„Nie mam czasu na spotkania z ludźmi” – dlaczego wymówka prezesów to mit. Czego korporacje mogą nauczyć się od MSZ? Emilia Mielus - podcast

Ile razy słyszałeś od liderów w swojej firmie, że chętnie porozmawialiby z pracownikami, ale „przytłacza ich bieżączka” i po prostu nie mają na to czasu? Zazwyczaj słyszymy, że w wielkich, pędzących organizacjach bezpośredni kontakt najwyższego szczebla z szeregowym pracownikiem jest niemożliwy do zrealizowania. W najnowszym odcinku podcastu iComms Emilia Mielus, która z komunikacją w Ministerstwie Spraw Zagranicznych (MSZ) związana jest od ponad 18 lat, całkowicie obala ten mit.

Opowiadając o komunikacji w resorcie, udowadnia, że nawet w środowisku pełnym ciągłych kryzysów, zmian geopolitycznych i natłoku pilnych zadań, da się zbudować skuteczną, bezpośrednią komunikację na linii szef-pracownik.

Kaskada komunikacji bez "dyrektorskiego filtra"

Wielu prezesów korporacji uważa, że od zbierania i przekazywania informacji mają dyrektorów. W MSZ postawiono na model, który regularnie skraca ten dystans. Z inicjatywy samego ministra Radosława Sikorskiego, wdrożono cykl bezpośrednich spotkań szefa MSZ z pracownikami poszczególnych biur i departamentów – nierzadko przy udziale nawet 50 osób zgromadzonych na jednej sali.

Na czym polega ich fenomen? Na tych spotkaniach głos mają pracownicy, a nie najwyższa kadra. Żelazną zasadą jest to, że dyrektor jedynie wita zgromadzonych i nakreśla ogólne ramy działań komórki, a następnie szybko oddaje głos wicedyrektorom, naczelnikom i poszczególnym referentom. To właśnie ci ludzie, wykonujący zadania u samych podstaw, wstają i osobiście opowiadają o swojej codziennej pracy, zmaganiach i wyzwaniach. Co kluczowe, spotkania te nie mają formy rozliczania, presji czy stresującego odpytywania ze zrealizowanych zadań. To przestrzeń, w której zespół może po ludzku opowiedzieć, co robi na co dzień, a przy okazji dać sobie wzajemnie dojść do głosu w bezpiecznej i przyjaznej atmosferze.

Trzy największe korzyści dla biznesu i morale

Zejście z "dyrektorskiej wieży" do pracowników to ogromna wartość dla całej organizacji. Emilia Mielus w rozmowie wymienia kilka kluczowych korzyści takiego podejścia:

• Szybka ścieżka decyzyjna: Zamiast pisać dziesiątki maili i przebijać się przez biurokratyczny mur, pracownicy omawiają swoje propozycje bezpośrednio z ministrem. Bardzo często spotkania te kończą się podjęciem szybkich decyzji i hasłem "no to w takim razie działajcie!", co drastycznie przyspiesza realizację zadań.
• Gigantyczny wzrost morale: Kontakt z głównym przełożonym buduje autentyczne zaangażowanie. Pracownik przestaje czuć się jak anonimowa "mrówka", która przez 10 lat kariery nigdy nie widziała swojego szefa na oczy. Świadomość, po co robi się powierzone zadania i jak wpływają one na cały resort, nadaje pracy dużo głębszy sens.
• Odkrywanie ukrytych talentów: Dla zarządzających to doskonały "audyt" wewnętrznych zasobów. Szefostwo uświadamia sobie, z jak ogromną wiedzą ma do czynienia na co dzień i może nagle odkryć, że kilka pięter niżej w biurze siedzi specjalista znający wyjątkowo rzadki język obcy.

Logistyka, która nie niszczy kalendarza

Jak MSZ to robi, nie posiadając wielkich budżetów na spotkania integracyjne? Odpowiedź brzmi: prosto i konsekwentnie. Cały proces został na początku zainicjowany jedną decyzyjną notatką, a wyznaczona do spraw komunikacji zarządczej osoba dba o planowanie. Spotkania organizowane są we własnych, wewnętrznych salach, na ogół raz w miesiącu. Jeśli w kalendarzu ministra wypada pilny wyjazd zagraniczny – spotkanie nie przepada, jest po prostu przesuwane na inną datę. Nie ma tu zbędnej filozofii, jest tylko regularność i chęć do rozmowy, a na sam koniec robione jest pamiątkowe zdjęcie, które przełamuje lody.

Sprawdź podcast

Liderze, nie masz już wymówek! Zobacz wywiad i zainspiruj się! W MSZ pracuje z pewnością ponad 2000 osób – zarówno w centrali, jak i na licznych placówkach zagranicznych. Jeżeli polityk i szef tak potężnej organizacji w niespokojnych czasach potrafi znaleźć regularny czas dla poszczególnych referatów, to znaczy, że może to zrobić każdy prezes dużej i średniej firmy. Trzeba tylko chcieć i otworzyć głowę.

A gdy kalendarz naprawdę pęka w szwach? Emilia Mielus podpowiada, że liderzy mogą komunikować się poprzez nagrania wideo z życzeniami, wykorzystując świetny sprzęt, który każdy ma dziś w kieszeni.

Jeśli chcesz zgłębić temat komunikacji liderskiej i posłuchać całości niezwykle wartościowej rozmowy z Emilią Mielus, koniecznie odwiedź kanał YouTube iComms: 👉 https://www.youtube.com/@icomms. Oglądaj, czerp z bezcennych doświadczeń profesjonalistów i dowiedz się, jak wejść na wyższy poziom budowania rezyliencji w Twoim zespole!