Bezpośrednie narzędzia komunikacji wewnętrznej - do czego je wykorzystywać? - cz.2

Nie media społecznościowe, nie e-maile i nie aplikacje, lecz bezpośrednie kontakty wciąż pozostają najskuteczniejszą metodą prowadzenia komunikacji wewnętrznej. Zapraszamy na  kolejny zestaw propozycji aktywności wewnętrznych face - to  face , które można wykorzystać w firmie.

FORA OTWARTE

To cykliczne sesje na zasadzie pytań i odpowiedzi, na które zapraszani są wszyscy pracownicy oraz przedstawiciele kadry zarządzającej. Aby przebiegały poprawnie, należy zawczasu określić miejsce spotkania, prowadzącego, kto wśród zaproszonych gości będzie odpowiadał na pytania pracowników, a także zadbać o drobne kwestie techniczne, takie jak np. przenośne mikrofony czy wyznaczenie kontrolera czasu. Dzięki temu wydarzenie będzie przebiegało bez niepotrzebnych zakłóceń.

Dobrze też jest także poprosić wcześniej pracowników o przygotowanie pytań i wysłanie ich mailem albo przez Intranet. Będzie to szansa na zadanie pytania przez osoby, które nie mogą wziąć udziału w spotkaniu, a dodatkowo pozwoli uniknąć niezręcznej ciszy na Sali. Sami prowadzący zaś przekonają się, że warto takie eventy organizować, gdyż budzą wyraźne zainteresowanie zespołu.

DYSKUSJE PANELOWE

Jest to forma debaty, rozmowy między kilkoma zaproszonymi gośćmi, także z aktywnym udziałem publiczności.
Na początek powinniśmy przede wszystkim określić:

• cel,
• temat spotkania.
• dobrać gości - specjalistów z firmy albo spoza niej,
• prowadzącego,
• ustalić termin (czy np. ma to być wydarzenie zorganizowane raz dla pracowników, czy też ma stanowić część, sekcję, większej imprezy).

Nie zapominajmy także o z pozoru drugorzędnych kwestiach – wybierzmy takie miejsce, w którym wszyscy dyskutanci będą dobrze widoczni. Również w tym wypadku pamiętajmy o zorganizowaniu mikrofonów, zwłaszcza jeśli sala jest dość duża. Starajmy się, by spotkanie miało „luźny” charakter, tak, by dobrze czuli się w nim zarówno rozmówcy, jak i osoby na widowni.

IMPREZY UZNANIOWE

Jeden z najpopularniejszych rodzajów eventu wewnętrznego. Odpowiednio przygotowany i przeprowadzony może naprawdę zbudować trwałą więź w zespole. Pracownikowi pozwala wzmocnić poczucie własnej wartości, firmie zaś – pochwalić się aktualnymi osiągnięciami

Tutaj ważne jest wcześniejsze ustalenie szczegółów spotkania, zwłaszcza tych związanych z kryteriami przyznawania nagród  – w jaki sposób, i za jakie osiągnięcia (np. nowy kontrakt, podwyższenie zysków)  przyznajemy nagrodę, co ją stanowi, jak ją wręczamy. Taką uroczystością może być np. duża gala dla pracowników, ale też cotygodniowe lub comiesięczne spotkanie.

By podkreślić doniosłość osiągnięcia, i o nim nie zapominać, warto nagłośnić osiągnięcie pracownika, m.in. w intranecie, czy poruszyć jego temat raz jeszcze na innym spotkaniu, np. w charakterze motywacji do dalszego działania.

AKCJE WOLONTARIACKIE

To kolejny przykład spotkań firmowych, które bardzo silnie wspierają budowanie dobrych relacji w firmie. Jak w pozostałych przypadkach – mogą przebiegać zarówno cyklicznie, jak i jednorazowo. Mogą też mieć charakter inicjatywy oddolnej lub zostać zaaranżowane przez kadrę zarządzającą.

Tutaj warto więc pomyśleć o ich odpowiedniej formie, elastycznej w stosunku do prowadzonej działalności i dostępności pracowników. Najprostsze pomysły to np. wspólne oddanie krwi, zbiórka produktów w ramach akcji świątecznych itp. Trochę więcej organizacji wymagają już działania typu przygotowanie przedstawienia dla osób będących w szpitalu, wspólne odmalowywanie przestrzeni publicznych, sadzenie drzew, etc. Aktywności wolontariackie zawsze przypominają, że życie to nie tylko praca, budując jednocześnie „ciepły” wizerunek firmy, z którą pracownicy się utożsamiają.

ROADSHOWY

Roadshowy, czyli spotkania zarządu z pracownikami, gdzie to zarząd odwiedza kolejno wybrane lokalizacje firmy. Zapewniają one pracownikom możliwość rozmowy z kadrą kierowniczą – zadania pytań czy złapania cennego kontaktu face-to-face, który na co dzień jest dla nich niedostępny.

Oś tej inicjatywy leży po stronie szefów, dlatego też całe przedsięwzięcie powinno być przez nich przemyślane i starannie zorganizowane. Warto poukładać zawczasu całą trasę oraz szczegółowy plan spotkań, który uwzględniałby wszelkie panele, sesje, rozmowy, poczęstunki itp.

Spotkania mogą, a nawet powinny, być wspierane przez prezentacje audio-wizualne. Można też pomyśleć o druku specjalnych materiałów, np. z planem przebiegu takiego eventu i przy okazji myślą przewodnią, która zostanie z pracownikiem na dłużej.

UPDATE'Y LIDERÓW

Najczęściej występują w postaci udzielania comiesięcznych informacji dotyczących bieżących osiągnięć, aktualnych wyzwań i projektów firmy.

Mogą mieć formę spotkań bezpośrednich, ale także mogą to być maile, tabele podające wskaźniki biznesowe, krótkie listy podsumowujące czy zdobywające coraz większą popularność video-blogi.

Tutaj należy pamiętać o zbieraniu feedbacku od uczestników/odbiorców tego typu komunikatów - w tym miejscu liczy się ich zdanie, opinie, pomysły. Dobrze jest więc zorganizować np. ankietę lub utworzyć miejsce, w którym każdy będzie mógł się wypowiedzieć.

Po każdym spotkaniu warto wysłać krótką ankietę zawierającą 2-3 pytania.

PRZYKŁADOWE PYTANIA DO ANKIETY SPRAWDZAJĄCEJ EFEKTYWNOŚĆ SPOTKANIA

1. OGÓLNA OCENA SPOTKANIA

Przykładowe pytanie:
Spotkanie spełniło moje oczekiwania (skala 1-5)

2. OCENA ZAWARTOŚCI SPOTKANIA/PREZENTACJI

Przykładowe pytania:
Sposób prezentowania był przyjazny dla odbiorców (język, postawa prowadzącego, etc.)
Podsumowanie wyników finansowych pomogło mi zrozumieć sytuację rynkową naszej firmy.
Wiem, jakie są cele biznesowe firmy na najbliższe 6 miesięcy.
…

(skala: zdecydowanie nie zgadzam się, nie zgadzam się, nie mam zdania, zgadzam się, zdecydowanie zgadzam się)

3. DODATKOWE INFORMACJE

Przykładowy tekst pytania:
Jeżeli masz dodatkowe uwagi, które pomogą nam ulepszyć nasze kolejne spotkania, koniecznie się nimi z nami podziel!