Czy Twój ekosystem komunikacji wewnętrznej działa skutecznie? Wnioski z raportu State of the Sector 2025/2026

Jak co roku, raport State of the Sector firmy Gallagher dostarcza nam bezcennych danych na temat kondycji globalnej komunikacji wewnętrznej. Tegoroczna edycja (2025/2026) podkreśla szczególnie przebodźcowanie pracowników oraz kwestię efektywności narzędzi, z których korzystamy na co dzień. I właśnie o narzędziach dzisiaj napiszemy, aby sprawdzić, czy możemy coś poprawić lub zoptymalizować w matrycach kanałów komunikacji wewnętrznej, a może tylko upewnić się, że mamy to dobrze poukładane.

Świat redukuje szum, a Polska jeszcze w 2025 roku wciąż rozbudowywała ekosystem.Jednym z najmocniejszych sygnałów płynących z globalnego raportu Gallaghera jest zjawisko hałaśliwych organizacji ("noisy organizations"). Kiedy organizacje komunikują zbyt dużo, rośnie ryzyko przebodźcowania – aż 83% globalnych respondentów przyznaje, że nadmiar informacji to narastający problem w komunikacji wewnętrznej. Na świecie najczęściej stawiane sobie pytanie przez zespoły komunikacji brzmi: „z czego zrezygnować i jak uprościć system?”.

Tymczasem polskie firmy w 2025 roku wciąż były na etapie rozszerzania swojego miksu kanałów. Obok dominujących narzędzi, takich jak e-maile (których używa 92% firm) czy komunikatory typu MS Teams (75%), coraz chętniej sięgaliśmy po aplikacje mobilne czy wewnętrzne platformy społecznościowe. I tutaj ważny sygnał: być może czas eksperymentowania już powinien się zakończyć i warto ustabilizować ekosystem, aby uniknąć informacyjnego chaosu.

Jak to wygląda w praktyce? Raport Gallaghera alarmuje, że globalnie zaledwie 1 na 4 organizacje (25%) posiada uporządkowaną strategię (matrycę) kanałów komunikacji (channel framework). To oznacza, że większość zespołów komunikacji działa bez jasnych zasad, opierając się na intuicji i licząc na to, że pracownicy sami odnajdą się w nieformalnych, niewyartykułowanych schematach.

Menedżerowie liniowi: niezbędni, ale pozbawieni wsparcia

Zarówno w Polsce, jak i na świecie, traktowani są jako absolutnie kluczowy kanał komunikacji. Jednak badania bezlitośnie obnażają braki w ich wsparciu. Według raportu Gallagher, aż 87% komunikatorów uważa brak umiejętności i przepustowości menedżerów za istotne ryzyko. Co więcej, mniej niż jedna czwarta (21%) globalnych organizacji dostarcza swoim liderom odpowiednie narzędzia i pakiety (toolkity) wspierające komunikację w zespołach.

W Polsce widać podobne wyzwania – 78% respondentów naszego badania deklaruje, że to menedżerowie są głównym kanałem kaskadowania informacji. Polscy specjaliści postrzegają jednak ten kanał jako obarczony ryzykiem zniekształcenia przekazu. Największym wyzwaniem na lokalnym rynku pozostaje brak aktywnego udziału liderów i menedżerów, co skutecznie ogranicza spójność działań komunikacyjnych.

Renesans komunikacji "Face-to-Face" i Human Touch

Globalne przesycenie kanałami cyfrowymi wywołało ciekawy trend, który Gallagher określa jako "human premium". Zauważalny jest wzrost zapotrzebowania na bezpośrednie, ludzkie kanały komunikacji. W środowiskach zdominowanych przez pracowników pierwszej linii (frontline), to właśnie bezpośrednie spotkania typu "Town Hall" są oceniane jako najskuteczniejszy kanał (51%), a ich skuteczność drastycznie spada, gdy zostają przeniesione do świata wirtualnego.

Polska również ceni sobie bezpośredniość – komunikacja na linii "przełożony – pracownik" jest używana w 84% organizacji, a nieformalne spotkania funkcjonują aż w 91% polskich firm. Używanie ludzkiego, autentycznego tonu głosu zamiast sztywnej korporacyjnej nowomowy znacząco obniża ryzyko wypalenia u odbiorców i buduje zaufanie.

Rosnąca potrzeba personalizacji (i niedobór person!)

Walka z nadmiarem informacji to wyzwanie, ale nie może oznaczać braku dostępności informacji w firmach. Kierunkiem jest tutaj personalizacja treści, tak aby każdy otrzymywał dokładnie te informacje, które są mu niezbędne. Badanie Gallaghera pokazuje z jak potężnym deficytem personalizacji mierzą się komunikatorzy: tylko 18% globalnych organizacji jest zadowolonych ze swojej zdolności do personalizowania treści. Choć 75% badanych zgadza się, że dostosowywanie komunikatów jest kluczowe, zaledwie 20% robi to regularnie.

Aby skutecznie personalizować komunikację, organizacje potrzebują zdefiniować odbiorców. Niestety globalne dane Gallaghera obnażają ogromne braki w tym obszarze: zaledwie 23% firm na świecie regularnie korzysta z person, a tylko skromne 8% posiada w pełni sformalizowane, rzetelne persony pracowników (robust personas). W Polsce ten wskaźnik wynosi obecnie 27% (tylu komunikatorów deklaruje posiadanie opracowanych person lub profili odbiorców). Wciąż jednak dla większości firm pozostaje to ogromnym i niewykorzystanym obszarem optymalizacji. W Polsce świadomość potrzeby personalizacji wprawdzie rośnie (coraz częściej dopasowujemy treści ze względu na rolę czy lokalizację), jednak wyzwaniem pozostaje pełne wykorzystanie posiadanych narzędzi.

Więcej znaczy gorzej

Wspólny wniosek, jaki płynie z analizy globalnych danych Gallaghera oraz polskiego badania iComms, jest niezwykle klarowny: większa liczebność kanałów nie przekłada się na efektywność komunikacji. Prawdziwą wartość dla organizacji przynosi dopiero ich strategiczne ułożenie, redukcja szumu informacyjnego i dostosowanie narzędzi do realnych potrzeb różnych grup pracowników (zwłaszcza tych na pierwszej linii frontu).

Co możesz zrobić już dziś?

• przygotuj dedykowany miks kanałów (matrycę) – pobierz szablon

UPROSZCZONA MATRYCA KANAŁÓW KOMUNIKACJI.pdf

O kanałach komunikacji i ich skutecznej personalizacji rozmawiamy oraz pracujemy nad nimi praktycznie także podczas naszych szkoleń. Najbliższe z nich to Efektywna komunikacja wewnętrzna - szkolenie otwarte | iComms – sprawdź szczegóły i dołącz. Jeśli chcesz pójść o krok dalej, możemy wspólnie wypracować rozwiązania dopasowane do Waszej organizacji w ramach dedykowanych warsztatów strategicznych dla zespołu Warsztaty strategiczne dla zespołów komunikacji - Komunikacja wewnętrzna i liderska.