Papierowy biuletyn firmowy - klasyka, która nigdy nie wychodzi z mody 

Niech pierwszy rzuci kamieniem ten, kto chociaż raz nie sapnął przy ekspresie do kawy – kiedyś to było! Gazetki kolorowe do biura przychodziły, do kawki i ciastka można było coś poczytać, a teraz co? Tylko mailingi, Teamsy i Intranety. A gdybym Ci powiedziała, że są na tym świecie firmy, w których drukowany proceder gazetkowy wciąż trwa w najlepsze i co więcej – jest fantastycznym narzędziem komunikacji wewnętrznej? Tak, papierowe wydanie firmowego biuletynu nadal może się opłacać i dziś przekonam Cię dlaczego!  

W dobie cyfrowych narzędzi i dynamicznie rozwijających się sieci informacyjnych, gazeta firmowa czyli inaczej biuletyn, to tradycyjny i pewny kanał komunikacji, które fantastycznie łączy pracowników, buduje ich zaangażowanie i co najważniejsze – informuje o działalności firmy w sposób przystępny i zrozumiały dla odbiorców. Przecież wszyscy kochamy przeglądać kolorowe gazety, zróbmy więc z tego naszą tajną, komunikacyjną broń!  

Zanim wyruszysz w podróż wydawniczą i zaczniesz tworzyć własną gazetę, najpierw zasięgnij opinii tych, do których ma ona trafić. Sprawdź, co myślą o Twoim pomyśle – czy będą czytali Twoje teksty, jakie tematy ich interesują i jak często chcieliby otrzymywać nowy numer. To zasada, która obowiązuje przy wdrażaniu każdego nowego kanału komunikacji i stanowi niezbędny krok numer zero. A teraz, zakładając, że Twoja grupa docelowa jest otwarta na nowy biuletyn, ruszamy dalej! 

Wiedza, inspiracja, integracja – jak tworzyć biuletyn firmowy, którego czyta się jednym tchem?  

Aby biuletyn firmowy rozszedł się wśród pracowników, zanim farba zdąży wyschnąć w druku, należy pamiętać, że to narzędzie to nie zbiór suchych, nieangażujących i korporacyjnych informacji, ale kanał komunikacyjny, który jest DLA pracowników i O pracownikach. To miejsce, gdzie mogą zapoznać się nie tylko z najnowszymi projektami dziejącymi się w firmie, poczytać o wprowadzanych innowacjach, technologiach czy strategiach biznesowych, ale również (a może i przede wszystkim?) poznać swoich współpracowników z innych działów i dowiedzieć się, czym zajmują się ludzie „z biurka obok”. Dla organizacji i przedsiębiorstw posiadających strukturę rozproszoną, czasopismo pracownicze jest jak solidny, papierowy most łączący pracowników z firmą.  

Jak zacząć budowę tej papierowej konstrukcji? Te wskazówki mogą Ci się przydać!  

Włączaj pracowników w proces tworzenia  

Oddaj tworzenie biuletynu w ręce pracowników - to najlepsze, co możesz dla komunikacji zrobić. Zachęcaj ludzi, aby pisali o swoich zainteresowaniach, chwalili się swoimi osiągnięciami, byli ekspertami w swoich tematach i współtworzyli z Tobą teksty.

Planując wydanie biuletynu zawsze myśl o tym, jak powiedzieć o rzeczach istotnych głosem pracowników. Przypominaj o misji, wizji i wartościach firmy poprzez przykłady działań pracowników, które wpisują się w te wartości. To świetnie wzmacnia kulturę organizacyjną.

Szukaj tematów, które możesz połączyć zarówno ze strategią firmy, jak i z zaangażowaniem ludzi. Każdy z nas, niezależnie od zajmowanego stanowiska i pełnionej funkcji potrzebuje być widziany i wysłuchany.  Angażując pracowników w proces tworzenia biuletynu, dajemy im jasny sygnał, że są dla nas ważni i chcemy, aby ich głos wybrzmiał w tym projekcie najgłośniej. Nim się obejrzysz, efekt biuletynowej kuli śnieżnej ruszy z podwójną mocą – pracownicy sami będą zgłaszać tematy, wysyłać zdjęcia, pytać, czy dane zagadnienie można poruszyć w gazetce firmowej.  

Zadbaj o różnorodność treści  

Jak każda gazeta drukowana, biuletyn firmowy to przestrzeń do poruszania tematów ważnych, ale też miejsce na działania mniej formalne. Miej w stałych rubrykach artykuły mówiące o strategii firmy, relacje z konferencji czy spotkań, fotoreportaże z wydarzeń firmowych, ale też sekcje poświęcone hobby pracowników, lifestylowe artykuły, które w lekkim stylu edukują pracowników i mówią im o istotnych sprawach.  

Zadbaj także o część rozrywkową – quizy czy krzyżówki z nagrodami to strzał w dziesiątkę! (A ty przy okazji będziesz na bieżąco śledził dotarcie - sprytnie, prawda?) Taka różnorodność utrzyma zainteresowanie czytelników.

Możesz pomyśleć też o temacie numeru, do którego zaplanujesz treści w taki sposób, aby pracownicy podczas lektury biuletynu byli informowani w bardzo różnorodny sposób o ważnym zagadnieniu. Jeśli w wartościach firmy najmocniej wybrzmiewa ekologia, poświęć jej cały numer np. układając hasła w krzyżówce powiązane stricte z ekologią, przygotuj wkładkę o segregacji śmieci, którą będzie można wyrwać i powiesić przy koszach na śmieci, zrób wywiad z ekspertem z działu środowiska, przygotuj ikonografikę o tym, jak w drodze do pracy można redukować CO2, albo ogłoś konkurs na budowę najbardziej kreatywnych domków dla owadów lub najlepszy przepis na potrawę zerowaste.

Dopasowuj tematy do pór roku, ważnych wydarzeń firmowych i naszych wartości – inspiracje tylko czekają, aż je odkryjesz!  

Pisz językiem przystępnym  

Tworząc papierowe czasopismo pracownicze dla swojej firmy ustal, kim są Twoi czytelnicy. Jeśli jest to grupa pracowników zarówno biurowych, jak i produkcyjnych, zadbaj o to, aby język pisany był zrozumiały dla każdego z tych odbiorców. Unikaj zawodowego żargonu i skomplikowanych fraz. Zadbaj o poprawność językową i stylistyczną, a także o inkluzywność. Profesjonalna redakcja i korekta biuletynu sprawi, że każde wydanie firmowego magazynu będzie numerem WOW.  

Zadbaj o regularność wydań – planuj i działaj!  

Magazyn pracowniczy to narzędzie komunikacji wewnętrznej, które powinno mieć swój regularny harmonogram wydawania. To pomoże zbudować Ci nawyki czytelnicze wśród pracowników, a także zaplanować kolportaż. Istotnym elementem jest tutaj również budżet, dlatego decydując się na wydanie firmowej gazety pomyśl o tym, jak często chcesz drukować pigułkę wiedzy dla swoich pracowników. Pamiętaj również o tym, że wielu z nich (np. pracowników produkcyjnych) nie ma na co dzień dostępu do firmowego Intranetu i czasem taki biuletyn firmowy to dla nich główne źródło wiedzy, co się dzieje w firmie. Najbardziej odpowiednim wydaje się być kwartalnik – niezbyt często, żeby nie zmęczyć tematu i nie za rzadko, aby trzymać rękę na informacyjnym pulsie.   

Jak już to wszystko poukładasz w jedną całość – działaj! Powołaj swój zespół redakcyjny, zbierz i przeanalizuj oferty dostawców zajmujących się składem druku, zaplanuj rubryki, zrób mapę tematów i obszarów, o których chcesz rozmawiać z pracownikami, a potem siadaj i odważnie twórz jeden z najlepszych projektów komunikacyjnych w Twojej organizacji! Nic nie sprawia większej frajdy, niż tworzenie komunikatora, na którego się czeka, a potem czyta od deski do deski!  

 Magdalena Delkowska, copywriterka, entuzjastka komunikacji wewnętrznej

Warto się zastanowić, jaki jest najważniejszy cel tego, co piszemy. Gdy będzie chodziło przede wszystkim o przekazywanie danych, wersje elektroniczne ze względu na swoje funkcjonalności pozostają bezcenne. Gdy pomyślimy jednak o publikacji nieco szerzej, to możemy dostrzec obok wymiaru treściowego (tego, co przekazujemy) - wymiar materialny. A więc mamy publikację w ręku, ma określoną fakturę i estetykę, odnajdujemy tekst o sobie, fotografię z wydarzenia, w którym uczestniczyliśmy, pokazujemy ją komuś, z kim się akurat spotkaliśmy, bierzemy ze sobą poza firmę, w inne światy (domowe, prywatne). Przy założeniu, że biuletyn jest dobrze zrobiony i zawiera treści, z którymi się utożsamiamy, traktujemy go czasem jak fotografię (oglądamy wspólnie raczej wtedy, gdy jest zmaterializowana, inaczej zginie w tysiącach innych plików cyfrowych), czasem jak list (zostawiamy na pamiątkę), innym razem jak książkę, którą pożyczamy komuś ze śladami naszego czytania, zakreśleniami, bo chcemy się podzielić czymś ważnym. Wydaje się, że druk - paradoksalnie - łatwiej przekracza granice: nie te międzykontynentalne, ale takie, które wiążą się z podziałem na służbowe i prywatne, zawodowe, zadaniowe - i te związane z innymi społecznościami, w których funkcjonujemy. 

prof. UAM dr hab. Agnieszka Kula, filolożka, językoznawczyni 

Chcesz dowiedzieć się, jakie czasopisma tworzy się w polskich firmach? Zajrzyj do naszego artykułu z casem PZU

Potrzebujesz sprawdzić, czy kanały komunikacji wewnętrznej w Twojej organizacji działają? Sprawdź, jak wykonać audyt komunikacji wewnętrznej - krok po kroku