Plan komunikacji wewnętrznej - z czego się składa i jak go napisać? 

Plan komunikacji wewnętrznej to dokument, który pozwala skutecznie zaplanować i przeprowadzić przemyślaną kampanii skierowaną do pracowników. Celem planu komunikacji wewnętrznej jest nie tylko dobre rozplanowanie działań, ale także zdefiniowanie grup odbiorców i dopasowanie do nich odpowiednich przekazów. Ważnym elementem każdego planu komunikacji wewnętrznej jest także określenie mierników efektywności, które pomogą ocenić, czy nasze działania były skuteczne (komunikacja dotarła do adresatów) i efektywne (komunikacja przyniosła oczekiwane rezultaty, np. wszyscy pracownicy zaznajomili się z nową strategią). 

Zgodnie z badaniem "State of the Sector 2023/2024", aż 53% specjalistów ds. komunikacji wewnętrznej wykorzystuje plan komunikacji wewnętrznej w codziennych działaniach. Długoterminowy plan komunikacji pozwala uporządkować działania komunikacyjne, natomiast plany dedykowane konkretnym akcjom pomagają prowadzić spójną i wysokiej jakości komunikację. Dodatkowo, opracowywanie planów komunikacyjnych ma pozytywny wpływ na wizerunek zespołu komunikacji, wzmacniając jego ekspercki charakter i umożliwiając bardziej strategiczną współpracę. 

Poniżej przedstawiamy podstawowe elementy, które powinny znaleźć się w każdym planie komunikacji wewnętrznej. 

>>>>Pobierz przykładowy plan komunikacji audytu:

Tutaj możesz pobrać przykładowy szablon planu komunikacji audytu 

 1. Cel komunikacji 

Pierwszym krokiem jest zdefiniowanie celu komunikacji wewnętrznej. Zastanów się, co chcesz osiągnąć dzięki tej komunikacji. Czy Twoim celem jest, aby pracownicy zrozumieli zmiany organizacyjne i podejmowali lepsze decyzje?  

A może chcesz zakomunikować nową strategię, aby uspójnić działania w całej organizacji? Może zależy Ci na przekazaniu informacji o zmianach w procedurach? Właściwe określenie celu komunikacji wewnętrznej to fundament każdego planu. 

Przykładowe cele komunikacji wewnętrznej: 

• Poinformowanie pracowników o przeprowadzanym badaniu (np. ankieta satysfakcji) i zachęcenie do udziału (np. Przez pokazanie korzyści) 

• Zakomunikowanie nowej strategii i zapewnienie, że każdy pracownik rozumie, jak przekłada się ona na jego/jej codzienną pracę. 

• Poinformowanie o zmianach organizacyjnych, aby zapewnić ciągłość operacyjną. (każdy może dalej realizować swoje zadania) 

2. Grupa odbiorców 

Kolejnym krokiem jest identyfikacja grup docelowych. W ramach kampanii komunikacyjnych często można podzielić odbiorców na różne grupy, tworząc dla nich dostosowane przekazy. 

Przykładowy podział grup odbiorców dla komunikacji związanej z audytem: 

• Zarząd 

• Kadra menedżerska 

• HR biznes partnerzy lub ambasadorzy komunikacji 

• Pozostali pracownicy (w dalszym podziale biurowi, magazynowi) 

Podział na grupy ma sens tylko wtedy, gdy jesteś w stanie przygotować odpowiednie komunikaty dla każdej z nich.  

Warto także zastanowić się, czy są inne osoby, które mogą zostać dotknięte inicjatywą, choć nie są bezpośrednimi odbiorcami, np. komunikacja korporacyjna czy kontrahenci. 

3. Cel komunikacji  

W tym punkcie zastanów się, jakie informacje są kluczowe dla Twoich odbiorców. Tutaj często pomocne będą 3 pytania: 

• Co odbiorcy powinni wiedzieć? 

• Co odbiorcy powinni czuć? 

• Co odbiorcy powinni zrobić? 

Jeżeli w stosunku do każdej grupy uda Ci się odpowiedzieć na te 3 pytania, wówczas będziesz miała_a już bardzo dobrze przygotowaną ścieżkę do opracowania skutecznych komunikatów.  

Przykład: 

Zarząd powinien: 

• zaakceptować plan projektu, 

• zgodzić się na udział w nagraniu promującym kampanię, 

• wzmocnić komunikację do dyrektorów, 

• poznać efekty podjętych działań, czyli mierniki efektywności projektu. 

4. Właściciel informacji 

Ten element jest bardzo istotny z perspektywy zarządzania obiegiem informacji oraz przygotowywania poprawnych merytorycznie treści. 

Jeżeli jasno określisz i uzgodnisz, kto będzie dostarczał informacje, a w następnym kroku zdobędziesz akceptację na Twój plan komunikacji, masz już bardzo jasne określone role i zadania projektowe i większe przełożenie na działania pozostałych osób niezbędnych do przygotowania dobrej merytorycznie komunikacji. 

Przykład: 

Informacje na temat nowej kampanii BHP powinien dostarczyć np. kierownik BHP do danej daty. Wówczas zespół komunikacji nie przeznacza już czasu na szukanie informacji, tylko ma 1 kontakt źródłowy, który odpowiada za zebranie kompletu informacji.  

5. Kanały komunikacji wewnętrznej

I tu dochodzimy dopiero do punktu, od którego wiele osób rozpoczyna planowanie komunikacji.  

Teraz, kiedy wiesz do kogo i jaką informację chcesz przekazać, dużo łatwiej będzie Tobie dobrać najbardziej efektywne kanały komunikacji wewnętrznej.

I tak np. Intranet będzie bazą wszystkich informacji, ale to baner będzie zachęcał do kliknięcia w ankietę. Spotkania dla kierowników to świetny kanał, aby zaangażować menadżerów w promocję wydarzenia, natomiast plakaty bardzo dobrze sprawdzą się, aby w ogóle rozpocząć komunikację o inicjatywie. 

>>>Kliknij w ten artykuł, aby poczytać o tym jakie są najpopularniejsze kanały komunikacji w Polsce i na świecie 

6. Narzędzia komunikacji wewnętrznej

Każdy kanał może być wykorzystany na różne sposoby. Mailem możesz wysłać tekst lub video (albo jedno i drugie), a w intranecie masz opcję baneru, artykułu, video ale też sondy. I to właśnie w tym momencie dobierasz właściwe narzędzie. 

Każdy typ komunikacji ma swoje wady i zalety. Każda z Twoich grup odbiorców ma też swoje preferencje, jedni lubią video, inni podcasty (choć to mała grupa), a są też Ci, którzy najbardziej jednak lubią tekst, a jak do tego będą wykresy to już w ogóle będzie im wszystko łatwo zrozumieć.  

Dla wielu osób ulubioną formą dla trudnych tematów jest wywiad. 

Dlatego właśnie, wybierająca narzędzie pamiętaj o dopasowaniu go do celu komunikacji, grupy odbiorczej i na koniec upewnij się, że Twój mix jest różnorodny i w całości tworzy spójną całość. 

7. Osoba odpowiedzialna za realizację 

Ta część naszego planu to już miejsce, w którym przypisujemy jasne role komunikacyjne. Na tym etapie ustalamy, kto wyśle maila, kto zaprezentuje projekt, kto przygotuje prezentację.  

Przypisanie odpowiedzialności za realizację pozwoli realizować plan komunikacji spójnie i bez zaskoczenia, które to nigdy nie sprzyja dobrej komunikacji (nikt nie lubi w ostatniej chwili być wyrwany do wypowiedzi).   

8. Harmonogram 

Tu już planujemy czasowo naszą komunikację - rozpisujemy sobie kalendarz, tak aby cała kampania była rozłożona w czasie i nie przebodźcowała naszych odbiorców. 

Ta część powinna być na bieżąco aktualizowana, aby w razie przesunięć całość nadal zachowała spójność i porządek. 

9. KPI dla działań 

Ta kolumna służy do omiarowania działań, tak aby się upewnić, czy osiągamy zakładane efekty. Mierniki mogą być zarówno jakościowe (np. 90% kadry zarządzającej zadeklarowało, że czują się przygotowani do kaskadowania założeń strategii) jak i ilościowe (np. 75% pracowników wzięło udział w spotkaniu). 

>>>Pobierz przykładowy plan komunikacji dla audytu: 

Tutaj możesz pobrać przykładowy plan komunikacji dla audytu komunikajci wewnętrznej.