3 pomysły na wykorzystanie AI w komunikacji wewnętrznej 

Emocje wokół AI w komunikacji wewnętrznej już nieco opadły, co nie oznacza jednak, że temat nie jest nadal istotny. Część z nas na co dzień korzysta z Chata GPT i Copilota, które pomagają nam przygotowywać treści. Część także wykorzystuje narzędzia AI do opracowywania grafik, a niektórzy korzystają ze wsparcia AI do analizy komentarzy z ankiet. Gdzieniegdzie AI pomaga już w sortowaniu wyników wyszukiwania. Jednak czy dzięki tym działaniom pracownicy są lepiej doinformowani? 

Czy AI ma swoje miejsce w komunikacji wewnętrznej? Najnowsze badania State of the Sector pokazują, że:

- 33% komunikatorów eksperymentuje z AI

- 20% wykorzystuje AI do opracowywania contentu

- 40% w ogóle nie korzysta z generatywnej AI

Okazuje się, że mimo wsparcia AI, jako komunikatorzy nadal mierzymy się z tymi samymi problemami: natłok informacji, problemy z targetowaniem, czy też podstawowe wyzwanie – brak czasu i dostępu do informacji (szczególnie w grupie pracowników nie biurowych).  Jednocześnie branża CX, która odpowiada za nasze doświadczenia konsumenckie, dynamicznie się rozwija. AI w sprzedaży i doświadczeniu klienta to już nie jest tylko sugestia produktów czy usług na podstawie naszych wcześniejszych wyborów, to przewidywanie naszych potrzeb. 

I to właśnie ta pogłębiająca się przepaść pomiędzy doświadczeniami klienta (CX), a doświadczeniami pracownika (EX – Employee Experience) pogłębia niezadowolenie i brak zaangażowania w treści i wsparcie komunikacji wewnętrznej. Dlatego kluczowe jest, abyśmy szukali nowych możliwości i szans dla poprawy doświadczeń pracowników. Wykorzystanie AI będzie tutaj kluczowe. 

Jak wspierać się AI w komunikacji wewnętrznej?

Komunikacja wewnętrzna przechodzi różne etapy. Na początku zazwyczaj nieduża grupa odpowiada za komunikację (prezes, osoba od komunikacji). Z czasem zapraszane są inne osoby do systemu, co działa przez moment, ale za chwilę już pojawia się pokusa uspójnienia. Wchodzimy więc w fazę budowania formatek i trzymania pełnej kontroli nad treściami. Teraz jest wspaniale – wszystko brzmi dobrze i opatrzone jest atrakcyjnymi materiałami wizualnymi.  

Klientom wewnętrznym się podoba, więc proszą o więcej wsparcia. Na tym etapie jesteśmy już dość popularni w firmie. Cieszymy się, bo czujemy, że nasza rola rośnie. Zatrudniamy dodatkowe osoby i bardzo dbamy, żeby było pięknie. Organizacja jednak chce więcej już teraz, zaczyna dostrzegać naszą rolę strategiczną - stakeholderzy oczekują wsparcia w komunikacji strategicznej. Tutaj okazuje się zazwyczaj, że nie mamy czasu na bardziej strategiczne działania, bo ciągle robimy bardzo wysokiej jakości content.  W perspektywie mamy 3 opcje: 

1. Odpuszczamy nadzór nad jakością contentu – ale to będzie widoczne.
2. Zatrudniamy jeszcze więcej ludzi lub zlecamy więcej prac grafikom zewnętrznym – ale to kosztuje. 
3. Pracujemy po nocy i kończymy po kilku miesiącach z totalnym wypaleniem. 

I tu się zatrzymajmy, bo może jednak ten AI się do czegoś przyda? 

POMYSŁ 1 – Ułatw pracownikom pisanie artykułów z pomocą AI w komunikacji wewnętrznej 

Przygotuj dobrą podstawę, która pomoże pracownikom w samodzielnym przygotowywaniu wysokiej jakości treści z wykorzystaniem AI. Na początek to może być gotowy prompt dla czata GPT lub Copilota, który pomoże pracownikowi dobrze wystartować.  

Wiele osób często porzuca chęć napisania artykułu z obawy o to, jak zostaną ocenieni. Nie każdy ma łatwość pisania, dlatego nasze wsparcie - poprowadzenie pracownika przez proces przygotowania - będzie dla wielu bardzo pomocne. Na tym etapie przygotowywania promptów uwzględniajcie: 

• TYP CONTENTU, np. 

• • artykuły z jasnym podziałem np. wstęp, cele, główna wiadomość, call to action, kontekst, osoba odpowiedzialna 

• • oferta pracy w rekrutacji wewnętrznej z podziałem na sekcje: stanowisko, dział, wymagania, termin zgłaszania, itd.  

• • zapowiedź wydarzenia z podziałem na sekcje: tytuł, data, lokalizacja, osoba odpowiedzialna. 

• POZIOM FORMALNOŚCI, np.  

• • standardowy (do newsów) 

• • bardzo formalny (np. do komunikacji od zarządu, procedur, sytuacji kryzysowych) 

• • luźny (do zaproszeń do działań wolontariackich, wydarzeń dla pracowników) 

• TON WYPOWIEDZI, np.  

• • profesjonalny 
  • humorystyczny  

• • przyjazny 

• • bezpośredni  

• • wspierający  

• • doceniający 

• • zapraszający 

• WYTYCZNE WIZUALNE, uwzględniające:
  • kolorystykę firmową 

• • czcionki 

• • wymiary dla wybranych grafik 

Tego typu działania powinny Wam pomóc wzmocnić siłę i samodzielność pracowników w roli redaktorów i docelowo oddać część produkcji contentu w ręce właścicieli merytorycznych (czyli do źródła). 

POMYSŁ 2 – Recyklinguj treści z AI w komunikacji wewnętrznej 

Wykorzystaj AI do opracowania dodatkowych formatów komunikacji, na bazie już istniejących. W ten sposób będziesz w stanie lepiej recyklingować treści i zaoszczędzisz trochę czasu na podsumowaniach: 

• TRANSKRYPT Z NAGRANIA WIDEO,

• • wrzucony w treść artykułu intranetowego, sprawi, że ten materiał będzie lepiej wyszukiwany przez silniki wyszukiwarki ze słów kluczy, 

• • możesz wykorzystać AI do tego, aby na jego podstawie przygotować streszczenie, 

• • ułatwi dostęp do tych treści dla osób, które preferują formę pisemną od video, 

• • będzie kluczowy do opracowania podpisów pod filmami, które dzisiaj są już absolutnym standardem. 

• TREŚCI DO ODSŁUCHU – w dobie popularności podcastów, szkoda nie wykorzystać tego potencjału, który nam dają narzędzia AI, które transferują tekst na słuchowisko. Włączając taką funkcjonalność np. w naszym intranecie dajemy pracownikom szansę, na zapoznanie się z treściami np. w drodze do pracy. 

POMYSŁ 3 - Zrób porządki z AI w komunikacji wewnętrznej 

Wykorzystaj AI do porządków w intranecie! Ci, którzy dbają o aktualność i porządek w intranecie wiedzą, jakie to pracochłonne zajęcie. A czym więcej treści, tym większy potencjał do bałaganu. 

Narzędzia AI podpięte pod intranet mogą dla Ciebie zrobić przegląd pod kątem: 

• content, którego nikt dawno nie aktualizował (ani też nie czytał), 

• zduplikowanych treści,  

• najczęściej wyszukiwanych (i słabo dostępnych) treści, 

Powyższe pomysły to kolejny krok w wykorzystaniu AI. To co ważne, to pamiętanie o podstawach, czyli o starannym doborze narzędzi pod kątem bezpieczeństwa.  Powodzenia! 

Sprawdź artykuł o tym, jak wykorzystać ChatGPT w komunikacji wewnętrznej.