Nasza strona wykorzystuje pliki cookies zgodnie z Polityką Cookies. Korzystając ze strony, wyrażasz zgodę na używanie cookies, zgodnie z aktualnymi ustawieniami przeglądarki
Komunikacja wewnętrzna to nie tylko newslettery, update od zarządu, wpisy w firmowym intranecie i spotkania. To codzienny przepływ informacji, który decyduje o tym, czy zespół działa sprawnie. Dobra komunikacja pozwala unikać chaosu, podnosi zaangażowanie oraz przyspiesza decyzje. Kiepska z kolei potrafi wyhamować najlepsze projekty, pogłębić konflikty i zamienić pracę w orkę na ugorze. Co ciekawe, najczęściej nie zawodzi technologia, lecz coś znacznie prostszego. Złe nawyki, brak jasności i błędne założenia. Oto 7 najczęstszych grzechów, które firmy popełniają w komunikacji wewnętrznej i pomysły, jak im przeciwdziałać.
To absolutny klasyk. Ktoś zakłada, że "przecież było o tym w newsletterze”. Zespół myśli, że "chyba było coś, ale nie pamiętamy". Efekt? Zamieszanie, niedopowiedzenia i narastająca frustracja. Przy istotnych zagadnieniach to strzał z bliska w kolano i wcale nie gumowymi kulkami.
Jak tego uniknąć?
Zamień domysły na precyzję. Jeśli coś jest ważne, zapisz to i dodatkowo zakomunikuj na spotkaniu. Komunikuj się w kanałach, które są dostępne i przeszukiwalne. Pamiętaj też o tych pracownikach, którzy pracują w terenie i nie mają dostępu do firmowych narzędzi. Dla nich pomyśl o formie bardziej tradycyjnej, może ulotka lub plakat? A potem sprawdź, ile osób jest zaznajomionych z informacją i jeżeli odsetek nie jest wystarczający, działaj dalej, powtórz, albo poszukaj nowych sposobów.
Och jakże często do całej firmy wysłane są maile typu pociąg, w którym każdy może i ma swoje miejsce, ale nikt nie dostał miejscówek. Założenie, że każdy z pracowników przeczyta całość i znajdzie fragment dla siebie jest nierealne. Jeśli wiadomość nie jest adresowana personalnie lub nie zawiera kontekstu, znika w szumie informacyjnym. Dlaczego tak się dzieje? Bo ludzie nie przefiltrowują wiadomości przez pytanie „co autor miał na myśli?”, tylko przez „czy to dotyczy mojej pracy?”. Jeśli nie widzą jasnego powiązania z ich rolą, projektami czy celami to ignorują komunikat. I trudno im się dziwić.
Jak tego uniknąć?
Dostosuj język i format do odbiorcy. Komunikat dla działu IT nie powinien wyglądać tak samo jak ten dla marketingu. Osobisty ton, przywołanie konkretnej roli lub zadania to robi różnicę. Pamiętaj też o inkluzywności. Pamiętaj też, że długie ściany tekstu zniechęcają. Stosuj nagłówki, pogrubienia, listy punktowane. Jeśli coś ma być zapamiętane, niech będzie widoczne już po jednym rzucie oka.
Komunikacja w trybie instant może sprawiać wrażenie, że firma żyje, pulsuje i działa dynamicznie. Ale to tylko pozory. W rzeczywistości prowadzi do rozregulowania uwagi, przerywania pracy i narastającego zmęczenia. W skrajnych przypadkach nawet do komunikacyjnego wypalenia. Ludzie zaczynają ignorować wiadomości, odkładają odpisywanie, bo po prostu nie wyrabiają. W efekcie zespół jest nie tyle dobrze skomunikowany, co przeciążony sygnałami. A jeśli wszystko jest „pilne”, to wiadomo, że nic nie jest.
Jak tego uniknąć?
Wprowadź jasne zasady, co trafia jako komunikat do intranetu, co do maila, a co na spotkanie. W trybie szybkiej wymiany wiadomości łatwo o nieporozumienia. Krótkie, surowe komunikaty mogą brzmieć chłodno, nawet jeśli nie takie były intencje. Warto dodać dwa słowa więcej - kontekstu, tonu, uprzejmości. To naprawdę działa. Unikaj podkreślania, że wszystko jest PILNE. Uwierz mi na słowo, po tygodniu nikt już tego nie traktuje serio.
Komunikacja z megafonu to taka, kiedy mówi tylko jedna strona, a reszta ma słuchać i nie zadawać pytań. Brzmi jak relikt minionej epoki? Być może. Ale wciąż zaskakująco często można ją spotkać w firmach i to nie tylko w korporacyjnych modelach pracy. Najgorsze przykłady to te, gdzie firma szczyci się partnerskim podejściem do pracowników, a tak naprawdę partnerstwo znane jest pracownikom co najwyżej z opowieści. Takie podejście zabija poczucie wpływu, podcina zaangażowanie i sprawia, że nawet rozsądne decyzje budzą opór. nikt nie lubi być pomijany, nawet jeśli formalnie nie miałby nic do powiedzenia.
Jak tego uniknąć?
Daj ludziom przestrzeń na pytania i wątpliwości. Nie zakładaj, że jak coś powiesz raz, to będzie jasne i bezdyskusyjne. Zorganizuj krótką sesję Q&A, stwórz dedykowany kanał na pytania albo po prostu napisz: „Jeśli coś budzi wątpliwości, dajcie znać, chętnie to omówię”. Wbrew pozorom, otwartość na feedback nie osłabia pozycji lidera, wręcz przeciwnie.
Zespół kończy projekt, wrzuca efekt w przestrzeń, jest trochę szumu, początkowe poklepywanie po plecach, zapewnianie, że dalsze kroki zostaną podjęte i…cisza. Zero reakcji, zero komentarza. Brak regularnego feedbacku to też informacja i to niestety informacja bardzo demotywująca.
Jak tego uniknąć?
Zadbaj o rytuały podsumowań. Chwal konkretnie, ucz się na błędach, dawaj i proś o feedback regularnie. Przy ważnych projektach, w których ludzie widzą sens, trzeba ten entuzjazm pielęgnować. W dobrze działającej komunikacji nikt nie powinien czuć się niewidzialny ani lekceważony.
Trudna decyzja. Zwolnienia. Opóźniony projekt. Konflikt między zespołami. I co dalej? Nic. Zero komunikatu. Brak jasnego stanowiska. W takiej próżni rodzi się to, co firmy niszczy skuteczniej niż jakikolwiek błąd operacyjny - domysły, plotki i nieufność. Kiedy zespół nie dostaje informacji, sam sobie ją tworzy. A im większa niepewność, tym gorsze są narracje, które powstają. Nagle „opóźnienie wdrożenia” staje się „projekt nie wypalił i będą cięcia”, a „reorganizacja” brzmi jak „będzie rzeź”. Brak komunikacji w trudnym momencie to też komunikacja tylko z najgorszym możliwym przekazem. I choć nikt nie mówi tego przekazu wprost, zespół dokładnie go słyszy.
Jak tego uniknąć?
Powiedz to, co wiesz, nawet jeśli wiesz niewiele. Nie musisz mieć gotowego planu na każdą sytuację. Czasem wystarczy powiedzieć: „Nie mamy jeszcze wszystkich odpowiedzi, ale pracujemy nad tym. Oto, co wiemy na ten moment”. To nie osłabia pozycji lidera, wręcz przeciwnie - pokazuje autentyczność i szacunek. W komunikacji kryzysowej czas niestety działa przeciwko Tobie. Każdy dzień zwłoki to kolejne domysły i narastający stres. Lepiej powiedzieć coś szczerze wcześniej niż pozwolić, żeby nieformalny obieg informacji przejął kontrolę.
To najbardziej podstępny ze wszystkich grzechów. Polega na przekonaniu, że skoro mamy narzędzia, kalendarze pełne spotkań i wszyscy się ze wszystkim zapoznali, to nasza komunikacja działa jak należy. To założenie jest jak pozostawienie samochodu na biegu jałowym i założenie, że sam dojedzie do celu. Komunikacja wewnętrzna nie działa z automatu. Trzeba ją regularnie sprawdzać, poprawiać, zadawać pytania:
Dobra wiadomość jest taka, że w odróżnieniu od klasycznych grzechów, te powyższe można odpokutować bardzo szybko. Komunikacja firmowa to codzienna praktyka. I nie trzeba być świętym, żeby robić ją dobrze. Wystarczy intencja rozmowy, odrobina odwagi i chęć słuchania. Amen!
Magdalena Delkowska – copywriterka, blogerka i entuzjastka komunikacji wewnętrznej
Zapraszamy na DARMOWE sesje wymiany wiedzy i pomysłów dla praktyków komunikacji wewnętrznej!