Komunikacja strategii to kluczowe zadanie w organizacji. Kiedy pracownicy nie mają wspólnego celu, spójnego zrozumienia dla podejmowanych każdego dnia działań, efekty pracy zespołu nie przyniosą maksymalnych możliwych korzyści.
Strategia wymaga komunikacji na wielu poziomach organizacji w dłuższej perspektywie czasowej. Nie da się pracownikom wytłumaczyć strategii firmy - bądź co bądź z reguły jednak dość skomplikowanego tematu - na jednym spotkaniu czy filmie. To proces, a lider w tym procesie ma kluczową rolę - jest jedyną komórką w organizacji, która dokładnie rozumie, w jaki sposób strategia przekłada się na działania danego zespołu.
Poniżej znajdziesz kilka wskazówek dla lidera w procesie komunikacji strategii.
Sprawdź, jak zostały podzielone role i odpowiedzialności za komunikację oraz jak został przygotowany plan komunikacji. Jakie są oczekiwania wobec liderów i, co ważne, jakie są KPI, czyli skąd będziesz wiedział_a, że wykonałeś_aś swoje zadanie skutecznie.
Zazwyczaj, komunikację strategii inauguruje zarząd, prezentując cele strategiczne z perspektywy firmy. Dopiero po takiej inspiracyjnej (mamy nadzieję!) prezentacji, przychodzi moment, kiedy to liderzy kaskadują komunikację strategii do swoich zespołów.
Zanim jednak pójdziesz do swojego zespołu, przygotuj się!
Komunikacja strategii wymaga spójności na poziomie wszystkich liderów. Stąd tak ważne jest, aby do komunikacji strategii liderzy wykorzystywali te same materiały. Podstawowymi materiałami w komunikacji strategii są:
WAŻNE!
Jeżeli w FAQ nie widzisz pytań, których spodziewasz się otrzymać od swoich pracowników, zgłoś to!
Napisz do zespołu odpowiedzialnego za komunikację strategii i poproś o przygotowanie odpowiedzi. Nie musisz i wręcz nie powinieneś_aś sam_a przygotowywać odpowiedzi na pytania dotyczące całej organizacji. Właśnie takie podejście powoduje chaos - kiedy każdy lider zinterpretuje strategię po swojemu, bez upewnienia się jak to widzą inni, każdy z pracowników usłyszy zupełnie inną historię.
Strategia firmy jest ważna, ale nie dla wszystkich tak samo. Na pewno istotna jest dla zarządu, który ją stworzył, wymyślił i stąd w nią wierzy i czuje ekscytację, myśląc o rezultatach. Pewnie dla liderów, którzy mają otwartość na bardziej kompleksowe projekty i działania. Być może dla pracowników, ale dopiero kiedy czują się ważnym elementem całej układanki. I właśnie dlatego spotkanie na temat strategii dobrze jest rozpocząć od historii – od pokazania pracownikom, gdzie oni są w tej całej układance i jak nowa strategia wpłynie na ich codzienność.
Komunikacja strategii do zespołu nie polega na powiedzeniu tego, co zarząd. Tutaj kluczowe jest wytłumaczenie pracownikom tego, co zakomunikował Zarząd. Nie jest zadaniem lidera zakomunikowanie strategii ze szczegółami, a przełożenie jej na cele i działania zespołu.
Tutaj też ważne, aby nie opowiadać od razu wszystkiego. Dobrze jest zacząć od najważniejszych punktów, a później, na kolejnych spotkaniach iść dalej i dalej. To trochę jak z materiałem w szkole: nie da się nauczyć ułamków bez znajomości zasad dodawania czy mnożenia. Pamiętajmy, że czas skupienia się pracowników z roku na rok się skraca, stąd lepiej rozplanować sobie to zadanie na dłuższy okres.
Komunikacja strategii od zarządu do pracowników to krok 1.
Na tym etapie pracownikom jeszcze trudno zadaje się pytania, bo zwyczajnie potrzebują czasu, aby zrozumieć i przeanalizować temat. Ale fakt, że pracownicy nie zadali pytań podczas sesji z Zarządem, nie musi oznaczać (i z reguły nie oznacza), że ich nie mają.
Komunikacja strategii przez lidera to jest idealny moment na formułę z pytaniami!
Przygotuj się na dyskusję, pytania i nierzadko wspólne szukanie odpowiedzi! Komunikacja strategii to proces długofalowy, w którym nie musisz być ciągle glównym_ą mówcą_czynią. Rzadko się zdarza, aby lider od początku miał pełną wizję realizacji strategii. I w zasadzie całe szczęście, bo wówczas zespół musiałby już tylko wykonywać wizję lidera, a to pierwszy krok do osłabienia zaangażowania.
Dlatego tak ważna jest konsekwentna i cykliczna komunikacja z zespołem w oparciu o pytania i dyskusje. Często, po pierwszej fazie komunikacji, spotkania w zasadzie mają formułę Q&A bez dodatkowych prezentacji ze strony lidera.
Po pierwszej ekscytacji strategią, emocje opadają. Nierzadko zespół próbuje wrócić na stare utarte tory działania, bo ta jest zwyczajnie łatwiej i szybciej. Podtrzymuj zaangażowanie zespołu i wspieraj w obieraniu czasem trudniejszej lub nieznanej ścieżki działania poprzez pokazywanie na bieżąco rezultatów i sukcesów, nawet tych najmniejszych.
W przeprowadzanych przez nas audytach komunikacji mniej niż połowa pracowników deklaruje, że liderzy na bieżąco przekazują wyniki na temat realizacji strategii. Komunikacja wyników jest składową procesu komunikacji strategii. Zespół potrzebuje wiedzieć, jak ich ostatnie działania przełożyły się na wyniki, gdzie są w realizacji KPI.
WAŻNE!
Zespół, który widzi dużą lukę pomiędzy celem a bieżącą realizacją, często czuje się wysoko zdemobilizowany, bo osiągnięcie celu nie wydaje się być realne. Dlatego tak ważne są pomiary cząstkowe, etapowe i korygowanie działań.
Komunikacja wyników realizacji strategii na koniec, czyli po 12, 24 lub 36 miesiącach nie daje żadnej przestrzeni na usprawnienia. Skuteczna komunikacja strategii to proces, na który składa się dobra historia, dialog i celebracja sukcesów. To zdecydowanie bieg długodystansowy!
Adriana Borucka - trenerka komunikacji wewnętrznej, facylitatorka
Sprawdź inne artykuły na naszym blogu:
Konferencja
Konferencja iComms to:
Zobacz, co działo się na zeszłorocznej edycji konferencji iComms 2023!
SZKOLENIE OTWARTE
Zapraszamy na sesje wymiany wiedzy i pomysłów dla praktyków komunikacji wewnętrznej!
Szkolenie online | SZKOLENIE OTWARTE
