Raport State of the Sector 2022/2023 - jak się ma komunikacja wewnętrzna na świecie?

Pierwszy kwartał roku od kilkunastu lat wiąże się niezmiennie z wydaniem nowego raportu State of the Sector. Za każdym razem raport ten staje się nieocenionym źródłem informacji o stanie komunikacji wewnętrznej na świecie i benchmarkiem dla pracy wielu zespołów IC w różnych organizacjach. W tym roku w badaniu wzięło udział około 2000 respondentów, reprezentujących około 30 branż.

PRIORYTETY

Rozpocznijmy od tematów najbardziej ogólnych, kluczowych jednak dla wyznaczania toru działania każdej organizacji. Wśród priorytetów w 2023 roku na pierwszym miejscu uplasowało się angażowanie ludzi wokół celu, strategii (51% głosów). Drugim w kolejności okazał się rozwój lub odświeżanie strategii komunikacji wewnętrznej - jego znaczenie w 2023 roku wzrosło w stosunku do roku poprzedniego (35% respondentów uznało go za kluczowy, podczas gdy w 2022 uzyskał on 26%). Niezmiennie jednym z najważniejszych priorytetów pozostaje poprawa komunikacji menadżerskiej.

WYZWANIA

Najważniejszym wyzwaniem w 2023 roku według ⅓ respondentów jest brak czasu i zasobów w zespołach, 30% uznało również za istotne mały poziom zaangażowania pracowników oraz dekoncentrację. Nie dziwi również fakt, że w pierwszej trójce wyzwań na 2023 znalazł się brak budżetu (jego znaczenie wzrosło aż o 13% w stosunku do zeszłego roku!). Dla 22% uczestników badania wyzwaniem pozostaje także niedopasowanie wewnętrznej technologii i kanałów do celu oraz brak analizy i pomiaru danych.

RÓŻNORODNOŚĆ, RÓWNOŚĆ I INTEGRACJA

Światowym trendem w komunikacji wewnętrznej staje się budowanie świadomości na temat różnorodności, równości i integracji. Najczęściej wybieranymi sposobami popularyzacji tego tematu w zeszłym roku były:

• dni świadomości i wydarzenia (54% organizacji)
• employee resource group albo mistrzowie (48% organizacji)
• szkolenia (45% organizacji

KULTURA ORGANIZACJI A KOMUNIKACJA WEWNĘTRZNA

Znaczenie głosu zespołów komunikacji wewnętrznej w organizacjach wzrasta. Według raportu prawie połowa respondentów (45%) uważa, że często ma wybór „co i jak ma być komunikowane”. Około 50% osób czasami ma możliwość wykorzystywać nowe taktyki i podejścia, a także wprowadzać więcej osobowości do komunikacji i wykorzystywać kreatywność i humor.

Większość uczestników badania wykorzystuje w swojej codziennej pracy takie elementy komunikacji wewnętrznej jak ton głosu, marka wewnętrzna i storytelling.

KOMUNIKACJA WEWNĘTRZNA I MENADŻEROWIE

Nieco ponad ⅓ respondentów nadal postrzega menedżerów wyłącznie jako „kanał kaskadowy”, przekazujący komunikaty, które organizacja uznaje za niezbędne.

Warto jednak pielęgnować współpracę z menadżerami na innych polach, tak by komunikacja w firmie była spójna i wspierająca dla pracowników. Ponad połowa uczestników badania twierdzi menadżerowie w ich organizacjach są dobrze wyposażeni, aby osiągać takie cele jak:

• wspieranie well-beingu i zdrowia psychicznego pracowników-58%
• łączenie pracowników z celem organizacji - 56%
• tworzenie integrującego miejsca pracy - 53%

SŁUCHANIE PRACOWNIKÓW

Jednym z ważniejszych wyzwań dla komunikacji wewnętrznej pozostaje brak analizy i pomiaru danych. Kanały komunikacji mnożą się, często jednak pozostają niewykorzystane. Cieszy jednak fakt, że jedynie 4% spośród wszystkich respondentów nie wykorzystało żadnego z kanałów aby wysłuchać opinii swoich pracowników. Najczęściej wykorzystywanymi kanałami zaś były:

• Badanie zaangażowania - 69%
• Email - 55%
• Informacje zwrotne od kierowników - 51%

KOMUNIKACJA WEWNĘTRZNA I WYDARZENIA ZEWNĘTRZNE

2022 okazał się rokiem wielu zmian i wyzwań - niewątpliwie najpoważniejszym wydarzeniem było rozpoczęcie wojny w Ukrainie. Jak odbiło się to na globalnej komunikacji wewnętrznej w organizacjach?

U większości respondentów podejście do tematów reagowania na wydarzenia zewnętrzne nie zmieniło się - 35% osób odpowiedziało, że ich polityką korporacyjną jest nie komentowanie wiadomości zewnętrznych, nie stali się też przy tym bardziej responsywni.

W ¼ organizacji responsywność wzrosła.

KOMUNIKACJA WEWNĘTRZNA I ZRÓWNOWAŻONY ROZWÓJ

Temat ESG (Environmental, Social and Corporate Governance) w większości pozostaje na uboczu. 35% uczestników badania odpowiedziało, że w ogóle nie komunikują tematów związanych ze zrównoważonym rozwojem. Jeśli jednak komunikacja ta ma miejsce, najczęściej jej celem staje się jedynie informowanie pracowników o zobowiązaniach i działaniach ESG.

ZADOWOLENIE Z KANAŁÓW

Zdecydowana większość organizacji jest zadowolona lub bardzo zadowolona z różnorodności kanałów, które używają. Największe zadowolenie zauważamy wśród małych firm, mniejsze zaś w średnich organizacjach. Uznano w nich że powinno się przekazać więcej budżetu na rozwój technologii.

Niezależnie od wielkości organizacji 46% respondentów uznało, że w ich firmach zbyt mało inwestuje się w technologię.

WARTOŚĆ KANAŁÓW

Zapytani o zdolności kanałów do wykonywania różnych czynności, uczestnicy badania docenili przede wszystkim: docieranie do pracowników (niezależnie od tego gdzie są) oraz tworzenie więzów międzyludzkich.

PERSONALIZACJA KOMUNIKACJI WEWNĘTRZNEJ

W temacie dopasowywania KW do indywidualności wciąż pozostajemy nieco ograniczeni. w większości personalizacja obejmuje jedynie zwracanie się do pracowników do imieniu i wysyłanie komunikatów dopasowanych do etapu życia konkretnego pracownika (onboarding, awans czy emerytura)

BUDŻET

Znaczna część respondentów zapytana o budżet przeznaczony w ich organizacjach na komunikację wewnętrzna odpowiedziała, że nie jest on bezpośrednio wyznaczony. Poniżej możemy zauważyć jak ukształtował się budżet w różnych krajach (nie brano tu pod uwagę platform tj. Intranet i wynagrodzeń pracowników.

POMIARY

Jak już wcześniej zdążyliśmy zauważyć większość organizacji zdaje sobie sprawę z potrzeby pomiarów i analizy danych. Najczęściej mierzone niezmiennie pozostają zasięg komunikacji i poziom zrozumienia komunikatów przez pracowników. Dane najczęściej wykorzystuje się, żeby dostarczyć dowodów wartości danego działania lub zobrazować zwrot inwestycji liderom. Dzięki pomiarom zespoły często dostosowują swoje komunikaty w kampaniach, biorąc pod uwagę skuteczność - podobnie udoskonala się również kanały komunikacji.

KANAŁY

W tym roku twórcy raportu ze względu na ciągłe zacieranie granic między kanałami drukowanymi i cyfrowymi postanowili podzielić kanały komunikacji na 3 grupy w oparciu o to co umożliwiają pracodawcom. Przyjrzyjmy się im poniżej:

1. Kanały rozgłoszeniowe - służą do udostępniania informacji korporacyjnych

2. Kanały współpracy i interpersonalne - zachęcają do pracy zespołowej i kontaktów interpersonalnych

3. Kanały samoobsługowe - pomagają pracownikom znaleźć potrzebne informacje

W 2023 roku komunikacja wewnętrzna stoi przed wieloma wyzwaniami, jednocześnie m.in. dzięki rozwojowi technologii zwiększa się skala jej możliwości. Jako praktycy IC łączymy ludzi, doceniamy ich wartość i komunikujemy i wskazujemy drogi rozwoju dla jednostek i całych organizacji. Znaczenie naszej roli w ekosystemie organizacji wzrasta, więc bierzmy się do pracy!

Całość raportu znajdziesz tutaj:

https://www.ajg.com/employeeexperience/state-of-the-sector-2023/

Jeśli chcesz porównać wyniki raportu, zajrzyj do naszego zeszłorocznego omówienia:

https://icomms.pl/komunikacja-wewnetrzna-na-swiecie/.