Onboarding komunikacyjny nowych członków zarządu – jak budować zaufanie w komunikacji wewnętrznej 

Zmiana w zarządzie spółki, a szczególnie spółki Skarbu Państwa, to zawsze moment wrażliwy. Pracownicy uważnie obserwują pierwsze kroki nowego prezesa lub członka zarządu: jak komunikuje się z zespołem, czy kontynuuje dotychczasowe praktyki, czy buduje dystans. Właśnie wtedy zespoły komunikacji wewnętrznej mają wyjątkową szansę, by pokazać swoją rolę – nie tylko techniczną, ale przede wszystkim strategiczną. 

Dlaczego onboarding komunikacyjny ma znaczenie? 

Onboarding nowych członków zarządu powinien być procesem całościowym i dobrze zaplanowanym. Nie chodzi wyłącznie o dokumenty czy procedury, ale o pomoc w zrozumieniu kultury organizacyjnej i relacji wewnętrznych. 

W spółkach oznacza to: 

• pokazanie, jakie relacje i praktyki komunikacyjne wypracował poprzednik, 

• zaproponowanie kontynuacji tych działań, które miały realną wartość dla pracowników, 

• wsparcie w dodaniu nowych elementów, które pasują do stylu i preferencji nowego prezesa lub członka zarządu (np. ktoś lepiej czuje się w spotkaniach na żywo niż w formatach wideo – i to też jest w porządku). 

Naszym zadaniem jako komunikatorów jest dbać o ciągłość przekazu, a jednocześnie pomóc liderowi odnaleźć autentyczny sposób komunikacji. 

Komunikatorzy muszą być proaktywni 

Najczęstszy błąd zespołów komunikacji to czekanie, aż nowy członek zarządu sam zgłosi się po wsparcie. To błąd podwójny: 

• po pierwsze, nowy prezes może nie znać standardów komunikacyjnych spółki, 

• po drugie, może nie być świadomy, jak strategiczne znaczenie ma komunikacja wewnętrzna. 

Dlatego komunikatorzy powinni od pierwszego dnia: 

• przygotować pakiet powitalny z mapą kanałów, kalendarzem i dotychczasową narracją, 

• zaproponować pierwsze aktywności komunikacyjne (np. spotkanie z kadrą, wiadomość do pracowników), 

• pokazać się jako partnerzy – nie czekający, ale wspierający. 

Cierpliwość, profesjonalizm, brak nostalgii 

Onboarding komunikacyjny to proces wymagający cierpliwości. Nowy członek zarządu może nie od razu docenić wagę komunikacji. Naszą rolą jest cierpliwie tłumaczyć, proponować, powtarzać – bez obrażania się i bez nostalgii za poprzednim zarządem. W spółkach, a szczególnie w spółkach Skarbu Państwa, rotacja jest naturalna. Dlatego naszym obowiązkiem jest wspierać każdego, kto obejmuje stanowisko – z tym samym profesjonalizmem i zaangażowaniem. 

Konkretne kroki dla zespołu komunikacji podczas onboardingu nowego lidera 

1. Zacznij od strategii i celów komunikacji – przedstaw aktualną strategię, statystyki i priorytety komunikacyjne, a następnie zapytaj prezesa, jak widzi rolę komunikacji i jakie ma wobec niej oczekiwania. 

2. Przygotuj podsumowanie dorobku poprzednika – pokaż konkrety: przykłady maili, wystąpień, cyklicznych spotkań czy formatów, które działały i były cenione przez pracowników. To buduje poczucie ciągłości i daje solidną bazę do dalszych działań. 

3. Pokaż profil pracownika – przedstaw podział na grupy, pokaż, o co pytają i jakie mają oczekiwania wobec komunikacji. Dzięki temu nowy lider zobaczy, do kogo i w jaki sposób powinien kierować swoje komunikaty. 

4. Zapytaj lidera o preferencje komunikacyjne – sprawdź, jakie formaty lubi, czego woli unikać i wspólnie zdecydujcie, które kanały i narzędzia będą dla niego najbardziej naturalne i autentyczne. 

5. Wesprzyj pierwsze wystąpienia – pomóż w przygotowaniu komunikatów i spotkań tak, aby wybrzmiał indywidualny styl lidera. Nie narzucaj gotowych schematów – komunikacja musi być wiarygodna. Cyklicznie rozmawiaj z liderem, sprawdzaj reakcje zespołu i koryguj podejście. 

6. Zaplanuj feedback i korektę – na bieżąco zbieraj opinie pracowników, oceniaj skuteczność i proponuj zmiany tam, gdzie to potrzebne, jednocześnie pozostając otwartym na pomysły i inicjatywy prezesa. 

7. Słuchaj, obserwuj i doradzaj – bądź uważnym partnerem, szukaj najlepszych rozwiązań i korzystaj ze swojej wiedzy eksperckiej, by wspierać lidera w budowaniu skutecznej komunikacji. 

Podsumowując, onboarding komunikacyjny nowych członków zarządu, także w spółkach Skarbu Państwa, to nie tylko proces organizacyjny, ale moment budowania zaufania i pokazania profesjonalizmu zespołu komunikacji. Proaktywne podejście, dbałość o ciągłość i umiejętne dopasowanie narzędzi do stylu nowego lidera sprawiają, że komunikacja staje się filarem stabilności i przewidywalności całej organizacji. 

To właśnie w tych pierwszych tygodniach decyduje się, czy zespół komunikacji zostanie dostrzeżony jako strategiczny partner zarządu. 

__________________________

Ada Borucka, iComms