Podkręć swoją komunikację! Jak pisać najlepsze komunikaty do pracowników?

Komunikacja wewnętrzna powinna być nieustannym dialogiem organizacji z pracownikami. Jednym z najważniejszych zadań dla osób odpowiedzialnych za komunikację wewnętrzną jest umiejętność przyciągania uwagi i tworzenia przekazów, które są interesujące dla odbiorców. Tak prowadzony dialog, w oparciu o interesujące dla pracowników i ważne dla firmy treści, to prawdziwy skarb dla organizacji. Jednak jest to ogromne wyzwanie, zwłaszcza dzisiaj, w czasach kiedy treści wewnętrzne konkurują z treściami w sieci, które są dynamiczne, opatrzone grafikami, interesujące dla oka.

Poniżej mamy dla Was serię porad, na bazie książki „Jak pisać, żeby chcieli czytać (i kupować)” Artura Jabłońskiego, konsultanta ds. e-marketingu. Poradnik ten, pisany pod kątem marketingu, idealnie wpisuje się również w komunikację wewnętrzną, bo właśnie zewnętrznymi newsletterami, reklamami, treściami konkurujemy  czas i uwagę naszych pracowników.

ODBIORCA

Wydaje się banalne, ale czy tak naprawdę wiemy kto nas czyta? Kim są pracownicy, na jakie treści czekają, co ich interesuje, jakie mają problemy? To niezwykle ważne zagadnienia, które często odpuszczamy sobie tworząc komunikaty. Tymczasem charakteryzacja grup docelowych i zbudowanie person to niezwykle istotne elementy.

Podczas naszych szkoleń iComms, budujemy persony dla naszych odbiorców, korzystając z narzędzi pierwotnie dedykowanych marketingowcom. Można również skorzystać z Archetypów osobowości, aby sprawdzić jaki mamy profil i potrzeby odbiorców.  Narzędzie dowolne, wiedza wynikająca z przygotowania profilu odbiorcy – niezbędna do tworzenia dobrych treści.

FORMA

Artur Jabłoński twierdzi, że forma komunikatu jest w dzisiejszych czasach ważniejsza od treści (co nie oznacza, że ta nie jest ważna). Wynika to z tego jak czytamy. Statystyczny odbiorca najpierw ogląda artykuł, plakat czy gazetę, a dopiero później zaczyna ją czytać. Czy Wy też tak macie?

Dlatego pisząc, powinniśmy pamiętać o elementach przyciągających uwagę takich jak:

pogrubienia,

  • wypunktowania

ramki

„cytaty”

akapity

strzałki ——–>

Zbyt długi tekst pisany ciągiem jest dla obiorcy męczący i zniechęca go do przebicia się przez ścianę tekstu.

Ważnym elementem są tutaj także ilustracje. Wiecie, że ludzki mózg przetwarza informacje zawarte na obrazkach aż 60 000 razy szybciej niż te w tekście? Mało tego – 90% informacji docierających do mózgu to także obrazy. Dlatego w komunikacji warto skupić się na elementach wizualnych. Świetnym rozwiązaniem są wszelkie infografiki, materiały video czy zdjęcia.

Jak Twój mózg procesuje informacje?

SKANOWANIE

W dzisiejszych czasach rzadko czytamy teksty. Raczej je skanujemy.

Przeciętnie – każdy z nas czyta około 20-28% tekstu.

Jeśli chodzi o strony internetowe –  skrolujemy je i wychwytujemy fragmenty, które przyciągają nasza uwagę. Co ciekawe – zazwyczaj oglądamy strony w internecie na wzór litery F – czyli przeglądamy górę od lewej do prawej, a następnie zjeżdżamy w dół i znowu przesuwamy się od lewej do prawej. Przeciętny odbiorca chce szybko znaleźć odpowiedzi na nurtujące go pytania, dla których w ogóle otworzył stronę. Całe teksty czytamy jedynie wtedy, gdy tekst nas naprawdę zainteresuje lub dla przyjemności (książki).

Dobre ułożenie tekstu na stronie zwiększa zatem szanse, że to co najważniejsze – zostanie przeczytane. Artur Jabłoński pisze wręcz o projektowaniu tekstów! Dobrą zasadą jest trzymanie się w zakresie 40 – 600 pxl szerokości tekstu, aby nie męczyć wzroku!

WYGLĄD SAMEGO TEKSTU

Sama czcionka tez ma znaczenie! Są takie czcionki, które czyta się przyjemnie, a są też takie, które męczą oko.

Powinniśmy wybierać czcionki bezszeryfowe – bez kreseczek i o odpowiedniej wielkości.

Musimy przy tym pamiętać, że teksty drukowane czyta się inaczej niż te na stronach www. Na stronach internetowych czcionka powinna mieć wielkość minimum 16 punktów, tak więc zmniejszanie czcionki, aby więcej się zmieściło na 1 stronie nie ma większego sensu.

Ważne są także odstępy między linijkami, akapity i odstępy między nimi – taki wygląd tekstu pozwala oczom odpoczywać, a co za tym idzie – czyta nam się je po prostu lepiej.

W komunikacji pisanej nie powinniśmy też nadużywać pogrubień, kursywy oraz wielkich liter. Długie fragmenty tekstu napisane w taki sposób czyta się zdecydowanie trudniej. Do tego tekst napisany wielkimi literami odbieramy podświadomie JAKO KRZYK, NIE SĄDZISZ?

PROSTY JĘZYK

Komunikacja napisana prostymi, krótkimi zdaniami czyta się łatwiej! Co znaczy krótkie zdanie? Według Artura Jabłońskiego to takie, które nie zawiera więcej niż 20 wyrazów. Do tego napisane stroną czynną, przy użyciu prostych, zrozumiałych słów.

Fajnym narzędziem, które może pomóc Wam w pisaniu prostych komunikatów jest JASNOPIS – aplikacja, która potrafi zmierzyć zrozumiałość tekstu, wskazać jego trudniejsze fragmenty i zaproponować poprawki. Wylicza także tzw. indeks mglistości, dzięki czemu możecie przekonać się jeszcze przed wysłaniem – na ile Wasz komunikat jest przejrzysty i zrozumiały dla wszystkich.

Dobre pisanie to umiejętność prostego pokazania toku myślenia  (Bill Wheeler)

JĘZYK KORZYŚCI

To bardzo ważny element komunikacji. Aby móc pisać takim językiem – musimy zrozumieć, co dla naszego odbiorcy jest korzyścią. Czego szuka, co jest dla niego problemem i jak my możemy pomóc mu ten problem rozwiązać. Może więc warto zamienić zdanie „Zgodnie ze strategią naszej firmy, planujemy wdrożenie nowego projektu usprawniającego komunikację” na „Abyśmy mogli szybciej podejmować ważne decyzje czy rozwiązywać bieżące problemy, potrzebujemy dobrego przepływu informacji w firmie. Stąd ruszamy z nowym projektem, którego zadaniem jest usprawnić komunikację pomiędzy działami”.

Pamiętajmy także o call to action (wezwanie do działania) czyli zwyczajnie mówmy naszym czytelnikom jakie działania mogą podjąć po przeczytaniu wiadomości np. potwierdź swoją obecność TERAZ, zapisz się TUTAJ, daj nam znać co sądzisz TUTAJ, czytaj WIĘCEJ…

Pamiętajmy, że komunikacja wewnętrzna nie różni się aż tak bardzo od komunikacji marketingowej organizacji. Tak w jednym, jak też w drugim przypadku – komunikujemy się z pewnym odbiorcą, staramy się zbudować z nim więź oraz zaangażowanie. Powyższe wskazówki z całą pewnością pomogą Wam tworzyć lepsze komunikaty, jednak zawsze musicie pamiętać o najważniejszym – zadaniem działu komunikacji jest dialog. A to oznacza, że musicie nie tylko uważnie mówić ….. ale także bardzo uważnie słuchać.