Strategia komunikacji wewnętrznej w 3 krokach

Coraz więcej firm rozumie i docenia rolę komunikacji wewnętrznej w kształtowaniu kultury organizacyjnej i wspieraniu strategii biznesowej. Pandemia i trwający kryzys unaoczniły nam, że zaniedbania w tym obszarze mogą być bardzo kosztowne. Może już czas, aby podejść do opracowania strategii komunikacji wewnętrznej z większą pewnością siebie, niż dotychczas?

W tradycyjnym ujęciu strategia komunikacji opiera się na podsumowaniu tego, co zarząd i menedżerowie chcą przekazać i znalezieniu sposobu, aby to zrobić*. Od kilku lat takie podejście uznawane jest za nieefektywne, bo nie pozwala w pełni wykorzystać jej potencjału. W czasach kryzysu chodzi jednak przede wszystkim o przetrwanie i zminimalizowanie strat. Tylko najsilniejsi mogą myśleć o rozwoju i wzrostach. Dlatego opracowanie strategii komunikacji wewnętrznej powinno być elementem strategii biznesowej, a nie dodatkiem do realizowanych działań. Dlaczego jest to tak ważne?

Rekordowe zaangażowanie pracowników

Dyrektorzy HR, którzy w czasach pandemii odnotowali wzrost zaangażowania wśród pracowników, łączą ten fakt ze wzrostem obustronnej, przejrzystej komunikacji na linii zarząd-menedżerowie-pracownicy (wg badań Instytutu Gallupa). A przecież trudno nie łączyć zaangażowania pracowników z produktywnością, która z kolei przekłada się na wynik finansowy. Mimo tej jasnej korelacji, wyniki globalnych badań zaangażowania pracowników od lat nie wypadają imponująco. Wprawdzie ostatnie badania na amerykańskim rynku pracy wykazały najwyższy poziom zaangażowania pracowników od czasu rozpoczęcia pomiarów, ale nadal wynosi on zaledwie 38%. Jak skutecznie zaangażować pozostałe 62%?

! Organizacje, które mają zaangażowanych pracowników odnotowują większy wzrost od konkurentów średnio o 147% i wyższy dochód operacyjny o 32,7%.

Czy strategia jest na pewno potrzebna?

Mimo wzrostu zaangażowania i poprawy komunikacji w czasach pandemii, ta lekcja nadal jest do odrobienia. W badaniach Gallupa niewiele ponad połowa pracowników potwierdziła, że czuła się w pełni poinformowana na temat działań i planów swojej firmy w pandemii. Jeśli organizacje chcą się rozwijać podtrzymując, a nawet wzmacniając zaangażowanie, muszą opracować systemowe podejście do komunikacji wewnętrznej. Punktem wyjścia jest właśnie opracowanie strategii. Jej celem jest zapewnienie wszystkim pracownikom dostępu do informacji, które pozwolą im wykonywać swoją pracę w poczuciu bezpieczeństwa i komfortu. Z jakich elementów powinna się składać?

3 kroki do opracowania strategii komunikacji wewnętrznej

Pierwsze podejście do opracowania strategii komunikacji wewnętrznej ujawnia, jak bardzo złożoną i strategiczną rolę odgrywa komunikacja na tle całego środowiska biznesowego. Być może jest to w głównej mierze przyczyną tak dużej niechęci do jej tworzenia. Ale odnalezienie się w tym gąszczu zależności jest możliwe i nie tak trudne, jak wydaje się pierwszej chwili.

Plan w 3-ech etapach:

#1. Diagnoza – gdzie jesteśmy?

To jeden z trudniejszych, a jednocześnie najbardziej potrzebny etap tworzenia strategii komunikacji wewnętrznej. Przegląd tego, na jakim etapie jest organizacja, co już działa i w jakim zakresie, jakie ma zasoby ludzkie i budżetowe – pozwala zaoszczędzić czas i środki w przyszłości. Ten etap powinien rozpocząć się od stworzenia zespołu projektowego, uwzględniającego wszystkie grupy zawodowe.

! Warto przejrzeć wszelkie dostępne dokumenty, badania, ankiety, prześledzić ścieżki obustronnego przepływu informacji w organizacji.

#2. Badanie potrzeb

Punktem wyjścia badania potrzeb w zakresie komunikacji wewnętrznej jest namierzenie i szczegółowe opisanie interesariuszy oraz grup odbiorców komunikacji wewnętrznej. Warto odpowiedzieć sobie na pytania: ilu jest pracowników, w jakich lokalizacjach, jaki typ pracy wykonują, jaki rodzaj komunikacji preferują i w końcu, jakie mają potrzeby. Warto skorzystać z różnorodnych źródeł, w tym z ankiet i pogłębionych wywiadów z pracownikami.

! Nie musisz przeprowadzać badań na wielką skalę. Badanie pulsu organizacji (pulse-check) to szybkie, krótkie ankiety lub wywiady z pracownikami, przeprowadzane w celu zbadania konkretnej sprawy, opinii pracowników lub zespołów. Coraz częściej wypierają one tradycyjne badania zaangażowania, bo wymagają mniej nakładów pracy i pozwalają zbadać sytuację „tu i teraz”.

#3. Cele – gdzie chcemy dojść

Bill Quirke, który jest międzynarodowym autorytetem w dziedzinie komunikacji wewnętrznej i zarządzania zmianą, uważa, że strategia komunikacyjna musi być powiązana z celem strategicznym biznesu*. Trudno się z nim nie zgodzić. Dlatego nie można ustalać celów komunikacji wewnętrznej, bez uwzględniania potrzeb biznesu. Kluczowe będzie tu także określenie mierników sukcesu (KPI), stopnia i zakresu zaangażowanie osób z poszczególnych poziomów biznesu oraz opracowanie matrycy kanałów komunikacji.

! Matryca kanałów komunikacji to lista wszystkich narzędzi i sposobów komunikacji w organizacji. Należą do nich maile, formalne i nieformalne spotkania offline i online, platformy online, social media, wydarzenia, plakaty, gazety wewnętrzne itd.

Zarządzanie w czasach kryzysu wymaga przywództwa, które zapewni stabilność, poczucie bezpieczeństwa i wyznaczy jasny kierunek działań. Trudno oczekiwać od pracowników zaangażowania, jeśli czują się wykluczeni bądź niedoinformowani. Trudno oczekiwać od nich także produktywności, jeśli czują, że ich głos nie ma siły przebicia. Poświęcając czas i zasoby na stworzenie strategii komunikacji wewnętrznej, mamy pewność, że dołożyliśmy wszelkich starań, aby każda grupa była usłyszana.

Pobierz formatkę i przygotuj strategię samodzielnie

Wiemy, że przygotowanie strategii komunikacji wewnętrznej to wymagający proces, dlatego mamy dla Ciebie template, który ułatwi Tobie to zadanie.

Kliknij tutaj i pobierz template.

A jeśli chcesz poczuć się jeszcze pewniej w temacie strategii komunikacji wewnętrznej, dołącz do Akademii Komunikacji Wewnętrznej, gdzie znajdziesz jeszcze więcej praktycznej i eksperckiej wiedzy na ten temat.

*Bill Quirke, Komunikacja wewnętrzna krok po kroku, Oficyna, Warszawa 2012