Wspieranie komunikacji liderskiej

Istotą komunikacji wewnątrz organizacji jest bez wątpienia łączenie ludzi i integrowanie zespołów. Zadanie to, obok osób profesjonalnie zajmujących się IC (internal communication), spoczywa przede wszystkim na liderach, którzy wciąż w kontaktach zawodowych polegają w większości na intuicji. Nie dziwi więc wynik najnowszego raportu State of the Sector – jednym z najważniejszych priorytetów dla organizacji w 2024 roku jest poprawa komunikacji menadżerskiej. Według badania ponad 30% respondentów uważa usprawnianie kompetencji komunikacyjnych liderów (kaskadowanie informacji) za jeden z trzech głównych celów tego roku.

ZNAJDŹ ODPOWIEDNIĄ DROGĘ

Zacznijmy od oczywistości – każda osoba = inny styl komunikowania się. Wiąże się to bezpośrednio z procesem wychowania, uzyskaną edukacją, środowiskiem i wieloma innymi czynnikami. W znacznym stopniu ma tu również znaczenie region świata, z którego pochodzimy – na przykład w USA dzieci od najmłodszych lat uczą się wystąpień publicznych czy pracy przed kamerą, podczas gdy w Polsce zupełnie nie jest to powszechne (najczęściej mierzymy się z tym dopiero w pracy lub w czasie konkretnego wyzwania retorycznego i komunikacyjnego). Nie inaczej ma się to w przypadku kadry zarządzającej.

Jako osoby zajmujące się komunikacją wewnętrzną musimy więc pamiętać, że nie istnieje uniwersalny sposób dotarcia do wszystkich. Kluczem do sukcesu jest tutaj wysłuchanie odrębnego głosu każdego z liderów i dostosowanie sposobów szkolenia oraz wsparcia ich w budowaniu efektywnej komunikacji z pracownikami.

TRZY KROKI DO SPRAWNEJ KOMUNIKACJI

1. Diagnoza

Rozpocznij pracę nad ulepszaniem komunikacji menadżerskiej od rozpoznania problemów i potrzeb kadry zarządzającej. Oceń poziom aktualnej komunikacji lider-pracownik. Pomoże Ci to w ukierunkowaniu późniejszych działań oraz skupieniu się na konkretnych elementach, które mogłyby funkcjonować lepiej.

2. Sprawdź, co myślą pracownicy

Zapytaj pracowników, jak oceniają komunikację ze swoimi menadżerami. Sprawdź, jakie są ich oczekiwania – w jaki sposób oni chcieliby się porozumiewać, co ich naprawdę angażuje – wokół tego buduj działania komunikacyjne. To w końcu do nich kierowany jest przekaz liderów – ważne więc, by uczynić go jak najbardziej przystępnym i zrozumiałym.

GŁÓWNA ZASADA: komunikuj tak, jak ludzie chcą, żeby do nich komunikować!

3. Buduj kompetencje menadżerów

Po zaznajomieniu się z potrzebami kadry menadżerskiej i oczekiwaniami pracowników możesz zabrać się do właściwej pracy. Twoją rolą jako profesjonalnego komunikatora jest wsparcie oraz motywowanie liderów. To właśnie ty jesteś świadomy mechanizmów rządzących komunikacją, znasz również sposoby na jej usprawnienie. Wspieraj menadżerów skutecznie, pamiętaj jednak, że wypracowane przez lata przyzwyczajenia zmienia się powoli, a krytyka, wyrażona zbyt wcześnie lub zbyt dosadnie może spowodować wytworzenie dystansu i spowolnić rozwój kompetencji liderskich.

OD CZEGO ZACZĄĆ?

Prostym sposobem na przygotowanie menadżerów do komunikacji jest utworzenie mapy, z pomocą której sami weryfikować mogą planowany przekaz. Zawiera ona 9 podstawowych podpunktów:

JAKIE KOMPETENCJE ROZWIJAĆ?

Jak już zdążyliśmy ustalić, elementy budowania kompetencji kadry menadżerskiej powinny łączyć się z oczekiwaniami i konkretnymi potrzebami samych liderów, a także ich pracowników. Istnieje jednak wiele umiejętności, których szlifowanie może wpłynąć na rozwój komunikacyjny w szerszym stopniu. Nauka każdej z nich niezależnie od indywidualnego stylu sprawia, że czujemy się pewniejsi i bardziej swobodni w codziennych rozmowach, a także w komunikacji zawodowej.

Z tego powodu warto szkolić swoich liderów w zakresie takich umiejętności jak:

• pisanie tak, by być zrozumianym
• praca przed kamerą
• prowadzenie interesujących spotkań
• sprawdzanie feedbacku po spotkaniach
• kaskadowanie informacji

CZYM JEST KASKADOWANIE INFORMACJI?

Kaskadowanie informacji w kontekście wspierania komunikacji liderskiej to proces przekazywania kluczowych informacji, celów, wizji czy decyzji organizacyjnych z najwyższego poziomu zarządzania na niższe szczeble hierarchii organizacyjnej. Ma na celu zapewnienie, że wszyscy pracownicy rozumieją priorytety organizacji i wiedzą, w jaki sposób ich działania wpisują się w szerszy kontekst.

Kluczowe elementy kaskadowania informacji

1. Przejrzystość komunikacji – liderzy muszą formułować informacje w sposób jasny i zrozumiały, dostosowując język i szczegóły do odbiorców na każdym poziomie.
2. Dostosowanie przekazu – informacje są modyfikowane tak, aby były odpowiednie dla odbiorców na danym szczeblu, zachowując przy tym ich pierwotne znaczenie.
3. Dwustronna komunikacja – proces powinien uwzględniać możliwość zadawania pytań i zgłaszania uwag przez pracowników, co buduje zaangażowanie i wspiera wymianę informacji.
4. Spójność przekazu – niezależnie od poziomu, na którym informacje są przekazywane, powinny być one zgodne z głównym przesłaniem organizacji.
5. Regularność i powtarzalność – Powtarzanie kluczowych komunikatów zapewnia lepsze zrozumienie i utrwalenie wśród pracowników.

Przykład zastosowania

Jeśli organizacja wprowadza nową strategię, CEO może wypracować główne cele z kadrą menedżerską. Następnie menedżerowie przekażą te informacje swoim zespołom, tłumacząc, jakie konkretne działania każdy zespół powinien podjąć, aby przyczynić się do sukcesu organizacji.

Kaskadowanie informacji jest kluczowym narzędziem w rękach liderów, pozwalającym na skuteczne zarządzanie i budowanie kultury organizacyjnej opartej na otwartej komunikacji.

Podsumowując, wspieranie komunikacyjnych kompetencji liderskich jest jednym z kluczowych zadań dla pracowników komunikacji wewnętrznej. Kadra zarządzająca z naszą pomocą powinna wybadać potrzeby swoje, a przede wszystkim pracowników do których kierują przekaz tak, by był on jak najbardziej zrozumiały i wywoływał oczekiwany efekt.

Dzięki prostej i zrozumiałej komunikacji wewnętrznej dbamy o dobry nastrój naszych pracowników, a co za tym idzie usprawniamy działanie całej firmy!

Więcej o angażującej komunikacji liderskiej (ale i nie tylko) dowiesz się w Akademii Komunikacji Wewnętrznej. Sprawdź to:

https://icomms.pl/szkolenie-otwarte/akademia-komunikacji-wewnetrznej-online-w-formie-e-learningu/