Zasady dobrej komunikacji z pracownikami zdalnymi

Komunikacja z pracownikami zdalnymi to prawdziwe wyzwanie dla menadżerów. Zarządzanie taki zespołem wymaga zwiększonej dawki zaufania oraz mocnych kompetencji komunikacyjnych lidera, które pozwolą na utrzymanie właściwego przepływu informacji w zespole oraz ciągłego pobudzania zaangażowania jego członków.

Poniżej przedstawiamy listę najczęściej wykorzystywanych w komunikacji zdalnej kanałów z listą komunikatów, które są wymieniane. Wykorzystanie danego kanału do typu i celu komunikatu, pozwoli zminimalizować szumy komunikacyjne, będące główną przyczyną braku zaangażowania po stronie pracowników zdalnych.

E-mail

• Podsumowanie spotkań, rozmów.
• Opracowywanie prostych planów.
• Aktualizacja statusów i planów.
• Informacje o sukcesach, nagrodach, i przy tej okazji docenianie pracowników na forum.
• Komunikaty organizacyjne.
• Dokumenty, dane, prezentacje i wszelkie inne informacje, które później mogą być zapisywane, drukowane i wielokrotnie wykorzystywane przez pracownika kiedy tego

Rozmowa telefoniczna

• Powitanie się, wymienienie grzeczności i ustalenie priorytetów krótkoterminowych (raz na dzień, maksymalnie tydzień).
• Tematy wymagające szybkiego działania, z krótkimi terminami realizacji.
• Złe wiadomości, sytuacje kryzysowe.
• Tematy poufne, wrażliwe.
• Negatywny feedback.
• Odpowiedź na różnego rodzaju zarzuty.
• Sesje coachingowe.

Webcast

• Informacja o strategii i celach firmowych.
• Cykliczne podsumowane realizacji celów.
• Rozpoczęcie, zakończenie projektów ogólnofirmowych.

Komunikatory

• Potwierdzenie czy pracownik otrzymał informacje.
• Zwrócenie uwagi na kluczowe tematy, wiadomości, maile.
• Ustalanie spotkań, zmiana terminów, etc.
• Utrzymanie kontaktu w ciągu dnia, wymiana bieżących kwestii.
• Udzielanie szybkich wskazówek, wsparcie w realizacji bieżących tematów.

Spotkania bezpośrednie (1 na 1, zespołowe)

• Okresowa ocena pracy.
• Zmiany warunków zatrudnienia.
• Imprezy okolicznościowe (święta, etc).
• Rozwiązywanie konfliktów w zespole.
• Integracja zespołu.