Jak przygotować menadżerów do spotkań z pracownikami?

Prezentacje kadry menadżerskiej to kluczowy element każdego spotkania z pracownikami, w tym town halla. To one ostatecznie decydują o tym, czy całe przedsięwzięcie kończy się organizacyjnym sukcesem. W zależności od prezentującego, są one bardzo spontaniczne lub też uprzednio dokładnie przygotowane.

We wpisie „Town hall - 6 dobrych praktyk planowania i organizacji” pisaliśmy o czynnikach, które wpływają na udany town hall. W tym materiale natomiast skupimy się na tym w jaki sposób możemy wesprzeć kadrę menadżerską w dobrym przygotowaniu do spotkań z pracownikami. Dobre przygotowanie mówców przed spotkaniem zapewnia im komfort podczas wystąpienia, ale także jest gwarantem dostarczenia pracownikom spójnego i wysoce merytorycznego przekaz.

ZAPOWIEDŹ

Minimum na miesiąc przed planowaną datą spotkania, gdy już został określony konkretny temat, ustal, kto powinien zabrać głos oraz jakie materiały będą potrzebne do prezentacji.

LISTA

Przygotuj pełną listę osób występujących, które potwierdziły udział, a także ich kolejność. Tutaj ważne jest, by pamiętać też o możliwym zastępstwie, zwłaszcza w sezonie urlopowym. Osoba wyznaczona na zastępstwo, najczęściej członek z zespołu danego kierownika czy dyrektora, będzie szczególnie potrzebowała Twojego wsparcia w przygotowaniu.

ZAPROSZENIA

Pamiętaj, by wysłać oficjalne zaproszenia do kalendarzy wszystkich prelegentów. To – jak w wielu przypadkach – szczegół, ale za to niezwykle istotny.

MATERIAŁY

Następnie roześlij prośbę o przygotowanie materiałów niezbędnych do zawarcia w prezentacji, a także informacje o terminach ich przekazania. Jeżeli prezenterzy sami są odpowiedzialni za przygotowanie slajdów – prześlij im właściwy template. Zazwyczaj największa fala materiałów spływa po wysłaniu finalnego przypomnienia, więc takowe wyślij wystarczająco szybko.

SPOTKANIE "PRZED"

Czy to w formie zebrania czy telekonferencji, praktyka pokazuje, że jest niezwykle istotnym czynnikiem sukcesu. Należy je zorganizować na kilka dni lub też na 1-2h przed spotkaniem. Prezes lub dyrektor prowadzący spotkanie powinien na nim określić, jaki jest główny przekaz całego wydarzenia, oraz przedstawić swoje oczekiwania – cele, które powinny zostać osiągnięte.

Zadaniem zaś osób odpowiedzialnych za komunikację jest zaznajomienie osób występujących z zasadami dobrej prezentacji. Chociażby krótkie o podstawach skutecznej retoryki może znacząco poprawić pewność siebie i końcowy efekt wystąpienia.

CZAS

Należy pamiętać o tym, by town hall rozpoczął się o czasie. Punktualność to zawsze oznaka profesjonalizmu. Dlatego zadbaj o to, by prezenterzy byli na sali min. 15 minut wcześniej (prośbę tę uwzględnij w zaproszeniu w ich kalendarzach).

INFORMACJA ZWROTNA

Zaraz po spotkaniu podziękuj prelegentom za ich prezentacje oraz przekaż szybki feedback. Oceń, jak im poszło. Tutaj – przede wszystkim trzeba być szczerym, gdyż tylko konstruktywna opinia będzie miała sens. Podkreśl więc zarówno te elementy, które wypadły dobrze, jak i te, które można by jeszcze poprawić.

WNIOSKI I WSKAZÓWKI NA PRZYSZŁOŚĆ

Najlepiej przeprowadzić je w formie ankiety. Na bazie zebranych wrażeń słuchaczy prześlij podsumowanie do menedżerów. Warto też uwzględnić w nim rekomendacje oraz wskazówki na przyszłość i kolejne spotkania.

Niedawno pisaliśmy również o narzędziach przydatnych w komunikacji liderskiej. Przeczytaj!