Model 8P, czyli jak się przygotować do sesji facylitacyjnej?

Model 8P czyli jak się przygotować do sesji facylitacyjnej?

Jednym z pierwszych zadań facylitatora jest organizacja takich warunków do pracy, aby wspólna sesja grupy przyniosła jak najlepsze efekty. Pomysły i wiedzę wnosi grupa, która podczas spotkania maluje swojego rodzaju obraz. Facylitator daje do tego obrazu ramę, która musi być idealnie dobrana, by wszystko do siebie pasowało. Jeśli prowadzący sesję źle się przygotuje - często w jej trakcie nie będzie już miał możliwości, by poprawić niedociągnięcia. Dlatego właśnie przygotowanie jest tutaj bardzo istotne.

Na co zwrócić szczególną uwagę przygotowując sesję facylitacji? Pokażemy Wam dzisiaj kompleksowy model ułatwiający przygotowanie, stworzony przez Jeffa Brackena. Nosi on nazwę 8P i zawiera listę zagadnień, którymi należy się zająć przed spotkaniem facylitacyjnym.

MODEL 8P

• Perspective (perspektywa/kontekst), czyli zrozumienie sposobu działania organizacji klienta i szerszego kontekstu dla sesji facylitacyjnej.  W tym punkcie warto zadać sobie pytania: co wytwarza organizacja? Kim są jej klienci? Kim są jej dostawcy, konkurencja? Jak można opisać pracowników? Jaka jest struktura organizacji? Jaki styl przewodzenia?
• Purpose (cele) to wyjaśnienie potrzeb i oczekiwań klienta. Jakie rezultaty osiąga aktualnie? Jakie chciałby osiągać w najlepszym przypadku? W jaki sposób projekt, w ramach którego odbywa się spotkanie, wspiera osiąganie pożądanych rezultatów? Co powinno się zdarzyć podczas spotkania, by doprowadzić do tych rezultatów? Jaka powinna być atmosfera spotkania? Jaki chcemy nadać mu ton?
• People (ludzie) - zebranie informacji o uczestnikach i wszystkich zainteresowanych. Kim są? Jakie panują między nimi relacje? Co może być wrażliwym punktem? Czego można się spodziewać?
• Product (mierzalny rezultat) czyli zdefiniowanie konkretnego efektu pracy, dostosowanego do wymagań klienta. Wskazówki do tego obszaru opisane są powyżej. Przydatne pytania na tym etapie: Jakie są najważniejsze efekty tego spotkania? Jakie informacje powinny być wypracowane? Jak ma wyglądać dokumentacja spotkania? Kto będzie korzystał z materiałów ze spotkania?
• Place (przestrzeń) — urządzanie detali i logistyki fizycznej przestrzeni spotkania. Wiele pytań w tym zakresie jest oczywistych. Jak ta przestrzeń działa na prowadzącego? Czy dodaje energii czy ją zabiera? Jakie są mocne strony tego miejsca? Jakie zmiany można wprowadzić? Jak można twórczo wykorzystać przestrzeń, by wzmocnić efekty pracy grupy?
• Proces –zaprojektowanie przebiegu sesji, materiałów i sposobów ewaluacji, dopasowanych do kontekstu, uczestników, celów, wymiernych rezultatów i przestrzeni
• Practice (przećwiczenie) —przećwiczenie zaplanowanego przebiegu i materiałów.
• Personal preparation (osobiste przygotowanie) — przygotowanie mentalne, emocjonalne i fizyczne do poprowadzenia spotkania. Warto tutaj zadać sobie pytania:  jak się czujesz w/z kulturą organizacji klienta? Co sądzisz o jej wartościach? Co myślisz o uczestnikach? Jaki kontakt chcesz z nimi zbudować?

J. Bracken uważa, ze większość problemów przy prowadzeniu sesji facylitacyjnej wynika z braku przygotowania. Jego model 8P ma ochronić facylitatorów przed tym ryzykiem. Model nie jest oczywiście receptą na udane spotkanie - chociażby dlatego, że nawet najlepsze przygotowanie nie zastąpi wiedzy i umiejętności, koniecznych w pracy z grupą.  Dostarcza jednak dobrych podpowiedzi, a proponowane przykłady pytań są gotowe do zastosowania.

Więcej na temat modelu 8P możecie przeczytać w książce "Eight Ps of Effective Facilitation Planning and Preparation" autorstwa Jeffa Brackena.