Do kogo mówisz? Czyli dlaczego persony są ważne dla komunikacji wewnętrznej!

Jeśli pracujesz w dziale komunikacji wewnętrznej - wiesz jak ważne jest to, by mieć pojęcie z kim tak naprawdę rozmawiasz. Twoją grupą są zarówno pracownicy jak i kadra zarządzająca, a każda z tych grup zawiera w sobie mniejsze społeczności, które łączą wspólne wartości, priorytety oraz potrzeby. W każdej społeczności pracowników, można także wyodrębnić grupy odbiorców na podstawie wieku, nawyków oraz innych motywatorów. Jeśli zatem chcesz dotrzeć do każdej z tych grup z przekazem, który naprawdę zaangażuje odbiorców - musisz przygotować persony!

Co to jest persona?

Kiedy myślisz o tym jak podzielić pracowników Twojej firmy na mniejsze grupy - pierwsze co przychodzi na myśl to podział według roli w organizacji czyli np. menadżerów średniego szczebla, pracowników produkcji czy zarząd. Jednak taka segmentacja może być niewystarczająca by dobrze poznać Twoich odbiorców.

Doskonałym przykładem jest tutaj porównanie Księcia Karola i Ozziego Osbourne’a. Mimo, że obydwaj są zamożnymi mężczyznami, urodzonymi w Anglii w 1948 roku, mającymi dwójkę dzieci - trudno wyobrazić sobie chyba dwie bardziej różne osoby. To porównanie doskonale pokazuje - dlaczego powinieneś sięgnąć głębiej i stworzyć persony.

Rolą person jest odwzorowanie cech charakterystycznych dla danej grupy docelowej. Mówimy tutaj nie tylko o roli w strukturze firmy czy cechach demograficznych, ale także o cechach społecznych, kluczowych problemach , zainteresowaniach czy czynnikach motywujących daną grupę.

Tworząc persony musisz więc najpierw wyróżnić grupy docelowe prowadzonych działań komunikacyjnych (pod kątem lokalizacji, stanowisk etc.) a następnie zastanowić się nad tym, jakimi cechami odznacza się każda z tych grup.

Persona to fikcyjna postać, która jest przedstawicielem danej grupy docelowej i której przypisujemy zbiór cech charakterystycznych dla danej grupy.

Jak stworzyć persony?

Istnieje wiele sposobów pozyskiwania informacji w celu stworzenia person. Oczywiście pierwszym i najcenniejszym źródłem jest dział HR, którego dane o pracownikach będą na pewno bardzo pomocne.

Dane mogą jednak pochodzić także z innych źródeł:

WYWIADY INDYWIDUALNE - możesz je przeprowadzić z poszczególnymi pracownikami z różnych grup. Na pewno zdobędziesz podczas takich rozmów wiele cennych informacji.

GRUPY FOKUSOWE - zbierz takie grupy, aby porozmawiać o rolach, wyzwaniach czy problemach, jakie spotykają w codziennej pracy.

ANKIETY - anonimowe ankiety mogą być bardzo skutecznym narzędziem w ustaleniu tego, o czym ludzie nie zawsze mówią na głos.

LIDERZY, KIEROWNICY - czyli menadżerowie, którzy pracują najbliżej z pracownikami. Liderzy, którzy są blisko ze swoimi zespołami bardzo dobrze znają potrzeby, ale także frustracje, które osłabiają zaangażowanie pracowników.

ZARZĄD - nie zapomnij o perspektywie menadżerów wyższego szczebla. Oni także dostarczą Ci danych - nie tylko na temat swoich oczekiwań komunikacyjnych.

Docelowo powinieneś stworzyć nie więcej niż 5-6 person, w zależności od wielkości Twojej firmy. Pamiętaj przy tym, że każda organizacja zmienia się i ewoluuje - zatem co pewien czas powinieneś aktualizować swoje persony, by komunikacja była dostosowana do realnej sytuacji w firmie. Odświeżanie person pozwoli Tobie także złapać nowa perspektywę, wyjść z „utartych” schematów, które mogą pomijać nowe pojawiające się zachowania wśród pracowników.

Co powinien zawierać profil persony?

Konstruowanie persony powinno zgromadzić tyle przydatnych informacji, aby zbudować dobry profil.

Podstawowe składowe takiego profilu to:

• Nazwa
• Krótki opis osobowości
• Rola w organizacji

W celu lepszego zrozumienia i przygotowania lepszej strategii możesz dołączyć listę wyzwań i barier, które dana persona napotyka w pracy:

• Czas pracy
• Średnie obciążenie pracą
• Procesy, w jakie jest zaangażowana
• Frustracje, których doświadcza
• Zadania
• Motywatory
• Sieć
• Cechy
• Świadomość organizacyjna

Takie informacje naprawdę zmieniają komunikację firmy. Zamiast tradycyjnej - odgórnej struktury informującej pracowników o tym, co według zarządu powinni wiedzieć - możesz dostarczać im wiadomości, które będą przydatne i znaczące dla poszczególnych pracowników, także w odniesieniu do całej firmy. Zwiększy to interakcję odbiorcy z organizacją. A o to nam przecież chodzi!

Dlaczego persony są tak ważne dla komunikacji wewnętrznej?

Budowanie person tworzy lepszą komunikację bo daje Ci możliwość zrozumienia do kogo mówisz. A to przekłada się nie tylko na jakość komunikacji, ale też znaczące usprawnienie procesów wewnątrz organizacji.

Jeśli chcielibyście dowiedzieć się więcej na temat tworzenia person - zapraszamy Was do uczestnictwa w naszej Akademii Komunikacji Wewnętrznej, która teraz jest dostępna w formie szkolenia online.

Więcej informacji znajdziecie TUTAJ.