Komunikacja wewnętrzna na świecie - Raport State of the Sector 2021/2022

Jakiś czas temu pojawił się najnowszy raport State of the Sector 2021/2022. Raport ten od kilkunastu lat niezmiennie jest doskonałym punktem odniesienia dla pracowników komunikacji wewnętrznej – dzięki niemu poznajemy globalne trendy i wyzwania, stojące przed osobami które odpowiadają za komunikację między pracownikami w różnych organizacjach.

W tym roku w badaniu wzięło udział około 1300 respondentów z całego świata – w większości z Ameryki Północnej oraz Europy, w porównaniu do ostatnich lat widocznie wzrósł także udział Australii, Oceanii i Azji Wschodniej.

PRIORYTETY I WYZWANIA ORGANIZACJI

Rozpocznijmy od nakreślenia priorytetów organizacji oraz wyzwań, z którymi mierzyć się będą firmy w 2022 roku. Pozwoli to nam na skupienie się na konkretnych elementach komunikacji, które wspierać mają dane przestrzenie działania firm. Głównymi priorytetami są:

• zaangażowanie ludzi wokół strategii, celów i wartości (53% respondentów uznało to za priorytet nr 1)
• dostosowanie strategii kanału komunikacji do pracy hybrydowej (39%)
• poprawa komunikacji menadżerskiej (31%). W tym roku najmniej znaczącym priorytetem dla firm jest rozwój osobisty – jedynie 10 % uczestników badania wyróżniło go spośród innych.

Najbardziej kluczowe wyzwania dla organizacji to według respondentów:

• słabnące zaangażowanie pracowników (37%),
• brak zdolności/zasobów ludzkich w zespole (z wynikiem 32% - plasuje się o wiele wyżej niż w poprzednich latach)
• brak pomiarów i analiz (27%)

Co istotne, wyzwania takie jak brak biurka i dostępu do sieci oraz przede wszystkim brak zaangażowania pracowników w podejmowanie decyzji przestają być tak znaczące, jak w poprzednich latach. Wskazuje to przede wszystkim na dobrą zmianę i wprowadzenie narzędzi pozwalających na efektywną pracę hybrydową.

WAŻNE SPOŁECZNE TEMATY

W dzisiejszej komunikacji coraz ważniejsze stają się tematy społeczne. To jasne – pracownicy chcą znać stanowisko organizacji w kwestiach dla nich istotnych, związanych chociażby z ochroną środowiska czy ładem korporacyjnym (ESG – environmental, social, governance). W znacznym stopniu liczy się dla nich także różnorodność i inkluzywność (D&I – diversity and inclusion) – zarówno w komunikacji bezpośredniej, jak i w budowaniu ogólnego obrazu firmy.

Raport State of the Sector wskazuje na wyraźną tendencję – wiarygodna narracja wokół takich tematów jest domeną raczej większych firm, zatrudniających powyżej 10 000 pracowników. W większości odpowiedzi dotyczące zaangażowania firm w ważne tematy były pozytywne (ponad 50% osób twierdzi, że ich firmy podejmują skuteczne działania na rzecz ESG oraz D&I), ale to właśnie w przypadku większych organizacji odsetek respondentów zachęconych narracją firm był większy (68%).

ROLA KOMUNIKACJI WEWNĘTRZNEJ

Twórcy raportu State of the Sector zadają ważne pytanie – jaką rolę w funkcjonowaniu firmy odgrywają osoby zajmujące się komunikacją wewnętrzną? Czy są w ogóle ważne?

• Aż 84% respondentów twierdzi, że komunikatorzy aktywnie współtworzą korporacyjną narrację w zakresie wellbeing’u, wizji, strategii oraz wartości firm
• 81% uważa, że kształtują tone of voice organizacji
• 63% zapewnia coaching kierownikom i pomaga odnaleźć im własny styl

Mimo pozytywnych wyników większości ankiety w tym zakresie, jeden z nich jest niepokojący. Aż 37% respondentów nie angażuje się jakkolwiek w styl komunikacji kadry kierowniczej – jest to dużym zaskoczeniem i niemałym rozczarowaniem, kiedy uświadomimy sobie, jak ważna i efektywna była współpraca osób zajmujących się komunikacją wewnętrzną i liderów w szczycie pandemii.

KOMUNIKACJA WEWNĘTRZNA W SŁUŻBIE DOBRA ORGANIZACJI

Z roku na rok kompetencje osób zajmujących się komunikacją wewnętrzną rozszerzają się. Już dziś nie stanowi ona jedynie narzędzia przekazywania wizji i strategii organizacji. Ponad 82% respondentów badania zgodziło się, że komunikacja wewnętrzna jest kluczowym czynnikiem wpływającym na doświadczenia pracowników.

Dobro każdej organizacji wspierane jest więc przez komunikację wewnętrzną, dzięki której morale pracowników zwiększa się, współpraca staje się efektywniejsza, prowadząc do polepszenia produktywności i innowacji.

CZY BADAĆ SKUTECZNOŚĆ KOMUNIKACJI?

Jak zdążyliśmy ustalić, jednym z największych wyzwań dla organizacji w tym roku jest prowadzenie pomiarów i analityki – innymi słowy – sprawdzenie, czy to co komunikujemy w ogóle trafia do naszych pracowników.

System i sposoby pomiarów niestety wciąż nie działają tak, jak powinny. Część firmy gromadzi tylko szczątki opinii lub nie wykorzystuje ich do usprawniania funkcjonowania organizacji. Tylko 47% respondentów badania twierdzi, że firmy, w których pracują maja solidny proces gromadzenia spostrzeżeń i feedbacku pracowników.

Większość wysiłków osób zajmujących się komunikacją wewnętrzną koncentruje się wciąż na pomiarze czy dana wiadomość dociera do grupy docelowych odbiorców (mierzy to 71% osób). Coraz częściej bada się również poziom zrozumienia komunikatów przez pracowników (mierzone przez 72% respondentów).

Badanie zrozumienia to jedno z podstawowych, ale i najbardziej przydatnych pomiarów efektywności komunikacji wewnętrznej. W końcu chodzi nam właśnie o to, by rozumiano to, co mamy na myśli! To, jak istotny jest akurat ten konkretny pomiar udowadnia raport. Według respondentów:

• 63% pracowników dobrze rozumie cel i wizję organizacji
• 47% pracowników dobrze rozumie strategię biznesową firmy
• 41% pracowników dobrze rozumie, jak przyczynia się do realizacji celu i strategii

Jeśli naszej organizacji zależy na budowaniu wspólnoty oraz spójnego wizerunku na zewnątrz zrozumienie podstaw jej działania przez pracowników jest wyjątkowo istotne. Zwiększajmy więc poziom świadomości, jednocześnie wciąż mając go na oku!

*Według badania organizacje o wyższym poziomie przyciągania talentów koncentrują się na feedbacku i zrozumieniu pracowników.

PRACA HYBRYDOWA I ZMIANY W KOMUNIKACJI

Priorytetem na rok 2022 dla wielu organizacji staje się dostosowanie kanałów komunikacji do specyfiki pracy hybrydowej. Aktualnie w 80% przypadków kanały komunikacji docierają do ludzi, bez względu na to gdzie się znajdują. Warto jednak zauważyć, że jedynie 56% respondentów uważa, że dzięki nim pracownicy czują się zachęceni do podzielenia swoją opinią. 45% twierdzi zaś, że kanały komunikacji nie wspierają innowacji.

W trakcie pandemii wiele firm zweryfikowało sposoby i możliwości swojego działania. Praca hybrydowa otworzyła organizacje na wiele nowych możliwości, ale postawiła także wiele wyzwań dotychczasowym strukturom, a szczególnie kanałom komunikacji. Jak zareagowały firmy na realia nowego układu?

• 34% organizacji jest w trakcie przeglądu strategii i zaangażowania
• 19% przeprowadziło dogłębny dogłębny przegląd strategii i zaangażowania
• 20% nie wprowadziło żadnych zmian
• 12% respondentów twierdzi, że dokonanie przeglądu nie jest priorytetem, mimo że jest on potrzebny
• 10% organizacji obserwuje rozwój sytuacji i adaptuje się do zmian

Wyniki raportu jasno mówią o tym, że większość organizacji ma świadomość konieczności aktualizacji kanałów swojej komunikacji. Cieszy fakt, że duża część z nich wprowadza zmiany w życie i dostosowuje się do dynamicznie zmieniającej się sytuacji.

CO DZIAŁA?

Skupmy się teraz na moment na przeglądzie najbardziej skutecznych kanałków komunikacji wewnętrznej.

• Wciąż za najbardziej efektywne uznaje się kanały face-to-face. Procentowo najczęściej organizowane są spotkania zespołów, prowadzone przez menadżerów oraz konferencje (wirtualne lub na żywo)
  .
• Co oczywiste, ostatnimi czasy, szczególnie poprzez pracę hybrydową częściej używamy kanałów cyfrowym. Największą popularnością cieszą się wciąż e-maile, na drugim miejscu uplasował się w tym roku Intranet.
  
• Jeśli chodzi o fizyczne metody komunikacji wciąż wykorzystywane są plakaty, banery czy znaki cyfrowe. Ich skuteczność ogólnie jest dosyć mała. Rośnie wraz z wielkością organizacji, z jaką mamy do czynienia.
  
• W kategorii contentu najczęściej stosowane jest wideo. Dość wyraźnie spada udział czasopism pracowniczych w komunikacji wewnętrznej, w porównaniu do poziomu sprzed pandemii (35%-49% w latach 2017-2019)
  

Podsumowując, komunikacja wewnętrzna od kilku lat coraz bardziej zyskuje za znaczeniu. Osoby zajmujące się nią, mają wpływ na wiele obszarów działania firmy – od budowania świadomości o jej strategii, po kreowanie pozytywnego doświadczenia pracowników i zaangażowanie w tematy dla nich ważne. Stajemy się zaufanymi doradcami menadżerów Zwiększa się odpowiedzialność, ale i szansa na wprowadzanie zmian, z której musimy nauczyć się korzystać. To właśnie dzięki nam firma ma okazję się rozwinąć – bo to my łączymy ludzi i wizję!

Całość raportu State of the Sector 2021/2022 znajdziesz tutaj:
https://www.ajg.com/employeeexperience/state-of-the-sector-2022/