Jak uprościć komunikację wewnętrzną? - część II o prostej komunikacji

Czego dowiesz się z tego artykułu?

• Dlaczego prosta komunikacja jest kluczowa w dzisiejszych realiach pracy (zdalna, hybrydowa), zapewniając szybkość i skuteczność przekazu.
• Jak rozpocząć proces upraszczania komunikacji, poprzez poznanie zasad, praktykę, zbieranie opinii i regularne pisanie.
• Jakie elementy "straszą" w tekstach i jak ich unikać (np. rzeczowniki na -anie/-enie, imiesłowy, "bufony", wtrącenia, bezosobowe czasowniki NN).
• Jak sprawdzać poziom trudności tekstu za pomocą wskaźnika mglistości (Gunning FOG Index) i narzędzi takich jak Jasnopisu czy Logiosa.

#Prostakomunikacja #prostodocelu

Przed Tobą część II o prostej komunikacji. O tym, czym jest prosta komunikacja i dlaczego dobrze znać jej zasady, pisałam tutaj: Prosto do celu – część I o prostej komunikacji. Teraz czas na konkretne wskazówki, które pomogą zmienić komunikację wewnętrzną w Twojej organizacji na prostszą i bardziej przystępną.

Co daje prosta komunikacja?

Lista plusów prostej komunikacji jest długa, ale najważniejsze jest to, że dzięki niej można komunikować się szybciej i skuteczniej. To coś, co szczególnie teraz jest na wagę złota. Praca zdalna, hybrydowa i ogromna liczba codziennych e-maili, czatów i spotkań online wymagają nowego podejścia do komunikacji. Musi być ona atrakcyjna, skondensowana i do tego prosta w odbiorze.

Jak uprościć komunikację?

1. Na początek trzeba poznać podstawowe zasady prostego języka – zebrałam je dla Ciebie niżej.
2. Gdy już poznasz zasady, weź pod lupę swoje teksty i sprawdź ile kryje się w nich różnych „straszydeł”;).
3. Pisz, upraszczaj i sprawdzaj. Bez takiego początku nie da się tworzyć prostej komunikacji. Większość z nas nawet nie wie, jak wiele słów w tekstach może wymienić na inne lub zupełnie z nich zrezygnować. Praktyka w tym wypadku czyni mistrza.
4. Zapytaj o opinię innych. Prześlij swoje teksty do kogoś, kto widział już Twoje poprzednie teksty i sprawdź czy zauważy różnicę.
5. Pisz, pisz i jeszcze raz pisz – z czasem prosty język będzie przychodzić bardziej naturalnie.
6. Jeśli przejdziesz przez 5 poprzednich kroków, to możesz podjąć wyzwanie i zacząć upraszczać komunikację wewnętrzną. Tylko pamiętaj, że to długi proces, do którego warto się dobrze przygotować.

Jak zacząć pisać prościej – pakiet zasad

Zombie, imiesłowy, bufony, spychacze i tajemnicze czasowniki NN – to one straszą w tekstach. Jeśli zależy nam na tym, żeby przekaz był jasny dla odbiorcy, to czas, żeby się z nimi pożegnać. Jak to zrobić? Najlepiej dobrze je poznać, a później ich unikać.

• Zombie – to rzeczowniki, które kończą się na -anie, -enie, -cie. Te ukryte czynności zabierają z tekstów życie.
  Przykłady: niestawienie się, budowanie, uznanie, itp.
• Imiesłowy – unikaj końcówek -ący, ąca, ące, czyli imiesłowów, przez które odbiorca musi dłużej poczekać, żeby dowiedzieć się, kto wykonuje daną czynność.
  Przykłady: odpowiadający, powodująca, angażujące, itp.
• Bufony – to napuszone i podniosłe słowa.
  Przykłady: iż, byśmy, pragnąć, ufać, mniemać, itp.
• Spychacze – unikaj wtrąceń, ponieważ spychają to, co naprawdę ważne.
• NN – to czasowniki bezosobowe. Poznasz je po tym, że kończą się na -no, -to, się.
  Przykłady: ustalono, podjęto decyzję, oznajmiono, uważa się, itp.

Pamiętaj też, żeby:

• zawsze pisać do ludzi i używać formy osobowej,
• wyjaśniać skróty i trudne terminy, jeśli ich używasz,
• unikać słów typu: można, trzeba, należy, warto i przypadkiem nie informować, że informujesz :) Przykład: miło mi poinformować
  
  

Na koniec sprawdź czy w Twoich tekstach jest mgła

Czy wiesz, że każdy tekst ma swój poziom trudności, którą nazywamy mglistością (ang. Gunning FOG Index)? Brzmi tajemniczo, ale można go sprawdzić w jednym z narzędzi dostępnych w internecie. Wystarczy wejść na stronę Jasnopisu lub Logiosa. Można wybierać darmową (ograniczona liczba znaków) lub płatną wersję obu narzędzi, wkleić tekst i po chwili otrzymać jego analizę. Dzięki tej analizie sprawdzisz, jak trudny jest Twój tekst.

W prostocie siła

Prosty język daje nowe możliwości na lepszą komunikację w firmie. Teraz już wiesz, na czym polega i jak zacząć go używać. Wystarczy, że z tej nowej wiedzy skorzystasz. Efekty pojawią się szybciej niż myślisz.

Pytania i odpowiedzi

Jakie "straszydła" należy eliminować z tekstów, aby były one prostsze i bardziej zrozumiałe?

Należy unikać:

• Zombie: rzeczowniki kończące się na -anie, -enie, -cie (np. niestawienie się).
• Imiesłowy: końcówki -ący, -ąca, -ące (np. odpowiadający).
• Bufony: napuszone i podniosłe słowa (np. iż, pragnąć).
• Spychacze: zbędne wtrącenia.
• Tajemnicze czasowniki NN: czasowniki bezosobowe kończące się na -no, -to, -się (np. ustalono, uważa się).

Jakie są pierwsze kroki, aby zacząć pisać prościej w komunikacji wewnętrznej?

Należy zacząć od poznania podstawowych zasad prostego języka, następnie analizować własne teksty w poszukiwaniu "straszydeł" (skomplikowanych konstrukcji), praktykować pisanie i upraszczanie, prosić o opinię innych oraz regularnie pisać, aby prosty język stał się naturalny.

Co sprawia, że prosta komunikacja jest tak cenna w dzisiejszych realiach pracy?

Prosta komunikacja jest kluczowa, ponieważ umożliwia szybsze i skuteczniejsze przekazywanie informacji, co jest szczególnie ważne w kontekście pracy zdalnej, hybrydowej oraz dużej liczby codziennych e-maili, czatów i spotkań online. Musi być atrakcyjna, skondensowana i prosta w odbiorze.

Autor: Ania Jezierska, ekspert ds. komunikacji wewnętrznej