Czy SMS-y sprawdzają się w komunikacji z pracownikami?

SMS-y to jeden z wielu kanałów komunikacji wewnętrznej, który może uzupełnić naszą matrycę kanałów. Wg. Badania Komunikacji Wewnętrznej w Polsce, w 15% spośród badanych organizacji SMS-y są wykorzystywane jako kanał komunikacji. Co ważne, w miejscach, gdzie SMS-y są wykorzystywane, często obserwujemy bardzo wysoką efektywność tego kanału. Być może warto rozważyć i przeanalizować, czy ten sposób komunikacji nie sprawdziłby się w Twojej firmie? 

Kiedy SMS-y mogą być efektywnym kanałem komunikacji?

Wiadomości tekstowe mają ogromne zalety, jeśli chodzi o dotarcie do pracowników, niezależnie od sposobu ich pracy (zdalnie, w terenie, w fabryce czy na hali, itd.). SMS to jednak dość specyficzny kanał mobilny. Poniżej opisujemy konkretne sytuacje komunikacyjne, w których naszym zdaniem warto wykorzystać SMS-y do pracowników: 

1. Komunikacja SMS zapewnia szybkie dotarcie z informacją, także w sytuacji kryzysowej  
   Jeśli wysyłana wiadomość jest pilna lub dotyczy sytuacji kryzysowej, SMS jest prawdopodobnie najszybszym kanałem, aby powiadomić pracowników na szeroką skalę (włącz go do swojego planu komunikacji kryzysowej). 

1. SMS jest dobry, aby uzyskać krótką odpowiedź lub szybką reakcję. 
   Może to być szybkie potwierdzenie uczestnictwa w wydarzeniu / liczby obecnych osób lub zgłoszenia na trudne do obsadzenia zmiany. 

1. SMS zapewnia, że wszyscy otrzymają informację w tym samym czasie. 
   Ponieważ każdy może odbierać SMS-y – niezależnie od tego, czy pracuje na pierwszej linii, w biurze, czy zdalnie – wiadomości tekstowe są dobrym rozwiązaniem w przypadku ważnych informacji, które powinny trafić do wszystkich jednocześnie. W ten sposób unikamy poczucia nierównego traktowania i niepotrzebnych plotek, wspierając tym samym jakościowy obieg informacji.

Od czego rozpocząć, kiedy chcemy wykorzystywać SMS-y w komunikacji z pracownikami? 

Z kanałem SMS wiążą się pewne wyzwania i ryzyka. Oto lista kroków, jakie należy podjąć, aby SMS-y stały się wartościowym kanałem komunikacji: 

1. Uzyskaj zgodę pracowników i poinformuj ich o wysyłanych wiadomościach 

Zasady dotyczące zgody pracowników na otrzymywanie wiadomości SMS nie zawsze są jednoznaczne. Ogólnie wysyłać SMS-y można, korzystając z tzw. zgody dorozumianej uzyskanej w ramach umowy o pracę.  

1. Zadbaj o dobrą, na bieżąco aktualizowaną bazę numerów telefonów 

W przypadku organizacji, gdzie pracownicy mają służbowe telefony, sprawa jest znacznie prostsza. W firmach, w których SMS-y są wysyłane na numery prywatne (co niektórych firmach spotyka się z dużym zadowoleniem, a w innych z ogromnym buntem, związanym często z lękiem o kwestie prywatności i czasu wolnego), zanim wyślemy pierwszego smsa, należy się do tego dobrze przygotować. Na samym początku sugerujemy postawić solidne fundamenty pod przyjazną współpracę z działem administracji, IT czy innym nadzorującym telefony firmowe. 

1. Zanim zaczniesz komunikować poprzez SMS, uprzedź o tym pracowników 

Najlepszą praktyką jest wykorzystanie jednego (lub więcej) z istniejących kanałów, takich jak e-mail lub intranet, aby wcześniej poinformować pracowników o planowanym wykorzystaniu kanału SMS. Dobrą praktyką jest w tym miejscu zapewnienie wszystkim pracownikom możliwości rezygnacji z otrzymywania SMS-ów. Poniżej przykład komunikatu do pracowników: 

Od będziesz automatycznie zapisany_a do otrzymywania wiadomości tekstowych (SMS) od firmy! Informacje będą dotyczyć tylko ważnych aktualizacji oraz kluczowych wiadomości dla pracowników, z których w każdej chwili będziesz mógł_a zrezygnować. Wypatruj pierwszej wiadomości powitalnej i śmiało odpowiedz swoim ulubionym emoji! 

Jak wykorzystywać SMS-y jako kanał komunikacji wewnętrznej? 

Najłatwiejszy sposób, aby zniechęcić pracowników do czytania i reagowania na wiadomości SMS od firmy, to ich nadużywanie. Masz w rękach potężne narzędzie, więc korzystaj z niego rozsądnie. Oto kilka zasad: 

1.  Zanim zaplanujesz wysyłkę do wszystkich, przeanalizuj swoją matrycę kanałów komunikacji i jasno zdefiniuj sytuacje, w których zespół komunikacji wewnętrznej będzie korzystał z wiadomości SMS. 

1. Pilnuj częstotliwości wysyłania wiadomości SMS-ów. Nadmiar wiadomości tekstowych może być odbierany jako natrętny lub przesadny!  Wykorzystanie tego kanału jest dość proste, może to kusić do nadmiernego używania. Wówczas zadzieje się to, co ma miejsce z innymi kanałami, które eksploatujemy za mocno – odbiorcy zaczynają go ignorować.  

1. Pamiętaj, aby masowe wysyłanie SMS-ów do pracowników traktować jako działanie wspierające, a czasem nawet wyjątkowe. SMS to kanał na jedną informację lub prośbę o jedną reakcję. Cały kontekst i dodatkowe informacje powinny być dostępne w innym kanale, np. Intranecie. 

Jak pisać SMS-y do pracowników? 

Pamiętaj, że SMS to kanał, który do każdego dociera w tym samym momencie, a jednocześnie każdy czyta SMS-y w zupełnie innych okolicznościach. W tym kanale spotykamy się z pracownikiem tam, gdzie on jest. Musimy pamiętać, że nigdy nie wiemy, w jakiej sytuacji pracownik otrzyma naszą wiadomość. Czy będzie w tym momencie w domu (bo jest na innej zmianie) lub w trakcie stresującego spotkania lub podczas pisania ważnego maila. Dlatego warto stosować się do kilku podstawowych zasad, które zapewnią, że nasza treść będzie skuteczna, nienahalna czy i nie zbyt emocjonalna: 

• Pisz wiadomości krótkie i rzeczowe – unikaj kwiecistego języka i żargonu. 

• Bądź pozytywny i pełen entuzjazmu! Nikt nie chce, by SMS-y były przytłaczające. 

• Sformułuj wezwania do działania (CTA) jasno i konkretnie. 

• Używaj emoji, gdzie to możliwe (i odpowiednie). 

Podsumowując, SMS-y to kanał, który może szybko przyciągnąć uwagę, jest dobrym narzędziem komunikacji kryzysowej, dobrze także działa w przypadku komunikacji wymagającej szybkiej odpowiedzi. Jednak, aby był efektywny w dłuższej perspektywie czasowej wymaga przemyślanego wykorzystania, tak aby pracownicy byli uważni na treści, które będziemy im przesyłać. 

Przykładowe treści zastosowań SMS-ów dla pracowników.

Ogłoszenia, zaproszenia, prośby

• Zamknięcie biura:
  „Biuro w Krakowie będzie dziś zamknięte (DD.MM) z powodu problemów z dostępem wody. Prosimy o pozostanie w domu i pracę zdalną – wszystkie spotkania odbędą się na Zoomie/ Teamsie/...” 

• Awaria Internetu:
  „Internet w biurze nie działa do odwołania! Zespół IT został poinformowany i pracuje nad przywróceniem połączenia. Jeśli nie możesz pracować bez Internetu, prosimy o pracę zdalną przez resztę dnia.” 

• Niedostępność serwera:
  „Proszę pamiętać, że wszystkie pliki na serwerze będą niedostępne w najbliższym czasie, w dniach ” 

• „Wybierasz się na naszą doroczną Galę dla pracowników? 🎉 Potwierdź swoją obecność już dziś, aby mieć zapewnione miejsce → http://www.” 

• „Zgłoszenie na piątkową akcje charytatywną . Proszę odpowiedzieć TAK lub NIE, aby potwierdzić swoją obecność.” 

• „Przypominamy o firmowym Townhallu:
  Data: Ten piątek,
  Czas: 12:00 – 15:00
  Miejsce:
  mnienia o wydarzeniach 

• „Nie zapomnij! Jesteś zapisany do pomocy przy stoisku dla wolontariuszy w tę sobotę, . Proszę sprawdzić pełny harmonogram i informacje o parkowaniu w intranecie www. Dziękujemy za zaangażowanie!” 

• „Aktualizacja wydarzenia! Lokalizacja przyszłotygodniowego spotkania dla wszystkich pracowników została zmieniona. Szczegóły znajdziesz w intranecie → http://www.w” 

• „Dziękujemy za Twoją obecność podczas All-Hands Meeting. Prosimy jeszcze o  5 minut Twojego czasu na wypełnienie ankiety → http://www... Dzięki Twoim uwagom kolejne spotkanie będzie jeszcze lepsze” 

• „Witamy na All-Hands 2025! Chwyć kawę ☕ i pączka 🍩 przy stanowisku śniadaniowym i zajmij miejsce w głównej sali konferencyjnej do godziny 9:00.” 

• Ostatnia szansa na rozpoczęcie lub zmianę wyborów dotyczących ubezpieczenia zdrowotnego! Otwarte zapisy kończą się w ten piątek, 1 lutego. Szczegóły i formularze → http://www.... Jeśli nie wprowadzasz żadnych zmian, w tym roku nie musisz podejmować żadnych działań. 

Zmiany w świadczeniach lub nowe świadczenia dodane 

• Uśmiechnij się! 👄 Nasz plan dentystyczny się zmienił… z radością informujemy, że leczenie ortodontyczne jest teraz objęte refundacją do 50%. Sprawdź szczegóły na naszej stronie świadczeń: http://www... 

• 🚀 DZIEŃ PREMIERY! Nasz nowy produkt jest już dostępny! Udostępniaj zdjęcia z dzisiejszej celebracji w mediach społecznościowych, używając hashtagu #LaunchDay. Dziękujemy wszystkim, którzy przyczynili się do tej ekscytującej nowej odsłony naszej firmy. 

• 🥂 Udało się! Gratulacje dla CAŁEGO zespołu za osiągnięcie naszego celu na III kwartał! Wasz wkład umożliwił ten ogromny sukces… wiemy, że nie było łatwo. Wkrótce spodziewajcie się ogłoszenia o specjalnej celebracji! 

• Jesteśmy prawie na mecie! Sezon świąteczny 2024 był już szalony, a do końca zostało jeszcze 6 dni roboczych! Trzymajcie się! 

• Nie przegap aktualizacji pracowniczych w tym tygodniu! Mnóstwo ekscytujących wiadomości zespołowych i zmian – upewnij się, że jesteś na bieżąco. Aktualizacje → http://www... 

• 👋 Mamy nadzieję, że masz świetny pierwszy dzień! Podczas orientacji możesz zawsze wrócić do swojego harmonogramu tutaj → http://www... Proszę odpowiedz na tę wiadomość, jeśli masz pytania i nie wiesz, do kogo się zwrócić! 

• Proszę ukończyć rejestrację świadczeń dla nowego pracownika do piątku, . Wszystkie formularze są dostępne tutaj → http://www... 

• Pora na lunch! 🍔🥗🥤 Proszę odpowiedz TAK na tę wiadomość, jeśli planujesz przyjść na grill w ogrodzie o 12:00 dzisiaj.