Specjaliści do spraw komunikacji wewnętrznej zawsze poszukują nowych sposobów na ulepszenie i usprawnienie komunikacji, aby dotrzeć do pracowników w najbardziej efektywny sposób. W erze, w której coraz częściej pracujemy zdalnie lub w rozproszonych zespołach, skuteczna komunikacja wewnętrzna staje się wyzwaniem, któremu, jako komunikatorzy, musimy sprostać. Właściwy zestaw narzędzi komunikacji wewnętrznej pozwoli Ci działać lepiej, ograniczy błędy i wpłynie na poziom zaangażowania oraz morale. Korzystając z naszego doświadczenia podczas audytów komunikacji wewnętrznej, stworzyliśmy listę najchętniej używanych narzędzi komunikacji wewnętrznej w Polsce.
Chatboty, czyli programy komputerowe zdolne do prowadzenia rozmów tekstowych z użytkownikami, nie tylko zdobywają popularność w obszarze obsługi klienta, ale coraz częściej stają się istotnym narzędziem komunikacji wewnętrznej w miejscu pracy. Dzięki swojej elastyczności i efektywności, chatboty mogą znacząco poprawić przepływ informacji oraz usprawnić komunikację między pracownikami. Wyposażone w sztuczną inteligencję, są w stanie odpowiadać na pytania, udzielać wsparcia technicznego, dostarczać informacje o firmie czy prowadzić ankietę pracowniczą 24/7. Dzięki temu zwalniają pracowników z rutynowych zadań, pozwalając im skupić się na innych obowiązkach.
➕ Automatyzują część procesów, intuicyjne i łatwe w użyciu.
➖Wymagają szczegółowej konfiguracji i nadzoru, by działały sprawnie.
Z chatbota korzysta np. polskie Ministerstwo Finansów. Anna Fiskus (bo tak nazywa się wirtualna koleżanka z pracy osób zatrudnionych w Ministerstwie) m.in współtworzy kanały pracy zdalnej, relacjonuje wewnętrzne wydarzenia z życia organizacji i pomaga odnaleźć się w gmachu Ministerstwa 🙂
O Annie Fiskus na listopadowej konferencji iComms 2023 opowiedziała nam Maria Jakubowska - ekspertka kierująca Zespołem Komunikacji Wewnętrznej.
Pojawiło sie także kilkanaście innych ciekawych case’ów z różnych firm - Sprawdź, jak było w tym roku! Kolejna edycja naszej konferencji już niedługo!
To ciągle jedno z najpopularniejszych narzędzi komunikacji wewnętrznej. Newslettery pozwalają na zbieranie i zestawianie treści oraz dostarczanie ich w określonych odstępach czasu. Jest to dość tania metoda - zazwyczaj newslettery wysyłamy pocztą elektroniczną, do której wszyscy mają dostęp.
Dobrze zaprojektowany i napisany newsletter przyciąga uwagę, pozwala dzielić się ważnymi informacjami i pozwala budować pozytywną kulturę zespołu.
➕ Tanie, łatwe w produkcji i wysyłce narzędzie
➖ Przeciążenie w skrzynkach pocztowych pracowników może spowodować zmniejszenie liczby otwartych wiadomości i pominięcie ważnych informacji.
Najczęstszym narzędziem wykorzystywanym do tworzenia newsletterów w polskich firmach jest Freshmail - używany m.in przez Danone
Jeśli chcesz dowiedzieć się jak ułatwić sobie tworzenie newsletterów, przeczytaj nasz artykuł: https://icomms.pl/jak-latwo-stworzyc-dobry-newsletter/
Te zaawansowane narzędzia komunikacji wewnętrznej często łączą w sobie innowacyjne technologie z elastycznymi rozwiązaniami, dzięki czemu łatwo dostosowuje się je do potrzeb firmy. WorkSmile, na przykład, skupia się na poprawie zdrowia i samopoczucia pracowników, oferując funkcje związane z well-beingiem, coachingiem czy organizacją wydarzeń firmowych. Z kolei Workai wykorzystuje sztuczną inteligencję w celu usprawnienia zarządzania dokumentami i zadaniami oraz automatyzacji wielu procesów biurowych.
➕ Personalizacja, szybki dostęp do wielu szczegółowych informacji
➖ Generują sporo kosztów
Jedno z najczęściej stosowanych narzędzi komunikacji wewnętrznej. Zasadniczo intranety stanowią scentralizowane repozytorium wiedzy, wiadomości, dokumentów i aktualizacji, do których pracownicy mają nieograniczony dostęp.
➕ Idealne do dzielenia się wiedzą, plikami - jako baza wiedzy korporacyjnej
➖ Może stać się kłopotliwy, kiedy w natłoku informacji - te naprawdę istotne stają się trudne do odnalezienia.
Dobrze zaprojektowany intranet ma szansę być platformą ogólnodostępną i łatwą w użyciu dla wszystkich pracowników. Niedawno taki intranet dla ponad 30 000 odbiorców wdrożyła Żabka (z pomocą Workai)
Mowa tu o oprogramowaniach takich jak Slack czy Microsoft Teams, które pozwalają utrzymać komunikację zespołu w jednym miejscu. To szczególnie przydatne narzędzia komunikacji wewnętrznej, pomagające w pracy nad projektami i w dzieleniu się wiedzą w różnych obszarach organizacji. Poznaliśmy ich zalety w czasie pandemii, kiedy połączyły miliony pracowników zdalnych i zespoły, których członkowie pracowali w różnych częściach świata.
➕ Umożliwia scentralizowanie wiedzy, a do tego jest interaktywne i zachęca do dwukierunkowego przepływu informacji. Pozwala lepiej zarządzać projektami, organizować spotkania online itp. (teraz też dzięki nowym funkcjom AI) Zwiększa wydajność i produktywność.
➖ Może być ciężkie do wprowadzenia, szczególnie dla starszych pracowników, którzy są przywiązani do wysyłania wiadomości email.
Pracownicy są przyzwyczajeni do korzystania z social mediów w życiu osobistym, zatem wykorzystywanie ich w celach zawodowych jest dla wielu organizacji logicznym krokiem w kontekście wdrożenia narzędzi komunikacji wewnętrznej. Istnieje kilka specjalnie zaprojektowanych platform (np. Yammer), z których można korzystać tylko w firmie. Innym rozwiązaniem jest wykorzystanie uznanych sieci społecznościowych takich jak Facebook.
➕ Informacje można udostępniać szybko a kanał jest tani lub nawet zupełnie darmowy.
➖ Nawet w dzisiejszych czasach nie wszyscy posiadają media społecznościowe. Niektórzy pracownicy niechętnie łączą swoje prywatne konta social media z firmą i nie postrzegają tych platform jak narzędzi do komunikacji wewnętrznej. Do tego - zezwolenie na korzystanie z mediów społecznościowych w pracy może być niewłaściwie wykorzystane.
Narzędzie komunikacji wewnętrznej szczególnie przydatne do przekazywania oficjalnych oświadczeń czy komunikatów. Kiedy dyrektor generalny nie może być w każdym biurze jednocześnie - video rozwiązuje problem. Pracownicy mogę go zobaczyć i usłyszeć, niezależnie od tego, gdzie się znajdują. Przykładem fajnego narzędzia jest tutaj GoToWebinar, które pozwala na odtworzenie nagrania później - np. dla tych, którzy byli na zwolnieniu czy urlopie.
➕ Stosunkowo tanie i łatwe do wdrożenia, pod warunkiem, że firma posiada dobry sprzęt. Problemy z różnymi strefami czasowymi można rozwiązać nagrywając transmisję i udostępniając ją później.
➖ Może być problemem, kiedy pojawiają się bariery językowe. Niektórzy pracownicy mobilni mogą też nie mieć wystarczającej przepustowości łącza internetowego, by regularnie oglądać długie transmisje video.
Telewizja pracownicza to narzędzie komunikacji wewnętrznej dzięki któremu pracodawcy mogą dostarczać istotne informacje w sposób atrakcyjny i przystępny. To doskonały sposób na przekazywanie aktualności, celów firmy, a także promowanie kultury korporacyjnej. Telewizja pracownicza umożliwia także emisję przemówień kierownictwa czy materiałów szkoleniowych, co przyczynia się do lepszego zrozumienia i zaangażowania pracowników w życie organizacji.
➕ Atrakcyjne wizualnie, łatwe w odbiorze
➖ Dość skomplikowane w realizacji.
Ciekawą telewizję pracowniczą tworzy zespół komunikacji wewnętrznej z BGK. Na konferencji iComms opowiadała o tym Daria Kuźnik.
DeskAlerts to wewnętrzny system oprogramowania komunikacyjnego, który może dostarczać krytyczne wiadomości do komputerów, smartfonów czy tabletów pracowników, przyciągając ich uwagę. Wiadomości wyskakujące na ekranach i powiadomienia push na urządzeniach mobilnych to tylko jedna z funkcji takiego oprogramowania. DeskAlert to także ankiety, quizy, wygaszacze ekranu, firmowe tapety i cyfrowe oznakowanie, które dają nam opcję przeprowadzenia kompleksowej kampanii komunikacji wewnętrznej.
➕ Jedno z najbardziej wszechstronnych narzędzi komunikacji. Fajne, jeśli firma nie chce kupować wielu pakietów oprogramowania. Omija system pocztowy, przez co eliminuje wszelkie cyfrowe szumy i zakłócenia w codziennym życiu pracowników.
➖ Nie nadaje się wykorzystania w firmach, których pracownicy nie korzystają służbowo z komputerów czy telefonów.
Ekrany na produkcji to wszechstronne narzędzie komunikacji wewnętrznej, które pozwala pracownikom na bieżące monitorowanie procesów, a jednocześnie odbieranie istotnych komunikatów i informacji firmowych. Dzięki nim, pracownicy nie muszą na długo odrywać się od obowiązków, aby dowiedzieć się o ważnych sprawach. Ekrany są także szczególnie przydatne dla osób, które na co dzień nie korzystają z maila czy komputera - umożliwiają im bowiem łatwy dostęp do informacji.
➕ Duża skuteczność, docierają do wielu osób jednocześnie
➖ Nastawione na przekazywanie prostej treści, nie mogą skupiać na długo uwagi.
Przykład: Ekrany wykorzystywać można do wielu rodzajów komunikatów, także do zwiększania zaangażowania pracowników w ramach kampanii marketingowej. Tak wykorzystało ekrany Mondelez w swojej kampanii Oreo Xbox.
Komunikacja wewnętrzna w firmie nie może być jednokierunkowa. Aby odnieść sukces - w zestawie Waszych narzędzi komunikacji wewnętrznej powinny znaleźć się takie, które umożliwią dwustronną komunikację między pracownikami a kadra kierowniczą. Idealnym sposobem są ankiety. Mogą one pomóc w określeniu perspektywy pracowników i pozwalają podjąć kroki w celu zmian oraz ich oceny. Wspomniany już wyżej DeskAlert posiada oprogramowanie ankiet, które wykonuje za Was obliczenia matematyczne i zapewnia anonimowy charakter ankiet.
➕ Łatwe do wdrożenia.
➖ Jeśli nie zadacie konkretnych pytań - nie otrzymacie sensownych odpowiedzi. Brak działań wskazujących na to, że organizacja słucha pracowników spowoduje też niechęć do ich wypełniania w przyszłości.
W polskich firmach często do badań ankietowych używa się takich narzędzi jak Mentimeter, Sli.do - są dość łatwe w obsłudze i pomagają w budowaniu kwestionariuszy.
Podcasty cieszą się w tej chwili ogromną popularnością, a wiele osób szuka w nich nie tylko rozrywki osobistej ale też często - rozwoju zawodowego. Ludzie są przyzwyczajeni do ich słuchania podczas pracy, dojazdów czy nawet uprawiania sportu. Właśnie dlatego podcasty są bardziej efektywne niż video. Możecie ich używać do wszystkiego - od firmowych ogłoszeń po szkolenia. Temat tworzonych treści jest praktycznie nieograniczony!
➕ Stosunkowo łatwe w produkcji i dystrybucji. Rozwiązuje problemy związane z video.
➖ Nie wszyscy podcastów słuchają, dlatego najbardziej efektywnie zadziałają one w połączeniu z innymi narzędziami komunikacji wewnętrznej.
Choć zdawałoby się, że takie narzędzia komunikacji wewnętrznej jak czasopisma pracownicze odchodzą do lamusa, wcale tak nie jest! Dobrze zredagowane czasopismo nastawione na opowieść o codzienności i zainteresowaniach pracowników to często jedno z ulubionych narzędzi komunikacji wewnętrznej. Przez ograniczenia związane z częstotliwością wydawania tego typu periodyków często tworzy się wokół nich miła atmosfera wyczekiwania - stają się one w pewnym sensie elitarne.
➕ Dostępne dla wszystkich pracowników, niezależnie od wieku i kompetencji technologicznych
➖ Dość skomplikowane w realizacji, może generować zwiększone koszty jeśli numery pojawiają się także w wersji papierowej
Popularnymi i bardzo poczytnymi wśród pracowników czasopismami mogą pochwalić się Lasy Państwowe z ich “Głosem lasu” oraz PZU wraz ze swoim “Światem PZU” (więcej o nim przeczytacie w tym artykule)
Jakie narzędzia komunikacji wewnętrznej wykorzystujecie w swoich firmach? Czy jest coś, co dodalibyście do naszej listy? Dajcie znać!
SZKOLENIE OTWARTE
Zapraszamy na sesje wymiany wiedzy i pomysłów dla praktyków komunikacji wewnętrznej!
Szkolenie online | SZKOLENIE OTWARTE
SZKOLENIE OTWARTE
