Kanały komunikacji wewnętrznej w firmie 2025 – jak budować skuteczny miks w czasach przesytu informacji i rosnącej roli AI 

Polskie organizacje są dziś w ciekawym momencie: z jednej strony mamy coraz bardziej rozbudowane zaplecze narzędzi komunikacyjnych, z drugiej – coraz większe zmęczenie, szum i pytania o sens. W trzeciej edycji Badania Komunikacji Wewnętrznej w Polsce (iComms, 2025) respondenci mówią jasno: kanałów jest coraz więcej, ale skuteczność nie rośnie w tym samym tempie. 

To dobry moment, by zatrzymać się i zapytać – czy nasz miks kanałów faktycznie działa, czy tylko działa „dużo”? 

Jak jest w Polsce? Komunikacja w trybie „multi” 

W polskich firmach w 2025 roku dominuje cyfrowa wielokanałowość. 
Z raportu iComms wynika, że w komunikacji firma → pracownicy królują: 

• e-maile i newslettery – najpowszechniejsze, ale też najbardziej przeładowane; 

• intranet – wciąż główne „centrum dowodzenia”, jednak często niedostosowany do nowych potrzeb; 

• spotkania online i town halle – odbudowały swoje znaczenie po pandemii; 

• komunikatory (Teams, Slack, WhatsApp) – stały się codziennym kanałem komunikacji, nie tylko roboczym, ale też nieformalnym; 

• SMS i aplikacje mobilne – coraz częściej używane do dotarcia do pracowników „offline” (np. produkcja, sprzedaż terenowa). 

Z kolei w komunikacji między ludźmi (peer-to-peer) rosną czaty zespołowe, grupy projektowe i nieformalne spotkania. 
Widać także wzrost zainteresowania ambasadorami komunikacji i wewnętrznymi sieciami społecznościowymi (np. Viva Engage). 

Ale obok sukcesów pojawia się też problem: fragmentacja i brak spójnej architektury informacji i brak jasnego przepływu informacji. Kanały często działają obok siebie, bez jasnych ról, powtarzając te same treści różnymi głosami. W efekcie odbiorcy czują się przeciążeni, a komunikatorzy – przemęczeni. 

Co się zmieniło w kanałach komunikacji wewnętrznej? Trzy lata transformacji 

2022: cyfrowa klasyka 

E-mail, intranet i spotkania online tworzyły podstawę komunikacji. Nowe narzędzia (aplikacje, chatboty) dopiero się pojawiały. Komunikacja była mocno scentralizowana – z góry w dół. 

2023: ludzie w centrum 

Firmy zaczęły dostrzegać znaczenie dialogu i komunikacji menedżerskiej. Pojawiły się mikroformaty (krótkie wideo, podcasty), ale równocześnie rosło „zmęczenie komunikacyjne”. 
W badaniu iComms 2023 tylko 29% komunikatorów uznało, że ich kanały naprawdę wspierają współpracę, reszta przyznawała, że raczej „nadaje” niż „rozmawia”. 

2025: miks w rozsypce 

Dzisiejsze firmy dokładają nowe kanały szybciej niż je porządkują. W efekcie mamy coraz większy chaos i rosnące nakłady pracy. 
Globalne porównania pokazują, że Polska jest na etapie „rozszerzania miksu”, podczas gdy kraje zachodnie zaczynają go raczej upraszczać i optymalizować. 

📊 W raporcie State of the Sector 2025 (Gallagher) aż 68% globalnych organizacji deklaruje działania na rzecz uproszczenia ekosystemu komunikacyjnego. 
W Polsce tylko 34% – większość firm wciąż skupia się na dodawaniu nowych kanałów. 

Co pokazuje świat? Integracja i świadome projektowanie. 

Światowe raporty z 2025 roku (Gallagher, IC Index, Deloitte) są bardzo spójne: 
nie potrzebujemy więcej kanałów, potrzebujemy lepszej architektury komunikacji. 

Trzy globalne wnioski: 

1. „Noisy organizations” to nowa norma. 
   Zbyt dużo wiadomości, brak hierarchii treści i powtarzalność komunikatów sprawiają, że nawet dobre kampanie giną w natłoku. 
   Globalnie tylko 47% komunikatorów uznaje, że ich kanały skutecznie docierają do wszystkich grup pracowników. 

2. Integracja kanałów to nowa kompetencja. 
   Liderzy komunikacji zaczynają myśleć o swoim miksie jak o ekosystemie – z mapą ról, zależności i ścieżek użytkownika (employee journey). 
   Najlepsze organizacje mają architekturę kanałów: jasno opisane, co, komu, przez co i dlaczego. 

3. AI wchodzi, ale powoli i z głową. 
   8 na 10 komunikatorów jest gotowych używać AI do wsparcia copywritingu i analizy treści (Gallagher 2025), ale tylko 38% firm ma jakiekolwiek zasady jej wykorzystania. 
   Najlepiej funkcjonujące zespoły (tzw. „Thrivers”) łączą AI z ludzką empatią i danymi o efektywności komunikacji.  

Warto jednak dodać: wykorzystywanie AI tylko po to, by automatycznie przepisywać te same treści do różnych kanałów – to ślepa uliczka.  Takie praktyki nie zwiększają zasięgu, tylko potęgują informacyjny hałas.  Sztuczna inteligencja nie powinna służyć do „klonowania komunikatów”, lecz do myślenia o strukturze informacji – pomagać w dopasowaniu treści, języka i formy do kontekstu odbiorcy.  AI jest wartościowa wtedy, gdy porządkuje przekaz, a nie gdy go powiela.

Co z tego wynika? 5 kierunków na 2026 w kanałach komunikacji wewnętrznej. 

1. Zrób przegląd kanałów – mniej może znaczyć więcej 

Przeanalizuj, które kanały naprawdę przynoszą efekt, a które tylko powielają treść. 
Nie bój się wyłączyć nieużywanego kanału. Globalni liderzy komunikacji stosują zasadę „one in – one out”: nowy kanał może się pojawić tylko, jeśli inny zmieni rolę lub zniknie. 

2. Zbuduj architekturę informacji 

Zamiast „spisu kanałów” stwórz matrycę komunikacji: kto mówi, do kogo, o czym, jak często, jakim tonem i przez co. Dzięki temu Twoja organizacja zyska spójność i odporność na „szum”. 

3. Wzmocnij kanał liderów 

To najważniejszy i najbardziej wiarygodny kanał wewnętrzny. Daj menedżerom wsparcie: gotowe talking points, krótkie materiały, mikro-szkolenia z komunikacji empatycznej. 
W polskich firmach to wciąż najsłabsze ogniwo, a jednocześnie największa szansa na poprawę. 

4. Wykorzystaj AI do odciążenia, a nie zastąpienia 

AI może pisać podsumowania spotkań, tworzyć wersje językowe, analizować ton wypowiedzi. Nie oddawaj jednak AI kontaktu z człowiekiem – AI ma wspierać, nie mówić zamiast Ciebie. 

5. Ustal rytm i hierarchię informacji 

Nie każdy komunikat jest równy. Wprowadź zasadę trzech warstw: 

• strategiczne (wizja, cele, zmiana), 

• operacyjne (projekty, narzędzia), 

• społeczne (ludzie, kultura, wellbeing). 

To pomaga uniknąć chaosu i ustalić priorytety w komunikacji wewnątrz firmy. 

Dokąd zmierza komunikacja? Od kanałów do doświadczenia. 

W 2025 roku najlepsze zespoły komunikacji nie mierzą już liczby wysłanych maili, tylko doświadczenie pracownika z komunikacją. 
Liczy się nie „ile” mówimy, ale czy ludzie wiedzą, co mają wiedzieć i czują, że są częścią całości. 

Przyszłość komunikacji to nie kolejne narzędzie, lecz dobra architektura informacji i sensowna interakcja – również w przestrzeni czatów i AI. 
To tam, w codziennej rozmowie, dzieje się prawdziwa komunikacja organizacyjna. 

Na koniec – prosty test dla każdego komunikatora 

Zadaj sobie trzy pytania: 

1. Czy wiem, które kanały naprawdę działają, a które są tylko przyzwyczajeniem? 

2. Czy moja komunikacja ma strukturę i sens, czy tylko objętość? 

3. Czy projektuję treści tak, by były zrozumiałe i dostępne – również w czatach i systemach AI? 

Jeśli na dwa z trzech odpowiedziałeś „tak” – jesteś na dobrej drodze. 
A jeśli nie – to najlepszy moment, by zacząć budować komunikację, która naprawdę łączy. 

 

Źródła danych: 

• Raport z III Badania Komunikacji Wewnętrznej w Polsce, iComms 2025 

• II Badanie Komunikacji Wewnętrznej w Polsce, iComms 2023 

• Badanie Komunikacji Wewnętrznej w Polsce, iComms 2022 

• Employee Communications Report 2025, Gallagher Communication 

• IC Index 2025, Institute of Internal Communication (UK) 

_____________________________

Ada Borucka, iComms