Wyszukiwanie informacji w intranecie – czas na rewolucję 

Z naszych audytów PinPoint i badań iComms z 2025 roku wynika jasno: wyszukiwanie w intranecie to dziś jedno z największych wyzwań komunikacji wewnętrznej. Coraz więcej pracowników mówi wprost – znalezienie potrzebnych treści zajmuje za dużo czasu, a wyniki często frustrują. 

Dlaczego tak się dzieje? 

Bo mamy nadmiar danych, brak spójnej struktury, przestarzałe wyszukiwarki i… zwyczajny chaos informacyjny. Dobra wiadomość jest taka, że dzięki procesowemu podejściu można to uporządkować i odzyskać intranet, który faktycznie wspiera codzienną pracę. 

Wyszukiwanie się zmienia – i to szybko 

Według raportu TTMS „Kiedy wyszukiwanie AI pokona Google?” jesteśmy w środku komunikacyjnej rewolucji. Google wciąż obsługuje 15 miliardów zapytań dziennie (90% rynku), ale wyszukiwanie oparte na AI rośnie w tempie wykładniczym. 

Dlaczego? Bo AI – takie jak ChatGPT czy Copilot – rozumie kontekst i intencje użytkownika. Prognozy są jednoznaczne: do 2030 roku ponad połowa globalnych zapytań będzie realizowana przez AI. 

Co to oznacza dla intranetu? 

Użytkownicy oczekują, że wyszukiwanie w intranecie będzie tak samo intuicyjne jak w narzędziach AI – szybkie, trafne i kontekstowe. Jeśli tak nie jest, frustracja to dopiero początek problemów. 

Gdy wyszukiwanie w intranecie nie działa… 

Brak skutecznego narzędzia prowadzi do niebezpiecznych dla firmy zachowań: 

• praca na nieaktualnych procedurach, 

• kopiowanie plików na dyski lokalne, 

• wiedza zostaje w głowach, a nie w systemie, 

• wiedza odchodzi razem z pracownikami, 

• powstają „alternatywne systemy” – prywatne foldery, linki w Excelu, pytania na czatach. 

Efekt? Rosnąca frustracja, spadek zaufania do procesów i sytuacja, w której intranet zamiast wspierać – zaczyna przeszkadzać. 

Jak poprawić wyszukiwanie w intranecie? 4 kroki 

1. Zacznij od audytu 

Sprawdź, czego szukają użytkownicy, czego nie znajdują, jakie hasła wpisują. Nie zakładaj, że wiesz – zapytaj i przeanalizuj dane. 

➡️ Więcej o tym, jak przeprowadzić audyt intranetu i komunikacji wewnętrznej, przeczytasz w naszym artykule: 
https://icomms.pl/audyt-komunikacji-wewnetrznej-w-4-krokach/ 

2. Uporządkuj treści i strukturę

Bez czytelnej architektury informacji nawet najlepsza wyszukiwarka nie pomoże. Jasne kategorie, tagi, metadane i porządek w treściach to podstawa. 

OKIEM EKSPERTKI
	Komunikatorzy jako właściciele intranetu powinni mieć świadomość, że najlepsza wyszukiwarka czy AI nie dostarczą dobrych wyników, jeśli intranet nie ma aktualnych treści i dokumentów. Ważne, by ustalić sobie zasady archiwizowania, aktualizowania i dostarczania treści do pracowników. To jest tylko fragment architektury informacji, na którą składa się wiele elementów i która jest podstawą dobrego intranetu. Pamiętajmy, że intranet to nie gazeta z informacjami a narzędzie, które ma pomóc w codziennej pracy.  Według badań, które przeprowadziliśmy wśród pracowników wyszukiwarka była największym problem w starym intranecie PZU. We wdrożonym w ubiegłym roku nowym intranecie SharePoint Online wyszukiwarka już bez dodatkowych ustawień jest na bardzo wysokim poziomie. Jednak z racji tego, jak bardzo duża jest nasza organizacja i, w efekcie, jak wiele obszarów tematycznych pokrywa nasz intranet, dodatkowo wprowadziliśmy metadane plików: rodzaj i kategorię. Można je wybrać i jeszcze dokładniej filtrować wyszukane dokumenty.
Kasia Borkowska, koordynator ds. komunikacji wewnętrznej w PZU

Chcesz zgłębić ten temat? Dołącz do nas na konferencji iComms 2025, podczas której Kasia Borkowska i Agnieszka Gajowniczek pokażą case wdrożenia nowego intranetu w PZU, a drugiego dnia Kasia poprowadzi warsztat, po którym będziesz mieć solidną bazę do zaprojektowania architektury informacji w swojej organizacji. Więcej informacji znajdziesz tutaj: https://icomms.pl/konferencja/

3. Wprowadź AI do intranetu 

Rozważ narzędzia takie jak Microsoft 365 Copilot czy OpenAI. Dzięki rozumieniu języka naturalnego AI może znacząco poprawić trafność wyszukiwania. 

Pamiętaj jednak – AI w intranecie działa dobrze tylko wtedy, gdy ma dostęp do aktualnych treści. 

4. Edukuj ludzi 

Nawet najlepsze narzędzie nie zadziała bez użytkowników, którzy wiedzą, jak z niego korzystać. Dlatego szkolenia, tutoriale i wsparcie to must-have. 

Efekt? Mniej frustracji, więcej efektywności 

Dzięki tym działaniom: 
✔ użytkownicy szybciej znajdą to, czego potrzebują, 
✔ komunikacja wewnętrzna stanie się przejrzysta, 
✔ intranet przestanie być „składowiskiem plików”, a stanie się realnym wsparciem w pracy. 

Powodzenia!  

__________________________

Ada Borucka, iComms