawet ich pasji, tak aby budować poczucie przynależności i celebrowania sukcesów. W newsletterze warto dodać zdjęcia pracowników i pracowniczek, a każdą historię przedstawić jako osobną kartę do rozwinięcia.

5. ALERTY

Newsletter wysyłany w przypadku sytuacji awaryjnej, np. problemów technicznych lub gdy potrzebna  jest szybka reakcja ze strony odbiorcy i odbiorczyni. Wystarczy prosty komunikat na białym tle z odpowiednim minimalistycznym i sugerującym obrazkiem, aby sprawnie poinformować wszystkich pracowników i pracowniczki o zaistniałej sytuacji.

6. UPDATE FIRMOWY / OGŁOSZENIA ZARZĄDU

Z punktu widzenia organizacji ważne jest, aby informacja o zmianach w firmie szybko doszła do zatrudnionych pracowników i pracowniczek. Newsletter daje możliwość pokazania zarządu z bardziej ludzkiej strony poprzez dodanie zdjęcia osoby wysyłającej update, a także umożliwia dołączenie jej odręcznego podpisu.

7. ZAPROSZENIE NA EVENT

Kto nie lubi eventów? Dla większości zaproszenia są jedynie formą powiadomienia o zbliżającej się imprezie. Jednak przedstawione w wizualnie atrakcyjnej formie, z możliwością szybkiego dodania wydarzenia do swojego grafiku poprzez minimalistyczną ikoną kalendarza, od razu zachęcają do wzięcia udziału!

8. POWITANIE NOWEGO PRACOWNIKA

Mały, a ustrukturyzowany gest może pomóc przy pozytywnym wdrażaniu nowego pracownika. W szablonie można dodać zdjęcie, krótkie i miłe powitanie, i tym samym przedstawić nowego pracownika zespołowi czy działowi. Ważne jest, aby ludzie w pracy się znali, a dzięki takiej wiadomości każdy zwróci uwagę na zmianę personalną.

9. BADANIA ZAANGAŻOWANIA I PULS CHECKI

Niezależnie od jego częstotliwości badanie zaangażowania jest ważnym elementem w kalendarzu firmy. Dzięki szablonowi można wyszczególnić najważniejsze informacje dotyczące czasu i celu zbierania odpowiedzi, a także upewnić się, że wszyscy będą wiedzieć, że badanie trwa akurat teraz.

10. WYRÓŻNIENIA PRACOWNIKÓW

Chwalmy się i chwalmy innych! Warto doceniać małe i większe sukcesy, zarówno pracowników z najlepszymi wynikami sprzedażowymi, jak również  pracowników, którzy sfinalizowali ostatnio ważny projekt. Dzięki szablonowi można w łatwy sposób zapewnić regularność takiego świętowania.

Jak widzisz opcji jest sporo. Szablonów można (i trzeba) używać w zależności od potrzeb i celów organizacji i pracowników. Wysoka jakość przepływu informacji jest ważnym elementem dobrze działającej organizacji, a szablony ją ułatwiają. W tym kontekście narzędzia komunikacji wewnętrznej, takie jak newslettery, odgrywają kluczową rolę. Warto obserwować, które z wiadomości stają się rutyną i podrasowywać je tak, aby pracownicy nie mieli problemu z zauważeniem ich, a o wspólnych sukcesach było głośno. Wysoka jakość przepływu informacji jest ważnym elementem dobrze działającej organizacji, a szablony ją ułatwiają.

Z audytów iComms przeprowadzonych na grupie ponad 30 tysięcy respondentów wynika, że newslettery, jako jedno z głównych narzędzi komunikacji wewnętrznej, są integralną częścią komunikacji wewnętrznej w organizacjach. W polskich firmach 56% pracowników korzysta z newsletterów, a ich średnia przydatność została oceniona na 60%. Ale jak to mierzyć? Tego dowiesz się już w następnym artykule o mierzeniu efektywności newsletterów.

Newslettery to ważne narzędzie wspierające badania satysfakcji i komunikacji wewnętrznej. Warto pamiętać, że przekazanie pracownikom wiadomości o tym, jakie decyzje podjęliśmy na podstawie zebranych opinii i jak będziemy je wdrażać jest tak samo istotne, jak informowanie pracowników o samym badaniu. Newslettery mogą być podstawowym narzędziem tej komunikacji. Jarosław Grobelny - doktor psychologii i doradca personalny, wspiera iComms w zakresie merytoryki i analityki, naukowo zajmuje się m.in. zastosowaniem psychometrii we wspieraniu decyzji podejmowanych w organizacjach

Newsletterowa rewolucja trwa. Dołączysz?

Przy opracowywaniu tematu korzystaliśmy z artykułów zawartych na stronach Staffbase oraz ContactMonkey, które oferują kompleksową obsługę w temacie newsletterów.

Przygotowanie newslettera właśnie stało się dla Ciebie łatwiejsze. Dowiedz się jak informować i angażować również w inny sposób, klikając w linki poniżej:

https://icomms.pl/jak-zachecic-pracownikow-do-wypelnienia-ankiety/

https://icomms.pl/jak-tworzyc-czasopismo-ktore-chetnie-przeczytaja-pracownicy/

Magdalena Bieńkowska, Aleksandra Sochacka