Dobry event w firmie - czyli jaki?  

Eventy firmowe to wydarzenia, na które wszyscy czekają, ale nikt specjalnie nie garnie się do ich organizowania. Czemu? Ach, bo pracy i multitaskowości przy tym co nie miara! Osobiście, na hasło „eventy firmowe” dostaję pąsów z ekscytacji. Kocham ich organizację miłością wprost egzotyczną! Dla mnie konferencje czy spotkania to nie tylko sposób na uczczenie wydarzenia x w firmie, ale także szansa na większą integrację zespołów, wzmocnienie kultury organizacyjnej oraz motywację pracowników. Można na nich świętować sukcesy, wyciągać lekcje z porażek, podziękować za trud i zaangażowanie, a także nawiązywać nowe relacje.  

W wielu firmach za tę działkę odpowiada właśnie dział komunikacji, no bo kto zorganizuje to lepiej? Powiedzmy to sobie głośno - zespół od komunikacji zamieni każde korporacyjne wyzwanie w okazje do świętowania! Dobry event to jaki event? Spróbujmy ułożyć to sudoku razem!  

Kluczowe elementy, które decydują o sukcesie eventu firmowego

Każde spotkanie firmowe wymaga starannego i indywidualnego podejścia, ale to, co zawsze powinno być na naszej liście zadań to:  

• Personalizacja

Uczestnicy muszą poczuć się na naszym spotkaniu wyjątkowo. Warto zadbać o indywidualne akcenty, które pokażą, że wydarzenie zostało przygotowane z myślą o nich. Ciekawym pomysłem może być np. zaproszenie, które nie jest tylko bezbarwnym, korporacyjnym mailem, ale czymś naprawdę wow – spersonalizowanym video zaproszeniem, listem czy nawet tradycyjnym (ale kreatywnie zrobionym!) papierowym bilecikiem. Zaproszenie ma wzbudzić ciekawość i entuzjazm, a nie trafić do spamu. Warto, a nawet trzeba zadbać o identyfikację graficzną tego wydarzenia. To trochę jak z weselem, skoro wybieramy kolory pod salę ślubną i dodatki pod suknię panny młodej, dlaczego nie robić tego samego w firmowych spotkaniach? 

• Interaktywność

Dziś wszyscy oczekujemy czegoś więcej niż tylko biernego patrzenia na świat i siedzenia na ławce rezerwowych. Chcemy być częścią czegoś, co ma dla nas sens. Zatem przygotowując część merytoryczną spotkania, zadbajmy o zbilansowanie treści tak, aby oprócz tradycyjnych wykładów i prezentacji, wprowadzić elementy interaktywne i oddać głos uczestnikom. Spróbuj na rozgrzewkę przygotować zabawne i angażujące Q&A, gry zespołowe, warsztaty czy nawet jakiś szybki escape room związany z tematem spotkania. To sprawi, że Twoje wydarzenie stanie się nie tylko pasywnym (i śmiertelnie nudnym) doświadczeniem pracowników, ale aktywnym uczestnictwem w procesie. 

• Innowacyjność

 Organizując firmowe spotkanie, warto wyjść poza znane schematy. Świat każe nam nieustająco wychodzić ze strefy komfortu, albo myśleć pozapudełkowo, a organizacja spotkań i eventów urodziła się po to, żeby to właśnie robić! Pomyśl, jaki charakter ma Twoje wydarzenie, co pracownicy mają z niego wynieść i spróbuj dopasować do tego miejsce. Może zamiast sali wykładowej, zorganizuj spotkanie na świeżym powietrzu, albo w jakimś zupełnie nietypowym miejscu, jak np. muzeum, sala teatralna, czy kino? Niech przemówią zaskoczenie i pozytywne emocje!  

• Dbałość o szczegóły

 To detale często decydują o finalnym odbiorze wydarzenia. Warto więc zadbać o najdrobniejsze aspekty – od wspomnianej już identyfikacji wizualnej całego wydarzenia, dekoracji, aż po catering. Spróbuj wartości firmy wpleść w elementy wydarzenia: nietypowe menu w eko wydaniu, lokalne produkty na przerwach kawowych, zmniejszanie śladu węglowego poprzez zachęcanie do carpoolingu, a także pamiętanie o drobnostkach, o które warto pytać uczestników i robić z nich potem użytek.

Przykład? Jeden z pracowników powiedział mi na konferencji, którą organizowałam, że pod koniec 1-go dnia spotkania musi pilnie wyjechać w rodzinnej sprawie, ale nad ranem wróci, bo ma wykład o 8.30. Przygotowałam więc dla niego poranny starterpack i zaniosłam do pokoju. W pudełku znalazł się zdrowy napój izotoniczny, baton energetyczny i karteczka z adnotacją „porcja kopa i energii dla Ciebie na poranny wykład, powodzenia!”.  

• Wybór dostawców i partnerów

W tym miejscu zaczyna się prawdziwa zabawa, a czasem nawet jazda bez trzymanki. Miejsce, hotel, catering, dekoracje, technologia – każda z tych kwestii wymaga naprawdę solidnych wygibasów umysłowo-negocjacyjnych i nieustającej dbałości o szczegóły. Bardzo polecam budować miłe relacje z dostawcami, ponieważ wydarzenie przebiega zgodnie z planem i budżetem, właśnie głównie dzięki nim. Bądźmy życzliwy i współpracujmy, bez postawy roszczeniowej i wywyższającej się. Gwarantuję, że dzięki temu można załatwić bardzo wiele. Mnie ostatnio udało się załatwić podobno niemożliwe do załatwienia krzesła, a to wszystko dzięki uśmiechowi, energii i mega fajnej współpracy z jednym z dostawców. Jak to mawiał klasyk – jeśli jest chęć to i sposób się znajdzie:) 

• Komunikacja z uczestnikami

Wszyscy wiemy, że przed samym wydarzeniem, nasi uczestnicy są jak dzieci we mgle. Średnio co 5 minut zadają w mailu pytania o parking, hotel, agendę, w co mają się ubrać, co będą jeść, czy mają się ubrać jak na randkę, z kim są w pokoju etc. Warto więc już na samym początku zadbać o odpowiednią komunikację z uczestnikami. Regularne przypomnienia, informacje na temat programu, logistyki czy dress code’u pomogą uniknąć chaosu i zniszczenia w dniu eventu. Dobrym pomysłem jest również postawienie strony wydarzenia (może być nawet w firmowym środowisku Sharepoint), na której będą pojawiać się aktualności. Oczywiście i tak będziesz otrzymywać maile z pytaniami, ale wtedy zawsze możesz powiedzieć magiczne „ wszystkie aktualności są już dostępne dla Was na stronie”.  

Eventy firmowe to wspaniała okazja do wzmocnienia relacji między pracownikami, integracji zespołu i budowania zaangażowania, a dział komunikacji nierzadko odgrywa kluczową rolę w organizacji takich wydarzeń. To właśnie te zespoły wprowadzają kreatywność, innowacyjne rozwiązania i potrafią być ręką, nogą, myślą słowem i uczynkiem takiego wydarzenia. Czy jest się czego bać? Absolutnie. Zbierz zespół do eventowych zadań specjalnych i niemożliwych, miej zawsze plan B i idź robić event, który podbije serca!  

Sprawdź inne metody z naszego bloga na budowanie zaangażowania w firmie!

Magdalena Delkowska – copywriterka, blogerka i entuzjastka komunikacji wewnętrznej