Komunikacja
Lutego 7, 2020 5 min czytania

13 narzędzi komunikacji wewnętrznej w firmie, które warto rozważyć w 2020 roku

Specjaliści do spraw komunikacji wewnętrznej zawsze poszukują nowych sposobów na ulepszenie i usprawnienie komunikacji, aby dotrzeć do pracowników w najbardziej efektywny sposób. Dawno już minęły czasy, kiedy kierownictwo i pracownicy komunikowali się za pomocą notatek, plakatów czy spotkań. Żyjemy w czasach, gdy miejsca pracy są połączone cyfrowo, a postęp technologiczny umożliwia zaangażowanie ludzi na wielu płaszczyznach, poprzez różne kanały.

Właściwy zestaw narzędzi komunikacji wewnętrznej pozwoli Wam działać lepiej, ograniczy błędy i wpłynie na poziom zaangażowania oraz morale.

Zastanówcie się zatem jakie narzędzia komunikacyjne macie obecnie w swoim zestawie  i zerknijcie na nasza listę tych, z których większość firm będzie korzystać w 2020 roku.

Narzędzia komunikacji wewnętrznej:

WEWNĘTRZNE NEWSLETTERY

To ciągle jedno z najpopularniejszych narzędzi komunikacji wewnętrznej. Pozwalają na agregowanie i zestawianie treści oraz dostarczanie ich w określonych odstępach czasu.JEst to dość tania metoda - zazwyczaj newslettery są wysyłane pocztą elektroniczną, do której wszyscy mają dostęp.

Dobrze zaprojektowany i napisany newsletter przyciąga uwagę, pozwala dzielić się ważnymi informacjami i pozwala budować pozytywną kulturę zespołu.

Plusy: tanie, łatwe w produkcji i wysyłce narzędzie

Minusy: przeciążenie w skrzynkach pocztowych pracowników może spowodować zmniejszenie liczby otwartych wiadomości i pominięcie ważnych informacji

WIADOMOŚCI BŁYSKAWICZNE

Systemy wiadomości błyskawicznych umożliwiają pracownikom natychmiastowe komunikowanie się ze sobą i wysyłanie do siebie materiałów - bez względu na to czy siedzą przy biurku obok, czy pracują w innej części świata. Ludzie są przyzwyczajeni do komunikowania się w podobnych systemach (Facebook Messenger czy Whatsapp) w życiu osobistym i często czują się swobodnie, dzięki nieformalnemu i szybkiemu stylowi komunikatorów.

Plusy: Narzędzie natychmiastowe, szybsze niż email.

Minusy: Wszyscy muszą aktywnie korzystać, by komunikacja miała naprawdę sens. Nie nadaje się zbyt dobrze do dyskusji w dużych grupach i do bardziej formalnej komunikacji.

INTRANET

Jedno z najczęściej stosowanych narzędzi komunikacji wewnętrznej. Zasadniczo stanowią scentralizowane repozytorium wiedzy, wiadomości, dokumentów i aktualizacji, do których pracownicy mają nieograniczony dostęp.

Plusy: Idealne do dzielenia się wiedzą, plikami - jako baza wiedzy korporacyjnej

Minusy: Może stać się kłopotliwy, kiedy w natłoku informacji - te naprawdę istotne stają się trudne do odnalezienia.

OPROGRAMOWANIE DO WSPÓŁPRACY ZESPOŁOWEJ (TEAM COLLABORATION TOOLS)

Oprogramowanie takie jak Basecamp, Slack czy Microsoft Teams, które pozwala utrzymać komunikację zespołu w jednym miejscu. Szczególnie przydatne do pracy nad projektami oraz do niszczenia „silosów” i dzielenia się wiedzą w różnych obszarach organizacji. Takie oprogramowanie może się okazać szczególnie przydatne w przypadku pracowników zdalnych lub zespołów, których członkowie pracują w różnych częściach świata.

Plusy: Ogranicza niepotrzebne wiadomości email. Umożliwia scentralizowane centrum wiedzy, a do tego jest interaktywne i zachęca do dwukierunkowego przepływu informacji. Pozwala lepiej zarządzać projektami. Zwiększa wydajność i produktywność.

Minusy: Może być ciężkie do wprowadzenia, szczególnie dla starszych pracowników, którzy są przywiązani do wysyłania wiadomości email.

BLOG WEWNĘTRZNY

Zazwyczaj znajduje się na stronie intranetowej organizacji. W niektórych firmach takie blogi są pisane tylko przez Prezesa lub przez kierownictwo wyższego szczebla. W innych - blog jest prowadzony przez merytorycznych ekspertów z całej organizacji i jest okazją do wymiany informacji, opinii i rozwiązań.

Plusy: Przydatne do dzielenia się informacjami, ważnymi ogłoszeniami, do wzmacniania zasad, procedur i rozwiązywania często zadawanych pytań.

Minusy: Aby blog stał się znaczącym narzędziem - musi być regularnie aktualizowany, ciekawy i angażujący.

KORPORACYJNE SOCIAL MEDIA

Pracownicy są przyzwyczajeni do korzystania z social mediów w życiu osobistym, zatem wykorzystywanie ich w celach zawodowych jest dla wielu organizacji logicznym krokiem. Istnieje kilka specjalnie zaprojektowanych platform (np. Yammer), z których można korzystać tylko w firmie. Innym rozwiązaniem jest wykorzystanie uznanych sieci społecznościowych takich jak Facebook.

Plusy: Informacje można udostępniać szybko a kanał jest tani lub nawet zupełnie darmowy.

Minusy: Nawet w dzisiejszych czasach nie wszyscy posiadają media społecznościowe. Niektórzy pracownicy niechętnie łączą swoje prywatne konta social media z firmą i nie postrzegają tych platform jak narzędzi do komunikacji wewnętrznej. Do tego - zezwolenie na korzystanie z mediów społecznościowych w pracy może być niewłaściwie wykorzystane.

CZAT VIDEO

NArzędzie szczególnie przydatne do komunikacji wewnętrznej w dużych firmach, mających swoje oddziały na całym świecie. Pozwala współpracownikom w różnych biurach rozmawiać twarzą w twarz, nawet jeśli znajdują się w odległości tysięcy kilometrów. Chociaż tradycyjnie mogą to oczywiście robić przez telefon lub spotkanie face to face w jednym miejscu - oprogramowanie do czatów takie jak Facetime czy Skype, umożliwia wszystkim spotkanie bez odchodzenia od własnego biurka.

Plusy: Ogromna oszczędność czasu i kosztów podróży. Wspomaga produktywność, tworzy bardziej zespołowe środowisko.

Minusy: Czasami problemy technologiczne (słabe łącze, złe wyposażenie) mogą utrudniać korzystanie z tego narzędzia

TRANSMISJE VIDEO (zapraszamy na warsztaty podczas Konferencji iComms)

Narzędzie szczególnie przydatne do przekazywania oficjalnych oświadczeń czy komunikatów. Kiedy dyrektor generalny nie może być w każdym biurze jednocześnie - video rozwiązuje problem. Pracownicy mogę go zobaczyć i usłyszeć, niezależnie od tego, gdzie się znajdują. Przykładem fajnego narzędzia jest tutaj GoToWebinar, które pozwala na odtworzenie nagrania później - np. dla tych, którzy byli na zwolnieniu czy urlopie.

Plusy: stosunkowo tanie i łatwe do wdrożenia, pod warunkiem, że firma posiada dobry sprzęt. Problemy z różnymi strefami czasowymi można rozwiązać nagrywając transmisję i udostępniając ją później.

Minusy:Może być problemem, kiedy pojawiają się bariery językowe. Niektórzy pracownicy mobilni mogą tez nie mieć wystarczającej przepustowości łącza internetowego, by regularnie oglądać długie transmisje video.

System komunikacji wewnętrznej:

OPROGRAMOWANIE OSTRZEGAJĄCE

DeskAlerts to wewnętrzny system oprogramowania komunikacyjnego, który może dostarczać krytyczne wiadomości do komputerów, smartfonów czy tabletów pracowników, przyciągając ich uwagę. Wiadomości wyskakujące na ekranach i powiadomienia push na urządzeniach mobilnych to tylko jedna z funkcji takiego oprogramowania. DeskAlert to także ankiety, quizy, wygaszacze ekranu, firmowe tapety i cyfrowe oznakowanie, które dają nam opcję przeprowadzenia kompleksowej kampanii komunikacji wewnętrznej.

Plusy: Jedno z najbardziej wszechstronnych narzędzi komunikacji. Fajne, jeśli firma nie chce kupować wielu pakietów oprogramowania. Omija system pocztowy, przez co eliminuje wszelkie cyfrowe szumy i zakłócenia w codziennym życiu pracowników.

Minusy:nie nadaje się wo wykorzystania w firmach, których pracownicy nie korzystają służbowo z komputerów czy telefonów.

NARZĘDZIA INTEGRACYJNE

Narzędzia, które pomagają zespołowi lepiej się poznać, współpracować i wymieniać się wiedzą. Przykładem jest np. Donut - narzędzie dla firm korzystających ze Slacka, które losowo paruje dwie osoby z całej organizacji i planuje nieformalny czat, aby mogli się poznać. Niezależnie od tego, czy chodzi o spotkanie współpracowników z tego samego budynku, czy z dwóch różnych krajów - jest to fajny sposób, aby ludzie mogli się dowiedzieć do robią pracownicy w innych częściach firmy i zrozumieć ich perspektywę.

Plusy: Wspiera integrację i buduję kulturę zespołowości. Tworzy wyższy poziom zaangażowania.

Minusy: Nieprzyjazne dla introwertyków.

ANKIETY

Komunikacja wewnętrzna w firmie nie może być jednokierunkowa. Aby odnieść sukces - w zestawie Waszych narzędzi komunikacyjnych powinny znaleźć się takie, które umożliwią dwustronną komunikację między pracownikami a kadra kierowniczą. Idealnym sposobem są ankiety. Mogą one pomóc w określeniu perspektywy pracowników i pozwalają podjąć kroki w celu zmian oraz ich oceny. Wspomniany już wyżej DeskAlert posiada oprogramowanie ankiet, które wykon uje za Was obliczenia matematyczne i zapewnia anonimowy charakter ankiet.

Plusy: Łatwe do wdrożenia.

Minusy: Jeśli nie zadacie konkretnych pytań - nie otrzymacie sensownych odpowiedzi. Brak działań wskazujących na to, że organizacja słucha pracowników spowoduje też niechęć do ich wypełniania w przyszłości.

FORA

Fora dyskusyjne są częścią internetu już od dłuższego czasu. Działały zanim powstały media społecznościowe i były zdecydowanie jednym z najpopularniejszych sposobów komunikowania się na dowolny temat. Wątki dyskusji umożliwiają wielu osobom zadawanie pytań, dzielenie się opiniami i rozwiązywanie problemów. Podczas, gdy wiele forów internetowych zamarło po pojawieniu się social mediów - niektóre takie jak np. Reddit - są nadal bardzo popularne, co dowodzi, że ludzie nadal lubią omawiać rzeczy w taki sposób.Oprogramowanie forum można dodać do intranetu firmy.

Plusy: Łatwe do zintegrowania z większością programów intranetowych. Pozwala pracownikom na wspólne rozwiązywanie problemów i współpracę.

Minusy: Może wymagać moderacji.

PODCASTY (zapraszamy na warsztaty podczas Konferencji iComms)

Podcasty cieszą się w tej chwili ogromną popularnością, a wiele osób szuka w nich nie tylko rozrywki osobistej ale też często - rozwoju zawodowego. Ludzie są przyzwyczajeni do ich słuchania podczas pracy, dojazdów czy nawet uprawiania sportu. Właśnie dlatego podcasty są bardziej efektywne niż video. Możecie ich używać do wszystkiego - od firmowych ogłoszeń po szkolenia. Temat tworzonych treści jest praktycznie nieograniczony!

Plusy: stosunkowo łatwe w produkcji i dystrybucji. Rozwiązuje problemy związane z video.

Minusy: Nie wszyscy podcastów słuchają dlatego najbardziej efektywnie zadziałają one w połączeniu z innymi metodami komunikacji wewnętrznej.

Ciekawi jesteśmy, których z wymienionych narzędzi używacie w Waszych organizacjach. Być może macie jakieś swoje uwagi i spostrzeżenia lub chcielibyście wprowadzić nowe formy do Waszej strategii komunikacji.

O wielu przydatnych i sprawdzonych narzędziach będziemy rozmawiać podczas Konferencji iComms 14-15 maja w Warszawie, na którą serdecznie Was zapraszamy!