Gdzie leży problem w kaskadzie komunikacji i pracy z managerami?

Od zarania dziejów komunikacji wewnętrznej managerowie zawsze byli krytykowani. Osobom, które mają sprostać oszałamiającej liczbie obowiązków, wielu przypisuje winy za słabą komunikację. Menedżerowie są często postrzegani jako grupa „trudna”, po której stronie komunikacja się ‘zacina’ i która tylko generuje frustracje zespołów komunikacyjnych i wyższego kierownictwa. Ale czy to sprawiedliwe obwiniać właśnie ich? Czy wina może leży gdzie indziej? 

Więcej tematów związanych z komunikacją kaskadową poruszałyśmy podczas odcinka podcastu iComms. Koniecznie sprawdźcie! 

Gdzie leży problem w kaskadowaniu informacji?

Niezależnie od rodzaju organizacji,  rozmawiając z grupą menadżerów, dowiadujemy się, że ci przywiązują dużą wagę do dzielenia się informacjami ze swoimi zespołami, odbywają regularne spotkania itd. Z badań wynika, że to, co ich powstrzymuje, to kombinacja: 

• braku informacji, wsparcia i szkoleń, 

• braku jasności co do ich obowiązków komunikacyjnych, 

• niespójności w przekazach i czasie, 

• braku czasu. 

Wszystko to wpływa skuteczność ich komunikacji. Kiedy dodamy do tego pracę hybrydową – nie jest lekko. 

Naprawianie tej listy nie jest łatwe, a i pokusa obejścia menedżerów (aby spróbować uprościć i przyspieszyć proces) jest duża. Kierownictwo, my jako komunikacja, HR wysyłamy ważne, strategiczne informacje e-mailem, wieszamy na intranecie, przekazujemy za pośrednictwem spotkań ogólnofirmowych – czyli wszystkimi kanałami, które możemy kontrolować. 

Jest jednak problem z tym podejściem, a dokładniej: 

• Informacje są zbyt ogólne i często albo a) nieistotne, albo b) źle pozycjonowane 

• Ograniczamy możliwości dyskusji, zrozumienia powodów lub zależności, ani sugerowania ulepszeń lub alternatyw. 

• Nie dajemy możliwości ‘wybrania momentu’ – wiadomość jest nadawana – niezależnie od tego, czy ktoś słucha, czy nie, a możliwość nieporozumień i irytacji – wysoka. 

Kto zbiera kawałki tych komunikatów?  

Menedżerowie. Ci sami, których pominęliśmy w komunikacji i obecnie przetwarzają informacje w tym samym czasie co ich zdezorientowany zespół. Więc może obejście menedżerów nie upraszcza ani nie przyspiesza spraw? Może w rzeczywistości – działa na naszą niekorzyść? 

Jak zacząć rozwiązywać problemy z kaskadą?

Wracamy do powyższej listy (tak, tej trudnej listy, która wymaga starannego przemyślenia). Oto kilka wskazówek, jak zacząć: 

Problem: Brak informacji, wsparcia i szkoleń
Co zadziała? 

• Zapewnienie pakietów informacyjnych/narzędzi pomagających w prowadzeniu spotkań zespołowych. 

• Opracowanie programów szkoleniowych dla menedżerów (na tematy takie jak kaskada informacji i komunikacja dwukierunkowa). 

• Zaangażowanie wyższej kadry kierowniczej w/w program, jego cele, przy jasnym określeniu ich roli jako „role models”. 

• Kampanie edukacyjne i budujące świadomość. Szczególnie te dotyczące szkoleń menedżerów (uzasadnienie, korzyści, gdzie szukać informacji, kolejne kroki). 

• Włączenie informacji zwrotnej w formule 360 stopni. 

• Opracowanie portalu dla menedżerów z dostępem do wsparcia, szkoleń i informacji. 

Problem: Brak jasności co do obowiązków komunikacyjnych menedżerów
Co zadziała? 

• Jasno określone obowiązki komunikacyjne menedżerów, włączone do regularnych ocen, a tam, gdzie to możliwe, powiązane z wynagrodzeniem 

• Udostępnianie planu komunikacji/harmonogramu działań menedżerom z jasnym określeniem gdzie i kiedy potrzebne jest ich wsparcie. 

Problem - Niespójności w przekazach i czasie
Co zadziała? 

• Silne relacje między działami komunikacji, HR i kierownictwem wyższego szczebla (oraz innymi partnerami wewnętrznymi) i transparentny przepływ informacji nt. planowanych przekazów/czasu publikacji 

• Wcześniejsze informowanie menedżerów o nadchodzącej komunikacji, zawierające kontekst i oczekiwania 

• Zapewnienie pakietów informacyjnych/ wspierających (np. FAQ, gotowe formatki prezentacji czy dokumentów) 

Problem - Brak czasu
Co zadziała? 

• To zawsze będzie wyzwanie – ale współpraca z wyższą kadrą kierowniczą i menedżerami promująca kulturę, która ceni i rozumie wpływ efektywnej komunikacji, z pewnością pomoże wygospodarować czas 

• Zapewnienie skondensowanych pakietów informacyjnych ułatwiających dystrybucję informacji 

• Osoby kontaktowe/ zasoby wewnętrzne, gdzie menedżerowie znajdą wsparcie w zakresie komunikacji. 

Najważniejsze - nie poddawaj się!

Kiedy jesteś w trakcie próby dostarczenia tego wszystkiego – nie poddawaj się.
Przypomnij sobie, jak jest to ważne: 

• menedżerowie są ważnym źródłem informacji. Uważani za kluczowych dla zrozumienia
  i zaangażowania pracowników w strategię organizacji 

• spotkania zespołowe pozwalają na dyskusje na temat spraw operacyjnych i strategii 

• ułatwiają dialog, przynosząc korzyści zarówno organizacji, jak i jednostce
  w zakresie rozwiązywania problemów, innowacji i wellbeingu 

• uważani są za najlepiej umocowanych do edukacji w zakresie wizji i wartości firmy, dzięki ich bliskości z pracownikami, zdolności do tworzenia zaufanych relacji, a w efekcie budowaniu zaangażowania 

• odgrywają kluczową rolę w edukacji pracowników w czasie zmian organizacyjnych 

• komunikacja twarzą w twarz rozwija wiarygodność i przezwycięża opór 

• badania pokazują, że informacje od menedżerów liniowych są uważane za najbardziej wiarygodne. 

W tym wszystkim jest miejsce na intranet, e-mail i spotkania ogólnofirmowe.  

Czasami wiadomości muszą pochodzić bezpośrednio od CEO, być opublikowane lub dostarczone wszystkim w tym samym czasie. Ale nie zapominaj, że koledzy mogą potrzebować możliwości dalszej dyskusji – aby zrozumieć jego wpływ, zaangażować się w temat i podzielić się pomysłami.

Karolina Wojdecka – praktyk komunikacji wewnętrznej i liderskiej, orędowniczka prostoty i dbałości o spójność przekazu w organizacji.
Specjalizuje się w planowaniu i wdrażaniu w życie efektywnych procesów i kompleksowych projektów komunikacyjnych. Obecnie, swoje doświadczenie wykorzystuje jako doradca i coach zespołów zarządzających regionem CEE, Middle East & Africa w Microsoft.  

Fanka technologii inkluzywnej, AI i rewolucji, jaką ta wywołała w świecie komunikacji.
Jej celem jest wzmacnianie roli i głosu kobiet – komunikatorek wewnętrznych, budując ich reputację kluczowego doradcy biznesowego o realnym wpływie na biznes. 

Jeśli masz pytania do autorki artykułu, zapraszamy do kontaktu przez LinkedIn: https://www.linkedin.com/in/karolinawojdecka/

Sprawdź inny artykuł o wspieraniu liderów w komunikacji wewnętrznej: Komunikacja strategii w 5 krokach - przewodnik dla lidera