Komunikacja, komunikacja w kryzysie, powrót do pracy, praca zdalna
Maj 19, 2020 4 min czytania

Plan powrotu do pracy po COVID-19 - co powinieneś rozważyć?

Na całym świecie trwa odmrażanie gospodarki i firmy, które zawiesiły działalność lub zmieniły model pracy na całkowicie zdalny - powoli wracają do „normalności”.

Jednak ta normalność nie jest już taka sama jak sytuacja, którą znamy sprzed wirusa. Wszędzie panują obostrzenia a ludzie w podświadomości mają ukryty lęk przed powrotem COVID-19.

To w dużej mierze od nas - specjalistów komunikacji wewnętrznej oraz od menadżerów zależy - jak będzie wyglądało przywrócenie życia biurowego.

Wiecie, że pomimo obostrzeń narzuconych przez rządy - tylko 10% ankietowanej kadry kierowniczej przeprowadziło długoterminowe planowanie powrotu do pracy swojej firmy?

Nie jest to dobra informacja, bo teraz szczególnie potrzeba w organizacjach planu, który zapewnia bezpieczeństwo, odpowiednie zarządzanie zasobami i odbudowuje morale. Mamy dla Was dzisiaj 6 wskazówek, które podczas tworzenia takiego planu powinniście wziąć pod uwagę!

Zarządzaj liczbami …… pracowników!

Wielu pracowników powracających do wspólnego biura może stanowić ogromne ryzyko dla rozprzestrzeniania się i zarażania wirusami. Dlatego zarządzanie liczbą pracowników będzie miało kluczowe znaczenie dla ochrony zdrowia i komfortu w miejscu pracy. Im więcej ludzi pracuje w Waszej organizacji - tym większe jest ryzyko dlatego zaplanujcie stopniowy powrót do biura. Dobrym rozwiązaniem jest ustanowienie takiego procesu, w którym grupy pracowników pracują z biura rotacyjnie - co kilka dni. Można to zaplanować według lini funkcjonalnych - tak, abyście zapewnili obecność osób decyzyjnych z różnych działów, ale trzeba tu pamietać o wsparciu dystansu społecznego, który ciągle powinniśmy zachowywać.

W tej operacji istotną rolę odgrywa komunikowanie pracownikom zmian i zapewnienie im odpowiednich narzędzi pracy. Ludzie powinni otrzymywać wszelkie niezbędne informacje w czasie rzeczywistym i na wszelkich dostępnych urządzeniach - np. za pomocą alertów czy komunikatorów!

Utrzymaj pracę zdalną!

Pomimo tego, że firmy dostały pozwolenie władz na powrót do biura - otwarcie drzwi dla wszystkich od razu jest naprawdę złym pomysłem. Rozsądek wskazuje, że powinniśmy zachować jakieś formy pracy zdalnej przez conajmniej kilka miesięcy. Firmy takie jak Facebook czy Google już ogłosiły, że ich pracownicy będą mogli pracować zdalnie do końca 2020 roku, a przyczyny tej decyzji są nie tylko praktyczne, ale też uzasadnione finansowo.

Jeśli Wasza organizacja nie może pozwolić sobie na całkowitą pracę zdalną - zerknijcie na punkt pierwszy i ustalcie rotacyjne zmiany. To zapewni obecność w biurze a jednocześnie pozwoli na zachowanie bezpieczeństwa.

Musicie tu oczywiście pamiętać o efektywnej platformie komunikacyjnej do łączenia się z pracownikami zdalnymi. Większość firm została już zmuszona do zainteresowania się rozwiązaniami ułatwiającymi pracę z domu. Także teraz - po zakończeniu pandemii - będą one nabierały szczególnego znaczenia dla procesów komunikacyjnych.

Przemyśl konfigurację miejsc pracy

Ponowne otwarcie firm nie usunie całkowicie wszystkich ograniczeń nałożonych podczas COVID-19. Organizacje nadal będą musiały przestrzegać przepisów dotyczących dystansu społecznego, spotkań pracowników i praktyk higienicznych. Jest wielce prawdopodobne, że środowiska robocze w wielu miejscach pracy nie są dostosowane do tych nowych ograniczeń.

Firmy będą zatem musiały być proaktywne w rekonfiguracji przestrzeni biurowych. Wymóg 1,5 metra odstępu między pracownikami wpływa na indywidualne ustawienia miejsc siedzących i wspólne przestrzenie, takie jak kafeterie. Dla wielu organizacji oznacza to kompletne przemodelowanie biura. Mamy już jednak przykłady dobrych praktyk: firma z branży nieruchomości Cushman & Wakefield przetestowała ostatnio nowe biuro „Six-Feet Office” z przezroczystymi osłonami dzielącymi biurka i znacznikami podłogowymi rodem z IKEA, które kierują ruchem pieszym.

Odbuduj morale!

Powrót do biura to nie tylko aspekt logistyczny! Musimy pamiętać o aspekcie ludzkim - pracownikach, dla których po tygodniach izolacji w domu - praca w biurze może być niepokojąca. W międzyczasie w ich życiu wiele mogło się zmienić, a do tego musimy pamiętać o tym, że niektóre firmy - szczególnie dotknięte kryzysem - będą musiały zwolnić pracowników, więc dochodzi strach przed utratą pracy i dochodu.

Musimy pamiętać, że organizacje, które odnoszą sukcesy - rozwijają się w dużej mierze dzięki zmotywowanym pracownikom. To dlatego prawdziwi liderzy zainwestują teraz w odbudowę atmosfery i poczucia przynależności do organizacji. To ważne, by z jednej strony porozmawiać z ludźmi o wszelkich obawach i rozczarowaniach, a z drugiej  - ogłaszać wszelkie zmiany z ogromną wrażliwością.

Teraz szczególnie należy dbać o kulturę organizacyjną, promowanie osiągnięć i zachęcanie do współpracy. Ważne jest także, by dział komunikacji potrafił przedstawiać przyszłość w pozytywnych barwach. A kiedy już nadejdzie właściwy czas i przepisy na to pozwolą - dobrze będzie zorganizować dla pracowników jakieś wyjście lub wyjazd integracyjny.

Zbadaj potrzeby w zakresie infrastruktury

W przypadku większości firm mogą teraz wystąpić braki w infrastrukturze - szczególnie technologicznej. Ponieważ będziemy pracować nieco inaczej niż dotychczas - warto skupić się w szczególności na skutecznych platformach umożliwiających komunikację, łączność i współpracę. Każdy dział powinien dokonać przeglądu swoich działań i zidentyfikować wszelkie obszary, w których występują braki, a które mogą wpłynąć na obniżenie wydajności. Komunikacja w zespołach i między nimi nabiera teraz naprawdę wyjątkowego znaczenia.

Inwestycje w IT są obecnie przyspieszane na całym świecie, aby wspierać tysiące pracowników pracujących w domu. Ankieta przeprowadzona wśród dyrektorów IT i kadry kierowniczej wyższego szczebla technicznego wykazała, że ​​wydatki na platformy komunikacyjne i narzędzie umożliwiające pracę zdalną stanowią teraz ponad 30% rocznego budżetu na IT dla wielu organizacji.

Zapewnij regularną komunikację!

Sytuacja związana z  COVID-19 zmusiła organizacje do zintensyfikowania komunikacji. Wielu menadżerów komunikowało się ze swoimi pracownikami częściej w ciągu ostatnich kilku miesięcy niż zwykle w normalnych warunkach. Wartość komunikacji wewnętrznej podczas tego kryzysu została doceniona także przez kierowników średniego i niższego szczebla.

Powrót do biura nie powinien zakłócić postępów, poczynionych w zakresie komunikacji i pracy zdalnej przez ostatnie tygodnie. Zmiana otoczenia łatwo powoduje zakłócenie ostrości, ale utrzymywanie dialogu z pracownikami pomaga temu zaradzić.

Utrzymywanie regularnej częstotliwości komunikacji zapewnia również bezpieczeństwo ludziom, którzy naturalnie będą mieli pytania dotyczące przyszłości firmy. Należy teraz szczególnie zadbać o to, by pojawiały się dwukierunkowe kanały komunikacji, takie jak ankiety pracownicze, które pozwolą uchwycić nastroje dotyczące tego, jak się czują pracownicy i czego potrzebują.

Zmiany w pracy wymuszone przez COVID-19 przyniosły niektórym firmom pewne korzyści. Wielu z nas odkryło ściślejszą współpracę w ramach zespołów i między nimi, bardziej wydajne procesy i wzmocnienie pozytywnych praktyk zdrowotnych. Inteligentne firmy będą teraz starały się wykorzystać zdobyte doświadczenia w tym, jak poprowadzą działalność i komunikację w przyszłości.

Pozostałe wpisy