Ile firmy kosztuje nieefektywna komunikacja wewnętrzna?

Kiedy myślimy o problemach w firmie, często pojawia się hasło “komunikacja nie działa”. Jednak później, kiedy przychodzą do nas pomysły na dodatkowe działania, usprawnienia, brakuje nam konkretnych danych   - ile firma konkretnie zyska pieniędzy dzięki wdrażanym zmianom?  

Dzięki raportowi State of Business Communication możemy na liczbach wykazać, ile firmy tracą i analogicznie, ile mogą zyskać, dobrze (!) inwestując w komunikację. Sprawdźcie, gdzie najczęściej przepalamy finanse organizacji, zanim zaplanujecie budżet na 2025!

Ile pieniędzy tracimy na nieefektywną komunikacja wewnętrzna? 

W dobie cyfryzacji, zdalnej pracy i dynamicznych zmian rynkowych, transparentność i skuteczność komunikacji stały się kluczowe dla utrzymania konkurencyjności. 

Firmy w USA tracą ok. 50K PLN ($12,506) na pracownika rocznie z powodu problemów z przepływem informacji. Nie mamy tutaj danych dla Polski, fakt jest jednak taki, że raczej nie znaleźlibyśmy diametralnych różnic w badaniach (dane z raportu na rok 2022). 

Link do pełnego raportu z 2024 tutaj: https://go.grammarly.com/2024-state-of-business-communication-report#form-container 

Poniżej przedstawiamy główne dane z raportu, które nie stanowią zapewne argumentów per se dla Waszych zarządów, ale na pewno pomogą w identyfikacji kosztów, a zaraz za tym korzyści, jakie firmie może przynieść doinwestowanie działań komunikacji wewnętrznej.  

Główne przyczyny strat finansowych 

• Marnowanie czasu pracowników - pracownicy tracą średnio 7,47 godziny tygodniowo na rozwiązywanie problemów komunikacyjnych wynikających z: 
  • • niejasnych wytycznych,  
  • • braku precyzyjnych informacji, 

• • • konieczność częstego wyjaśniania zadań.  

To niemal cały dzień pracy każdego tygodnia, który mógłby być spożytkowany na realizację zadań merytorycznych. 

• Opóźnienia w realizacji projektów - błędy komunikacyjne prowadzą do opóźnień i wydłużenia czasu realizacji projektów. 42% liderów wskazuje, że te problemy wpływają negatywnie na ich organizację, ponieważ: 
  • • zwiększają koszty operacyjne, 
  • • osłabiają relacje z klientami. 

• Błędy wynikające z niejasnych informacji - brak precyzyjnych wytycznych powoduje nie tylko utratę czasu, ale także generuje błędy, które należy naprawiać, co oznacza: 
• • • więcej rund i procesów poprawkowych, 
• • • zwiększenie kosztów operacyjnych i opóźnienie kolejnych zadań przez dodatkowe prace nad projektami. 
•  Wysoki poziom stresu i rotacja pracowników - 50% osób przyznało, że niejasne komunikaty zwiększają ich stres, a 22% z nich rozważało odejście z pracy właśnie z powodu frustracji wynikającej z problemów komunikacyjnych. Wysoka rotacja w firmie przekłada się bezpośrednio dodatkowe koszty rekrutacji, wdrożenia oraz szkolenia nowych pracowników. 

Czas komunikacji pracowników względem działów i pokoleń. Źródło: Raport State of Businness Communication 2024

Koszty niewidoczne na pierwszy rzut oka 

Nieefektywna komunikacja to nie tylko problem finansowy, ale również wyzwanie dla kultury organizacyjnej. Brak jasności w przekazie prowadzi m.in. do 

• obniżenia morale,  

• zmniejszenia zaangażowania pracowników 

• zwiększenia ryzyka wypalenia zawodowego, 

• osłabienia relacji między zespołami, 

• niższej produktywności pracy i współpracy. 

W firmach, gdzie komunikacja nie działa sprawnie, pracownicy często czują się pomijani, niezaangażowani lub zdezorientowani.  

Trzeba tutaj także wspomnieć o wpływie słabej komunikacji na wizerunek naszej firmy czy marki. Dzisiaj, kiedy transparentność w organizacjach jest bardzo ceniona zarówno przez pracowników, jak i klientów, skuteczna komunikacja staje się kluczowym elementem budowania silnej pozycji rynkowej. 

Podsumowując, nieefektywna komunikacja to problem, który ma realne, wymierne koszty dla każdej firmy. Zwiększenie budżetu na optymalizację narzędzi, szkolenia oraz optymalizację procesów komunikacyjnych w 2025 roku to może być jeden z filarów strategicznych poprawy wyników i zwiększenia przewagi konkurencyjnej Twojej firmy na rynku. Teraz tylko pozostaje to dobrze zaprezentować Zarządowi. Powodzenia! 

Główne wnioski 

1. Nieefektywna komunikacja w firmie ma bezpośrednie przełożenie na finanse i produktywność. Średnia strata dla organizacji spowodowana problemami z przepływem informacji to 50K PLN ($12,506) na pracownika rocznie. W ciącu tygodnia każdy pracownik traci prawie 7,5 godziny na rozwiązywanie problemów z komunikacją. 
2. Problemy komunikacyjną w firmach mają realne przełożenie na morale pracowników, zaangażowanie, a także decyzje o odejściu z pracy. 
3. Dobra komunikacja prowadzi skutecznego employer brandingu i budowania silnego wizerunku marki na rynku - zarówno wśród pracowników, jak i klientów. 

Sprawdź artykuł o tym, jak zaoszczędzić swój czas pracy przy pomocy AI - 3 pomysły na wykorzystanie AI  w komunikacji wewnętrznej