Jak zachęcić pracowników do wypełnienia ankiety?

Ankiety pracownicze to niezwykle cenne źródło informacji dla firm. Dzięki nim możemy poznać preferencje pracowników, a także dowiedzieć się, co tak naprawdę jest dla nich istotne w codziennej pracy. Według raportu komunikacji wewnętrznej, przeprowadzonego przez firmę iComms, w 2022 roku w Polsce wciąż mierzymy się z niedostateczną ilością badań opinii pracowników w organizacjach. Ankiety pozwalają na szybkie zdobycie i zebranie potrzebnych informacji – warto więc zacząć doceniać ich ważną rolę w komunikacji wewnętrznej! Często jednak sam fakt zorganizowania ankiety nie wystarczy, by pracownicy chętnie ją wypełnili…

Maile zachęcające do uczestnictwa w badaniach często giną w gąszczu innych wiadomości lub odstrasza ich długość i poziom skomplikowania. Dzięki dobrze napisanej wiadomości z zaproszeniem do wypełnienia ankiety możesz zwiększyć udział pracowników w badaniu. To zaś powoduje zebranie większej ilości cennych danych, co w efekcie prowadzi do wielu ulepszeń w zakresie zaangażowania czy EX (employee experience) -  jednocześnie wspiera ogólny rozwój firmy. Pamiętaj - pracownik, który wie, że jego opinia jest cenna i przynosi realne rezultaty jest zadowolony oraz chętny do wykonywania swoich obowiązków i aktywnego działania na rzecz firmy.

ZASADY KONSTRUOWANIA MAILI ZACHĘCAJĄCYCH DO WYPEŁNIENIA ANKIETY

Kiedy wysyłasz maila z prośbą o wypełnienie ankiety, upewnij się, że określa ona wyraźnie cele i zakres badania. Istotną informacją jest również to, czy ankieta jest anonimowa oraz czy wypełnienie jej może przynieść jakieś wymierne korzyści dla firmy lub samego pracownika.

Przede wszystkim warto kierować się następującymi zasadami:

1. Pisz prosto i zwięźle

Długie ogłoszenia ze zbyt dużą ilością szczegółów nie zachęcają do czytania. Postaraj się, by Twoja wiadomość zawierała od 50 do 120 słów. Podziel tekst na sekcje, tak by uczynić go bardziej przejrzystym i łatwiejszym do szybkiego przeskanowania wzrokiem.

2. Podaj cele ankiety

Już na etapie maila zapowiadającego ankietę poinformuj pracowników o tym, dlaczego jest ona ważna oraz co chcesz osiągnąć dzięki niej. Podziel się również informacją o tym, jak wyniki ankiety mogą realnie przyczynić się do zmiany w funkcjonowaniu organizacji. Warto od początku ustalić także misję danej ankiety np. wzmocnienie różnorodności i integracji w biurze – silna misja pomoże zwiększyć odsetek odpowiedzi.

3. Wyjaśnij, czy ankieta jest anonimowa

Ta informacja często jest jedną z najbardziej kluczowych dla pracowników. Dzięki anonimowości pracownicy chętniej dzielą się swoimi przemyśleniami bez obaw przed ewentualną oceną ze strony przełożonych czy kolegów z pracy. Zdecydowanie należy umieścić ją w mailu zapowiadającym ankietę!

4. Opowiedz o korzyściach

Aby zwiększyć ilość uczestników ankiety warto zastanowić się nad drobną nagrodą za jej wypełnienie – np. kuponem do sklepu online bądź udziałem w loterii firmowej.  Pamiętaj, aby wyraźnie podkreślić korzyści płynące z wypełnienia ankiety w treści komunikatu, który ją zapowiada. Jeśli nie jesteś w stanie zorganizować upominków  dla pracowników podziękuj za poświęcony czas i podkreśl, jak ważna jest ich opinia.

5. Podaj datę rozpoczęcia i czas trwania ankiety

Taka informacja podana z dużym wyprzedzeniem pozwala pracownikom na wpisanie ankiety do harmonogramu ich codziennych obowiązków. Dzięki temu prostemu komunikatowi łatwiejsze staje się zagospodarowanie czasu na wypełnienie ankiety, a więc odsetek respondentów się zwiększa.

6. Wybierz odpowiedni czas

Pamiętaj, że czas w którym wysyłasz maila o zbliżającej się ankiecie nie jest bez znaczenia. Sprawdź statystyki odczytywania maili, by dowiedzieć się kiedy Twoi pracownicy są najbardziej aktywni. Dzięki temu trafisz do większej ilości osób, a szanse na późniejsze wypełnienie ankiety się zwiększą. Nie pozwól, by Twój mail trafił na stertę nieprzeczytanych wiadomości przez nieodpowiedni czas wysłania ogłoszenia.

PRZYKŁADOWE SZABLONY MAILI

Znasz już podstawy tworzenia wiadomości, zachęcających do wypełnienia ankiety. Najlepiej uczymy się jednak, posiłkując się konkretnymi przykładami. Poniżej znajdziesz dwa przykładowe szablony maili, które pozwolą Ci lepiej zrozumieć, jak skonstruować komunikat, który realnie zachęci do działania.

• Zapowiedź ankiety pulsacyjnej – krótkiej i prostej ankiety, której celem jest pomiar ogólnego samopoczucia pracowników w organizacji.

Cześć !

Bardzo cenimy naszych pracowników i chcemy mieć pewność, że posiadasz odpowiednie zasoby oraz możliwości potrzebne do rozwoju Twojej kariery.

Poświęć kilka chwil na wypełnienie naszej ankiety dotyczącej rozwoju kariery i pomóż nam zbudować przyjazne środowisko nauki, które w całości odpowiada Twoim potrzebom. Cała ankieta jest w pełni anonimowa, do każdego pytania będziesz mieć również możliwość dodania anonimowego komentarza, tak aby uzyskać więcej interesujących Cię informacji.

• Zapowiedź dłuższej ankiety dotyczącej zaangażowania pracowników

Drogi_ga !

Ruszamy z ankietą dotyczącą zaangażowania pracowników w naszej firmie! Twoja opinia pomoże nam dowiedzieć się, czy robimy wystarczająco dużo, aby wspierać, pobudzać i inspirować wszystkich naszych pracowników. Badanie pomoże nam również dowiedzieć się, co i jak możemy robić lepiej.

W najbliższych dniach (tj. 14-17.11.2022) możesz spodziewać się maila, zapraszającego do wypełnienia ankiety dotyczącej zaangażowania pracowników w . Termin nadsyłania odpowiedzi upływa 30.11.2022. Pamiętaj, że to właśnie Twój wkład w badanie przyczynia się bezpośrednio do wprowadzania realnych zmian w naszej firmie.

Ankieta zawiera 10 pytań. Wypełnienie jej powinno zająć około 5-10 minut. Wszystkie odpowiedzi będą całkowicie anonimowe.

Czekamy na Twoje szczere opinie!

Dziękujemy za udział.

Z poważaniem,

XYZ

Wiesz już jak tworzyć wiadomości, które zachęcą Twoich współpracowników do wypełnienia ankiety. Pozostaje Ci już tylko zaplanować badanie i korzystać z jego wyników, polepszając funkcjonowanie Twojej organizacji!

Zobacz też inne przydatne artykuły:

https://icomms.pl/brief-pierwszy-krok-w-strone-sukcesu-projektu/

https://icomms.pl/jak-tworzyc-czasopismo-ktore-chetnie-przeczytaja-pracownicy/