Zdalne zespoły istniały już dawno zanim pojawił się koronawirus. Jednak do tej pory był to wybór organizacji i kierownictwa, które świadomie decydowało się na taką formę pracy. W ostatnich miesiącach firmy zostały do pracy zdalnej zmuszone, co wielu liderów bardzo zaskoczyło i postawiło ich w nietypowej i trudnej dla nich sytuacji.
Prawda jest taka, że zarządzanie zdalnym zespołem nie jest wcale łatwe, zwłaszcza wtedy, kiedy chcesz prowadzić normalną działalność i sprawić, by pracownicy czuli, że dążą do tych samych celów. Jakie są największe wyzwania dla liderów w zarządzaniu #remoteteams?
Praca zdalna wiąże się z izolacją pracowników. W wyniku braku bezpośredniego kontaktu, liderzy mogą nie dostrzegać problemów w swoich zespołach, takich jak brak motywacji czy słabsze zaangażowanie. Do tego dochodzi jeszcze problem z właściwą interpretacją słowa pisanego. W mailu nie możemy przecież zawrzeć przekazu pozawerbalnego, który jest nieodłączną częścią komunikacji.
Z pomocą przychodzą tutaj komunikatory oraz spotkania w przestrzeni wirtualnej. Hasło z okresu pandemii #bądźwkontakcie ma szerokie zastosowanie także w zarządzaniu zespołem zdalnym. Technologia daje nam możliwości w miarę osobistego kontaktu, z których każdy lider powinien korzystać.
Zespół pracujący na co dzień w jednej przestrzeni może swobodnie komunikować się w sprawie zadań, postępów w projektach, czy problemów, pojawiających się podczas realizacji działań.
Izolacja wynikająca z pracy zdalnej utrudnia wymianę informacji, co może poskutkować tym, że komunikacja w ogranizacji pomiędzy członkami zespołu zanika. Bez odpowiedniej koordynacji - niektóre zadania mogą być wykonywane wielokrotnie, inne wcale lub częściowo - czego skutkiem będzie niewłaściwa realizacja celów zespołu.
Aby temu zapobiec - warto planować pracę, korzystając z narzędzi typu Trello czy Slack, które pomagają zespołowi współpracować nad projektami, płynnie wymieniać się informacjami i prowadzić aktywną dyskusję mimo izolacji. Dobrym pomysłem są tutaj także regularne spotkania online zespołu, podczas których omawia się wykonane zadania, postępy i ewentualne problemy.
Czy wiesz, ile pracy wykonuje Twój zdalny zespół i w jakim tempie? Dla wielu menedżerów odpowiedź na te pytania jest niejasna.
Z tego powodu zdalni liderzy muszą ustalić sposoby śledzenia wydajności wszystkich pracowników. Może to obejmować skonfigurowanie wskaźników takich jak:
Wskaźniki KPI, które wybierzesz do oceny produktywności pracowników zdalnych, powinny odpowiadać tym samym kryteriom, co w przypadku pracowników biurowych. Wyślesz w ten sposób komunikat, że istnieją jasne oczekiwania, niezależnie od tego, jak i gdzie pracuje Twój zespół.
W pracy zdalnej niezwykle istotne jest zagwarantowanie pracownikom dostępu do zasobów, z każdego miejsca i o każdej porze. Intranet, współdzielone dyski, aplikacje niezbędne do pracy, VPNy.
Jeśli zespół ma być efektywny - każdy jego członek powinien mieć zapewniony dostęp do wszelkich niezbędnych zasobów organizacji a rolą lidera jest upewnienie się, że tak właśnie jest.
W pracy zdalnej szczególnie ważna jest umiejętność pracowania na dokumentach online. Dzięki temu odciążymy maila i będziemy w stanie sprawniej i szybciej realizować projekty.
Komunikacja jest kluczem do sukcesu większości zespołów. Gdy zespoły pracują zdalnie, nie zawsze łatwo jest wspierać otwartą komunikację. Tradycyjny marketing e-mailowy często wydaje się być formalnym narzędziem, które nie umożliwia szybkich rozmów. Jeśli komunikacji brakuje ….. pojawia się problem z utrzymaniem motywacji i zaangażowaniem pracowników.
Jednym ze sposobów na pokonanie tej przeszkody jest stworzenie dedykowanego miejsca do komunikacji, zarówno wśród pracowników tego samego działu, jak i freelancerów pracujących nad tym samym projektem. Wewnętrzne narzędzie komunikacji np. Slack, umożliwia porozumiewanie się na wielu kanałach. Przyszli pracownicy mogą również zobaczyć odpowiedzi na najczęściej zadawane pytania.
Bez względu na to, z jakiego narzędzia zdecydujesz się skorzystać, pamiętaj, że dopóki masz sposób na poprawę dwustronnej komunikacji, zdalni pracownicy nie będą się od siebie izolować. Poprawi to ich motywacje, zbuduje ducha zespołu i wpłynie na to, że chętniej będą się angażować w wykonywane obowiązki.
Pamiętaj, że ważne jest także kultywowanie kultury organizacyjnej, która w biurze kształtuje się bez większego wysiłku. Jej rozwijanie w zdalnym zespole będzie wymagał od Ciebie więcej wysiłku. Stworzenie kultury pracy zdalnej tak, by odzwierciedlała ona wartości organizacji wymaga planu, a wszystko zaczyna się od góry. Od tego, w jaki sposób menedżer lub lider wchodzi w interakcje z pracownikami.
Zarządzanie zdalnym zespołem wiąże się z wieloma wyzwaniami. Na szczęście można je dość łatwo pokonać, wprowadzając działania budujące zespół, zwiększając komunikację i uruchamiając nowe procesy. Zdalne zespoły są przyszłością, zatem na pewno warto poświęcić czas na to, by zrozumieć ich funkcjonowanie i specyfikę. W iComms mamy dla liderów specjalne szkolenie, podczas którego poznają zasady skutecznego komunikowania się z zespołami zdanymi, przygotują się na wyzwania związane z komunikacją, tak z zespołem jak z indywidualnymi członkami zespołów pracujących zdalnie.
Zapraszamy!
SZKOLENIE OTWARTE
Zapraszamy na sesje wymiany wiedzy i pomysłów dla praktyków komunikacji wewnętrznej!
Szkolenie online | SZKOLENIE OTWARTE
SZKOLENIE OTWARTE
