Townhall

Town hall – 6 dobrych praktyk planowania i organizacji

Townhall to – najkrócej mówiąc – spotkanie kadry zarządzającej z pracownikami. Stanowi jedno z najbardziej popularnych narzędzi komunikacji wewnętrznej. By przyniósł zamierzony efekt, warto uwzględnić przy jego organizacji kilka podstawowych i łatwych do wcielenia w życie czynników.

Swego czasu town halle stanowiły podstawę skutecznej komunikacji między dużym gronem osób – wywodzą się z nieformalnych spotkań, jakie organizowali politycy z wyborcami. Ci ostatni mogli wówczas ich bliżej poznać, porozmawiać, zadać pytania, przedstawić swoje opinie i poglądy.

Tego typu zebrania cieszyły się na tyle dużą popularnością, że szybko stały się istotnym elementem życia firmy. I niestety – tutaj pojawił się problem. Zamiast interesującej rozmowy, można obecnie zaobserwować monolog jednego szefa, zamiast szczerej wymiany zdań, co najwyżej – suchy zestaw pytań i odpowiedzi. Poniżej kilka niezbędnych zasad , by town hall sprawdził się jako efektywny sposób komunikacji wewnętrznej.

1. TEMAT

Choć brzmi to banalnie, praktyka uczy, że tak nie jest. Przede wszystkim pamiętaj, by ustalić, czego w ogóle spotkanie ma dotyczyć. Brak wyraźnego sprecyzowania jego celów, punktów, niestety źle przełoży się na jego jakość. Istnieje ryzyko, że przemieni się w ogólne mówienie o wszystkim, a tak naprawdę – o niczym. Przykładowo, jeżeli Town hall organizowany jest w celu prezentacji wyników firmy, niech jego tytuł brzmi „Podsumowanie wyników firmy za 2. kwartał 2018 i bieżące cele biznesowe”.

Dobrze jest wcześniej zrobić mały research – zapytać pracowników, co ich interesuje, jakie mają oczekiwania, o czym chcieliby porozmawiać, co sądzą o poprzednich town hallach. Dobrą formą jest ankieta, newsletter, intranet lub rozmowa z pracownikami w działach na niższych szczeblach.

2. ZAPROSZENIE

Zapraszając ludzi na to wydarzenie, zwróć się do nich bezpośrednio.  Pracownicy na pewno poczują się docenieni, jeżeli zaproszenie będzie wysłane od przedstawiciela kadry zarządzającej, właściwego dla działu danego pracownika. Zadbaj również o to, aby zaproszenie zostało wysłane odpowiednio wcześniej, minimum 3 tygodnie, a następnie przypominaj pracownikom o spotkaniu kilka dni przed oraz w dniu spotkania.

Dobrą praktyką jest dodatkowe wysyłanie zaproszeń na town hall do kalendarza, dzięki czemu pracownicy mają już w swoich kalendarzach wstępnie zarezerwowany czas.

3. PLAN WYSTĄPIEŃ

To podstawa sprawnej organizacji. Do odbiorcy zawsze najlepiej trafia przemówienie krótkie i treściwe. Dlatego zastanów się, jak najlepiej podzielić wystąpienia? Ustal limit mówców (wystarczy naprawdę kilku, maksymalnie 3-4), każdemu wyznacz czas, którego nie powinien przekraczać. Pamiętaj, że to do osoby odpowiedzialnej za komunikację należy dbanie o trzymanie agendy spotkania.

Dobra komunikacja liderska wymaga inwestycji w budowanie kompetencji komunikacyjnych menadżerów. Zawsze więc upewnij się, aby prowadzący mieli podstawowe przygotowanie do wystąpień publicznych i poznali wcześniej prezentację. Zaproszenie prowadzących na pół godziny przed oficjalnym rozpoczęciem i szybka próba na pewno przyczynią się do uzyskania lepszego efektu końcowego w postaci dobrze poinformowanych i zmotywowanych pracowników.

4. DOCENIANIE

Przy okazji podsumowania wyników działań firmy czy prezentacji celów strategicznych, town hall może być także okazją do nagrodzenia najlepszych pracowników. Publiczne uznanie to na pewno czynnik wpływający na motywację do dalszej pracy.

Pamiętaj, aby przedstawiciele kadry zarządzającej, którzy wręczają wyróżnienia znali kontekst i mogli dodać kilka słów od siebie. Upewnij się także, że osoby wręczające poprawnie wypowiadają imię i nazwisko wyróżnionej osoby, tak aby nie zakłócić wyjątkowości tej chwili.

5. OPRAWA WIZUALNA

Nie oszukujmy się – prezentacje dla pracowników często bywają nudne. Jest na nich dużo tekstów, które są na dodatek czytane (!), co na pewno nie sprzyja zaangażowaniu publiczności. A przecież nie od dziś wiemy, że to obraz, nie tekst oddziałuje na nas najbardziej.

Podczas spotkań z pracownikami wykorzystaj zdjęcia, materiały video, wykresy, etc.  jako uzupełnienie wystąpień. Niech to będą dobrej jakości grafiki i materiały video, które pozwolą lepiej zapamiętać najważniejsze punkty.

6. A PO SPOTKANIU?

Po pierwsze, po zakończeniu części oficjalnej, warto zadbać o poczęstunek. Zawsze stanowi on dobrą okazję, by kontynuować rozmowy „w kuluarach”. Pozwoli też na nawiązanie bliższych relacji oraz przełamanie barier nieśmiałości, jakie pojawiają się podczas publicznej serii pytań i odpowiedzi.

Po drugie – po każdym town hallu należy zatroszczyć się o feedback. Zebrać od pracowników opinie na temat tego, czy spotkanie było dla nich ciekawe i skuteczne jako kanał komunikacji wewnętrznej. Może to być – tak jak w przypadku przygotowań, krótka ankieta (w postaci 3-4 pytań), wysłana kolejnego dnia po spotkaniu lub też nieformalne rozmowy, dzięki którym zbierzemy konkretne pomysły na dalsze ulepszenie kolejnych town halli.