Komunikacja w cieniu upałów. Jak komunikacja wewnętrzna może wpływać na wydajność i zdrowie naszych zespołów?

Lato w pełni. My, komunikatorzy wewnętrzni, doskonale wiemy, co to oznacza: skrzynki mailowe zdają się działać wolniej, zaangażowanie na Intranecie spada, a w firmowych kuluarach głównym tematem staje się to, jak bardzo jest gorąco. Ile razy w upalny dzień sami złapaliśmy się na tym, że przeczytanie prostego komunikatu, np. od HR, zajmuje nam dwa razy więcej czasu niż zwykle? 

To nie jest lenistwo nasze czy naszych pracowników. To czysta fizjologia. Dziś mamy dla Was twarde dane i kilka lekcji od firm z południa Europy o tym, jak robić komunikację w ekstremalnych temperaturach. 

Serdecznie zapraszamy na Konkurs Internal Communications Excellence Awards!

Twarde dane: jak słońce topi produktywność 

Organizm człowieka to świetna maszyna, ale ma swoje granice. Badania opublikowane w czasopiśmie „Frontiers in Environmental Science” wskazują, że optymalna temperatura dla naszej produktywności to około 24,9°C. Gdy ten próg zostaje przekroczony, wydajność zaczyna drastycznie spadać, tworząc na wykresach kształt odwróconej litery U. Co dokładnie się dzieje, gdy jest za gorąco? 

• Paradoks klimatyzacji
  Nawet jeśli dumnie komunikujemy, że nasze biura i fabryki są klimatyzowane, wydajność i tak spada o 0,83% na każdy stopień wzrostu temperatury na zewnątrz budynku, co jest efektem pogorszonej regeneracji i zaburzeń snu po godzinach pracy.  

• Odwodnienie to cichy zabójca efektywności
  Utrata płynów na poziomie zaledwie 1% masy ciała redukuje produktywność o 12%, a gdy ubytek sięga 4% – nasz czas reakcji wydłuża się aż o 23%. 

• Ludzie potrafią się zaadaptować (ale potrzebują czasu)
  Choć średnia optymalna temperatura wynosi 24,9°C, nie jest to wartość uniwersalna. Ze wspomnianych badań wiemy, że np. w cieplejszych, wschodnich regionach Chin pracownicy osiągają szczyt wydajności przy 26,25°C, podczas gdy w chłodniejszych rejonach zachodnich – już przy 20°C. Ludzki organizm uczy się radzić sobie ze stresem cieplnym, ale to proces. Nasza komunikacja ostrzegawcza jest absolutnie kluczowa podczas pierwszych fal upałów w roku, zanim organizmy pracowników zdążą się zaaklimatyzować. 

Czego uczy nas Południe i jak to wdrożyć w działania komunikacji wewnętrznej? 

Włosi czy Hiszpanie od lat wiedzą, że z naturą się nie wygra. Zamiast zmuszać ludzi do najwyższych obrotów w południe, stawiają na elastyczność. Co możemy wdrożyć na polskim gruncie? 

1. Promowanie rozłożenia trudniejszych zadań na rano i popołudnie: poinformujmy menadżerów o tym, jak upał działa na ludzi. Eksperci ds. bezpieczeństwa zalecają, aby unikać najcięższej pracy w najgorętszej porze dnia, czyli między 11:00 a 15:00. Najważniejsze spotkania, strategiczne decyzje i burze mózgów powinny odbywać się rano. 
2. Przesunięcie komunikacji na rano: jako komunikacja, wysyłajmy najważniejsze newslettery i komunikaty wczesnym rankiem, kiedy umysły naszych odbiorców są najświeższe. 
3. Bezpieczeństwo w upały podczas porannych odpraw jako standard: wspierajmy brygadzistów czy menadżerów liniowych w przygotowaniu komunikacji dotyczącej upałów podczas codziennych porannych odpraw. To idealny czas i miejsce na przypomnienie o piciu wody, miejscach, gdzie jest dostępna, ale także objawach stresu cieplnego czy procedurach awaryjnych. 
4. Aspekt zdrowia w komunikacji o innowacjach technologicznych: wyniki badań dowodzą, że wysoki poziom innowacji technologicznych w firmie wręcz spłaszcza krzywą spadku wydajności podczas ekstremalnych temperatur. Nowoczesny sprzęt i zaawansowane maszyny łagodzą skutki pogodowe. Więc kiedy nasza firma inwestuje w nowe technologie, komunikujmy to naszym pracownikom nie tylko jako „kolejną innowację”, ale jako narzędzie ułatwiające ich codzienną pracę i chroniące zespół właśnie przed kaprysami klimatu (o ile to oczywiście prawda).   

A co z pracownikami fizycznymi? Oni są na pierwszej linii frontu 

Praca umysłowa w klimatyzowanym biurze to jedno, ale prawdziwe wyzwanie dotyczy pracowników fizycznych, zwłaszcza na otwartej przestrzeni. W sektorze budowlanym stres cieplny może doprowadzić do strat produktywności rzędu 29% do 41,3%. 

O czym powinniśmy przypominać w komunikacji do menadżerów zarządzających pracownikami wykonującymi prace fizyczne? 

• Woda na wyciągnięcie ręki: przepisy nakazują zapewnienie zimnych napojów, gdy temperatura przekroczy 25°C na zewnątrz i 28°C w pomieszczeniach. Ponadto, zgodnie z ogólnymi przepisami bhp, punkty z wodą zdatną do picia nie mogą być oddalone od stanowiska pracy o więcej niż 75 metrów. Podczas ciężkiej pracy fizycznej w gorącym mikroklimacie woda musi być wzbogacona o sole mineralne i witaminy. 

• Środki ochrony indywidualnej: informujmy o dostępnych opcjach i rozwiązaniach. Pracownik stacjonarny na płycie lotniska nie wejdzie do cienia, dlatego powinniśmy promować wyposażanie zespołów np. w kamizelki chłodzące lub pracę rotacyjną, aby dać czas na częstsze i krótsze przerwy w zacienionych miejscach.  

• Prawo do odmowy pracy: to dla nas zawsze trudny temat, bo raportujemy w kierunku zarządu, ale musimy pamiętać, że to właśnie transparentność w takich sytuacjach buduje długofalowe zaufanie. Warto więc jasno komunikować pracownikom (np. w naszych poradnikach w Intranecie), że na mocy art. 210 Kodeksu pracy mają prawo powstrzymać się od pracy, powiadamiając przełożonego, jeśli warunki (np. brak wody) stwarzają bezpośrednie zagrożenie dla zdrowia lub życia. 

Jeszcze słowo o mrozach i paradoksie rękawic 

Wspomniana wcześniej krzywa wydajności przypominająca odwróconą literę U oznacza, że drastyczne spadki notujemy również w ekstremalnym zimnie, które obniża wrażliwość dotykową i podnosi wskaźnik wypadków. W temperaturze 11°C sprawność manualna dłoni wyraźnie spada. W branżach pracujących na zewnątrz lub w chłodniach często pojawia się tzw. paradoks rękawic ochronnych – pracownicy zdejmują je, bo wierzą, że ułatwi im to pracę. W rzeczywistości jednak to błyskawicznie przyspiesza wychłodzenie i utratę zręczności.  

Jaki z tego wniosek dla nas? 

Naszą rolą jako komunikatorów jest budowanie mostu między empatią a efektywnością biznesową. Zainicjujmy w naszych firmach akcję edukacyjną. W upały przypomnijmy o piciu wody, zachęćmy do przenoszenia spotkań na poranki, a zimą o noszeniu ubrań ochronnych typu rękawice. Czasem to właśnie nasz jeden dobrze napisany komunikat przypominający o robieniu przerw w cieniu może uchronić kogoś przed udarem, a firmę przed kosztownym spadkiem produktywności.

Źródła danych podanych w artykule: 

1. Zhang, W., Ding, N., Han, Y., He, J., & Zhang, N. (2023). "The impact of temperature on labor productivity——evidence from temperature-sensitive enterprises". Frontiers in Environmental Science, 10, 1039668. DOI: https://doi.org/10.3389/fenvs.2022.1039668 

1. Zhang, P., Deschenes, O., Meng, K., & Zhang, J. (2023). "How Much Will Climate Change Reduce Productivity in a High-Technology Supply Chain? Evidence from Silicon Wafer Manufacturing". Environmental and Resource Economics. DOI: https://doi.org/10.1007/s10640-023-00803-4 

1. Wästerlund, D. S., Chaseling, J., & Burström, L. (2004). "The effect of fluid consumption on the forest workers' performance strategy". Applied Ergonomics, 35(1), 29–36. DOI: https://doi.org/10.1016/j.apergo.2003.09.002 

1. Gopinathan, P. M., Pichan, G., & Sharma, V. M. (1988). "Role of dehydration in heat stress-induced variations in mental performance". Archives of Environmental Health, 43(1), 15–17. DOI: https://doi.org/10.1080/00039896.1988.9934367 

1. Badanie opublikowane w "Nature Cities", przywołane przez Sustainable Energy for All w specjalnym raporcie analitycznym "Chilling Prospects Data Story: Addressing the Dangers of Heat for Outdoor Workers". Raport: https://www.seforall.org/data-stories/chilling-prospects-data-story-addressing-the-dangers-of-heat-for-outdoor-workers. Raport z badań, George Williams, "Taking action on workplace heat", Ethical Trading Initiative we współpracy z University of Sussex i Royal Holloway (2025): https://www.ethicaltrade.org/resources/blog/taking-action-workplace-heat.  Chen, W.-L., Shih, Y.-C., & Chi, C.-F. (2010). "Hand and Finger Dexterity as a Function of Skin Temperature, EMG, and Ambient Condition". Human Factors, 52(3), 426-440. DOI: https://doi.org/10.1177/0018720810376514  

1. Orysiak, J., Młynarczyk, M., & Irzmańska, E. (2022). "The Impact of Protective Gloves on Manual Dexterity in Cold Environments—A Pilot Study". International Journal of Environmental Research and Public Health, 19(3), 1637. DOI: https://doi.org/10.3390/ijerph19031637 

1. Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie profilaktycznych posiłków i napojów (obowiązek wody przy >25°C i >28°C oraz suplementacji witamin i soli). https://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/DocDetails.xsp?id=WDU19960600279 

1. Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 26 września 1997 r. w sprawie ogólnych przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy, § 113 (dot. odległości punktów poboru wody zdatnej do picia – maks. 75 m od stanowiska pracy). https://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/DocDetails.xsp?id=WDU19971290844 

1. Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (Art. 210, dot. prawa do odmowy wykonywania pracy przy bezpośrednim zagrożeniu). https://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/DocDetails.xsp?id=WDU19740240141