jak poprawić komunikację wewnętrzną

Zmiany w biznesie są pewne, zmieniają się ludzie, ich podejście do pracy, oczekiwania i kompetencje, zmienia się rynek, rozwija się technologia. Zmieniają się też cele dla komunikacji wewnętrznej, zależne od zachowania pracowników oraz ewoluujących  potrzeb biznesowych.  Tylko systematyczne badanie potrzeb i oczekiwań jest w stanie zapewnić utrzymanie właściwego przepływu informacji w organizacji.

8 etapów dobrego audytu komunikacji wewnętrznej:

1. Zdefiniuj cel

Cel audytu jest różny w zależności od bieżącej sytuacji firmy. W przypadku firm, które są w trakcie zmian organizacyjnych celem audytu będzie dostosowanie procesów komunikacyjnych do zmieniającej się organizacji. Organizacje, które właśnie się dynamicznie rozwijają za cel mogą sobie postawić zapewnienie spójności w zakresie kultury organizacyjnej. Jeszcze inaczej będzie wyglądał audyt, kiedy firma mierzy się z problemem niskiego zaangażowania pracowników.

2. Dobrze opisz grupy odbiorców

Zadaniem komunikacji jest dotarcie z właściwym komunikatem do właściwych grup, w efekcie czego pracownicy mają informacje niezbędne do wykonywania ich zadań. Bez zdefiniowania różnych grup, nie da się określić potrzeb pracowników. Grupy docelowe warto określać wykorzystując różnorodne kryteria, poza społeczno-demograficznymi warto również uwzględnić kryteria behawioralne, uwzględniające styl życia i poglądy danej grupy.

3. Przeprowadź spotkanie z Zarządem

Poznanie potrzeb, oczekiwań i co najważniejsze planów na przyszłość jest kluczowe do postawienia właściwych pytań w badaniu. Tylko takie pozwolą na uzyskanie wyników i rekomendacji realnych do wdrożenia przez firmę. Jeżeli np. plan rozwoju firmy zakłada zmianę kultury czy mocne zmiany organizacyjne, właściwe pytania będą mają na celu wypracowanie rozwiązań wspierających nadchodzące procesy zmian. Projektując pytania warto zastanowić się, czy nie rozbudzają one oczekiwań, które nie mają szansy na realizację.

4. Przeprowadź wewnętrzną akcję komunikacyjno-promocyjną

Aby audyt był reprezentatywny musi w nim wziąć udział określona liczba pracowników reprezentujących wszystkie działy/komórki organizacyjne. Stąd celem akcji komunikacyjnej powinno być właściwe nagłośnienie, przedstawienie założeń i celów audytu w efekcie czego pracownicy chętnie i szczerze odpowiedzą na postawione pytania.

5. Przeprowadź badanie z zachowaniem wszystkich zasad

Każdy z pracowników powinien mieć szansę wypowiedzenia się, stąd należy zadbać o odpowiednio długi czas trwania audytu, możliwość wypełnienia ankiety w różnych formach, w zależności od dostępnych dla danej grupy respondentów narzędzi i kanałów. Audyt, jak każdy proces badawczy, powinien zostać zdefiniowany w zakresie czasu, osób odpowiedzialnych za przeprowadzenie badania ale także standardów dotyczących anonimowości zapewniających ankietowanym komfort wypowiedzi.

6. Zbadaj dotarcie

Równolegle lub bezpośrednio po przeprowadzeniu badania należy zbadać efektywność dotarcia, którego celem jest sprawdzenie jakie wiadomości realnie docierają do poszczególnych grup odbiorców. Czasem zdarza się, że z racji różnych źródeł pochodzenia, poszczególni nadawcy nie są świadomi innej, podobnej lub w skrajnych przypadkach wykluczającej się komunikacji docierającej do tego samego odbiorcy. Stąd warto na okres ok. 2 tygodni utworzyć testową skrzynkę, na którą będą wysyłane wszystkie maile wewnętrzne. Takie działanie pozwoli realnie oszacować ilość wysyłanej komunikacji.

7. Przygotuj wnioski i rekomendacje

Wytyczne po audycie powinny być jasno powiązane z celami audytu, budżetem przeznaczonym na działania komunikacyjne oraz dostępnością zasobów i narzędzi w firmie. Stąd przygotowując rekomendacje należy je ściśle powiązać z daną organizacją, nie zaś budować plany, które nie mają szansy na realizację.

8. Regularnie badaj puls

Wdrożenie zmian po audycie nie ma większego sensu, jeżeli skuteczność nowych rozwiązań nie zostanie zweryfikowana. Stąd każda zmiana powinna być weryfikowana poprzez krótkie ankiety czy badania na grupach reprezentatywnych. Pozwoli to na optymalne dopasowanie wdrażanych rozwiązań do realnych potrzeb zarówno organizacji jak i pracowników.

Podsumowując, audyty mają ogromny potencjał dla poprawy komunikacji w firmie ale tylko jako element większego procesu. Komunikacja podlega ciągłym zmianom i wymaga elastyczności w zakresie wprowadzanych rozwiązań. Nie ma sensu wdrażać nowości nie badając równocześnie ich efektywności. Lepiej więc stale pytać i weryfikować, niż przy kolejnym audycie dowiedzieć się, że działania podejmowane przez ostatni rok czy dwa, nie przyniosły oczekiwanych rezultatów.

Celem okresowego audytu komunikacji jest analiza zachodzących zmian, weryfikacja oczekiwań oraz rekomendacja rozwiązań, dzięki którym komunikacja wewnętrzna będzie realnie wspierała firmę w osiąganiu założonych celów biznesowych.