Komunikacja
Luty 7, 2020 5 min czytania

13 narzędzi komunikacji wewnętrznej, które warto rozważyć w 2020 roku

Specjaliści do spraw komunikacji wewnętrznej zawsze poszukują nowych sposobów na ulepszenie i usprawnienie komunikacji, aby dotrzeć do pracowników w najbardziej efektywny sposób. Dawno już minęły czasy, kiedy kierownictwo i pracownicy komunikowali się za pomocą notatek, plakatów czy spotkań. Żyjemy w czasach, gdy miejsca pracy są połączone cyfrowo, a postęp technologiczny umożliwia zaangażowanie ludzi na wielu płaszczyznach, poprzez różne kanały.

Właściwy zestaw narzędzi komunikacji wewnętrznej pozwoli Wam działać lepiej, ograniczy błędy i wpłynie na poziom zaangażowania oraz morale.

Zastanówcie się zatem jakie narzędzia komunikacyjne macie obecnie w swoim zestawie  i zerknijcie na nasza listę tych, z których większość firm będzie korzystać w 2020 roku.

WEWNĘTRZNE NEWSLETTERY

To ciągle jedno z najpopularniejszych narzędzi komunikacji wewnętrznej. Pozwalają na agregowanie i zestawianie treści oraz dostarczanie ich w określonych odstępach czasu.JEst to dość tania metoda - zazwyczaj newslettery są wysyłane pocztą elektroniczną, do której wszyscy mają dostęp.

Dobrze zaprojektowany i napisany newsletter przyciąga uwagę, pozwala dzielić się ważnymi informacjami i pozwala budować pozytywną kulturę zespołu.

Plusy: tanie, łatwe w produkcji i wysyłce narzędzie

Minusy: przeciążenie w skrzynkach pocztowych pracowników może spowodować zmniejszenie liczby otwartych wiadomości i pominięcie ważnych informacji

WIADOMOŚCI BŁYSKAWICZNE

Systemy wiadomości błyskawicznych umożliwiają pracownikom natychmiastowe komunikowanie się ze sobą i wysyłanie do siebie materiałów - bez względu na to czy siedzą przy biurku obok, czy pracują w innej części świata. Ludzie są przyzwyczajeni do komunikowania się w podobnych systemach (Facebook Messenger czy Whatsapp) w życiu osobistym i często czują się swobodnie, dzięki nieformalnemu i szybkiemu stylowi komunikatorów.

Plusy: Narzędzie natychmiastowe, szybsze niż email.

Minusy: Wszyscy muszą aktywnie korzystać, by komunikacja miała naprawdę sens. Nie nadaje się zbyt dobrze do dyskusji w dużych grupach i do bardziej formalnej komunikacji.

INTRANET

Jedno z najczęściej stosowanych narzędzi komunikacji wewnętrznej. Zasadniczo stanowią scentralizowane repozytorium wiedzy, wiadomości, dokumentów i aktualizacji, do których pracownicy mają nieograniczony dostęp.

Plusy: Idealne do dzielenia się wiedzą, plikami - jako baza wiedzy korporacyjnej

Minusy: Może stać się kłopotliwy, kiedy w natłoku informacji - te naprawdę istotne stają się trudne do odnalezienia.

OPROGRAMOWANIE DO WSPÓŁPRACY ZESPOŁOWEJ (TEAM COLLABORATION TOOLS)

Oprogramowanie takie jak Basecamp, Slack czy Microsoft Teams, które pozwala utrzymać komunikację zespołu w jednym miejscu. Szczególnie przydatne do pracy nad projektami oraz do niszczenia „silosów” i dzielenia się wiedzą w różnych obszarach organizacji. Takie oprogramowanie może się okazać szczególnie przydatne w przypadku pracowników zdalnych lub zespołów, których członkowie pracują w różnych częściach świata.

Plusy: Ogranicza niepotrzebne wiadomości email. Umożliwia scentralizowane centrum wiedzy, a do tego jest interaktywne i zachęca do dwukierunkowego przepływu informacji. Pozwala lepiej zarządzać projektami. Zwiększa wydajność i produktywność.

Minusy: Może być ciężkie do wprowadzenia, szczególnie dla starszych pracowników, którzy są przywiązani do wysyłania wiadomości email.

BLOG WEWNĘTRZNY

Zazwyczaj znajduje się na stronie intranetowej organizacji. W niektórych firmach takie blogi są pisane tylko przez Prezesa lub przez kierownictwo wyższego szczebla. W innych - blog jest prowadzony przez merytorycznych ekspertów z całej organizacji i jest okazją do wymiany informacji, opinii i rozwiązań.

Plusy: Przydatne do dzielenia się informacjami, ważnymi ogłoszeniami, do wzmacniania zasad, procedur i rozwiązywania często zadawanych pytań.

Minusy: Aby blog stał się znaczącym narzędziem - musi być regularnie aktualizowany, ciekawy i angażujący.

KORPORACYJNE SOCIAL MEDIA

Pracownicy są przyzwyczajeni do korzystania z social mediów w życiu osobistym, zatem wykorzystywanie ich w celach zawodowych jest dla wielu organizacji logicznym krokiem. Istnieje kilka specjalnie zaprojektowanych platform (np. Yammer), z których można korzystać tylko w firmie. Innym rozwiązaniem jest wykorzystanie uznanych sieci społecznościowych takich jak Facebook.

Plusy: Informacje można udostępniać szybko a kanał jest tani lub nawet zupełnie darmowy.

Minusy: Nawet w dzisiejszych czasach nie wszyscy posiadają media społecznościowe. Niektórzy pracownicy niechętnie łączą swoje prywatne konta social media z firmą i nie postrzegają tych platform jak narzędzi do komunikacji wewnętrznej. Do tego - zezwolenie na korzystanie z mediów społecznościowych w pracy może być niewłaściwie wykorzystane.

CZAT VIDEO

NArzędzie szczególnie przydatne do komunikacji wewnętrznej w dużych firmach, mających swoje oddziały na całym świecie. Pozwala współpracownikom w różnych biurach rozmawiać twarzą w twarz, nawet jeśli znajdują się w odległości tysięcy kilometrów. Chociaż tradycyjnie mogą to oczywiście robić przez telefon lub spotkanie face to face w jednym miejscu - oprogramowanie do czatów takie jak Facetime czy Skype, umożliwia wszystkim spotkanie bez odchodzenia od własnego biurka.

Plusy: Ogromna oszczędność czasu i kosztów podróży. Wspomaga produktywność, tworzy bardziej zespołowe środowisko.

Minusy: Czasami problemy technologiczne (słabe łącze, złe wyposażenie) mogą utrudniać korzystanie z tego narzędzia

TRANSMISJE VIDEO (zapraszamy na warsztaty podczas Konferencji iComms)

Narzędzie szczególnie przydatne do przekazywania oficjalnych oświadczeń czy komunikatów. Kiedy dyrektor generalny nie może być w każdym biurze jednocześnie - video rozwiązuje problem. Pracownicy mogę go zobaczyć i usłyszeć, niezależnie od tego, gdzie się znajdują. Przykładem fajnego narzędzia jest tutaj GoToWebinar, które pozwala na odtworzenie nagrania później - np. dla tych, którzy byli na zwolnieniu czy urlopie.

Plusy: stosunkowo tanie i łatwe do wdrożenia, pod warunkiem, że firma posiada dobry sprzęt. Problemy z różnymi strefami czasowymi można rozwiązać nagrywając transmisję i udostępniając ją później.

Minusy:Może być problemem, kiedy pojawiają się bariery językowe. Niektórzy pracownicy mobilni mogą tez nie mieć wystarczającej przepustowości łącza internetowego, by regularnie oglądać długie transmisje video.

OPROGRAMOWANIE OSTRZEGAJĄCE

DeskAlerts to wewnętrzny system oprogramowania komunikacyjnego, który może dostarczać krytyczne wiadomości do komputerów, smartfonów czy tabletów pracowników, przyciągając ich uwagę. Wiadomości wyskakujące na ekranach i powiadomienia push na urządzeniach mobilnych to tylko jedna z funkcji takiego oprogramowania. DeskAlert to także ankiety, quizy, wygaszacze ekranu, firmowe tapety i cyfrowe oznakowanie, które dają nam opcję przeprowadzenia kompleksowej kampanii komunikacji wewnętrznej.

Plusy: Jedno z najbardziej wszechstronnych narzędzi komunikacji. Fajne, jeśli firma nie chce kupować wielu pakietów oprogramowania. Omija system pocztowy, przez co eliminuje wszelkie cyfrowe szumy i zakłócenia w codziennym życiu pracowników.

Minusy:nie nadaje się wo wykorzystania w firmach, których pracownicy nie korzystają służbowo z komputerów czy telefonów.

NARZĘDZIA INTEGRACYJNE

Narzędzia, które pomagają zespołowi lepiej się poznać, współpracować i wymieniać się wiedzą. Przykładem jest np. Donut - narzędzie dla firm korzystających ze Slacka, które losowo paruje dwie osoby z całej organizacji i planuje nieformalny czat, aby mogli się poznać. Niezależnie od tego, czy chodzi o spotkanie współpracowników z tego samego budynku, czy z dwóch różnych krajów - jest to fajny sposób, aby ludzie mogli się dowiedzieć do robią pracownicy w innych częściach firmy i zrozumieć ich perspektywę.

Plusy: Wspiera integrację i buduję kulturę zespołowości. Tworzy wyższy poziom zaangażowania.

Minusy: Nieprzyjazne dla introwertyków.

ANKIETY

Komunikacja wewnętrzna nie może być jednokierunkowa. Aby odnieść sukces - w zestawie Waszych narzędzi komunikacyjnych powinny znaleźć się takie, które umożliwią dwustronną komunikację między pracownikami a kadra kierowniczą. Idealnym sposobem są ankiety. Mogą one pomóc w określeniu perspektywy pracowników i pozwalają podjąć kroki w celu zmian oraz ich oceny. Wspomniany już wyżej DeskAlert posiada oprogramowanie ankiet, które wykon uje za Was obliczenia matematyczne i zapewnia anonimowy charakter ankiet.

Plusy: Łatwe do wdrożenia.

Minusy: Jeśli nie zadacie konkretnych pytań - nie otrzymacie sensownych odpowiedzi. Brak działań wskazujących na to, że organizacja słucha pracowników spowoduje też niechęć do ich wypełniania w przyszłości.

FORA

Fora dyskusyjne są częścią internetu już od dłuższego czasu. Działały zanim powstały media społecznościowe i były zdecydowanie jednym z najpopularniejszych sposobów komunikowania się na dowolny temat. Wątki dyskusji umożliwiają wielu osobom zadawanie pytań, dzielenie się opiniami i rozwiązywanie problemów. Podczas, gdy wiele forów internetowych zamarło po pojawieniu się social mediów - niektóre takie jak np. Reddit - są nadal bardzo popularne, co dowodzi, że ludzie nadal lubią omawiać rzeczy w taki sposób.Oprogramowanie forum można dodać do intranetu firmy.

Plusy: Łatwe do zintegrowania z większością programów intranetowych. Pozwala pracownikom na wspólne rozwiązywanie problemów i współpracę.

Minusy: Może wymagać moderacji.

PODCASTY (zapraszamy na warsztaty podczas Konferencji iComms)

Podcasty cieszą się w tej chwili ogromną popularnością, a wiele osób szuka w nich nie tylko rozrywki osobistej ale też często - rozwoju zawodowego. Ludzie są przyzwyczajeni do ich słuchania podczas pracy, dojazdów czy nawet uprawiania sportu. Właśnie dlatego podcasty są bardziej efektywne niż video. Możecie ich używać do wszystkiego - od firmowych ogłoszeń po szkolenia. Temat tworzonych treści jest praktycznie nieograniczony!

Plusy: stosunkowo łatwe w produkcji i dystrybucji. Rozwiązuje problemy związane z video.

Minusy: Nie wszyscy podcastów słuchają dlatego najbardziej efektywnie zadziałają one w połączeniu z innymi metodami komunikacji wewnętrznej.

Ciekawi jesteśmy, których z wymienionych narzędzi używacie w Waszych organizacjach. Być może macie jakieś swoje uwagi i spostrzeżenia lub chcielibyście wprowadzić nowe formy do Waszej strategii komunikacji.

O wielu przydatnych i sprawdzonych narzędziach będziemy rozmawiać podczas Konferencji iComms 14-15 maja w Warszawie, na którą serdecznie Was zapraszamy!

Pozostałe wpisy