intranet
Grudnia 3, 2020 4 min czytania

Jakie funkcje powinien mieć skuteczny intranet?

Nawet jeśli masz super pomysły na prowadzenie komunikacji wewnętrznej - nie zrobisz nic sensownego, jeśli nie dobierzesz odpowiednich i efektywnych narzędzi porozumiewania się z pracownikami.  Potrzebujesz medium, którym nie tylko skutecznie dotrzesz do ludzi, ale też aktywnie ich zaangażujesz.

Niewątpliwie jednym z najpopularniejszych i najbardziej efektywnych narzędzi komunikacji wewnętrznej jest intranet. Jako narzędzie biznesowe zapewnia scentralizowaną platformę, która pomaga informować pracowników o zmianach w organizacji. Ale nie tylko informować. Nowoczesne platformy pozwalają zapewnić Ci angażującą, dwustronną komunikację - mało tego - są miejscem społecznej interakcji i integracji.

W dzisiejszym artykule pokażemy Ci jakie cechy powinien mieć efektywny intranet, a jako przykładu – użyjemy platformy workai, którą uważamy za jedno z najlepszych i najbardziej godnych zaufania narzędzi komunikacji wewnętrznej.

 

JAKIE FUNKCJE POWINIEN MIEĆ SKUTECZNY INTRANET?

 

Komunikacja to rozmowa

O tym mówimy w zasadzie ciągle – skuteczna komunikacja to proces dwustronny dlatego Twój intranet nie może być jedynie tubą, przez którą nadajesz. Doskonałym przykładem jest tutaj platforma workai, która w łatwy i przystępny sposób zapewnia wszystkim pracownikom przestrzeń do wymiany informacji, rozmowy i współpracy.

Workai to intuicyjny, wizualny i przyjazny dla użytkownika CMS, w którym nie tylko dział komunikacji – ale także redaktorzy z innych działów – mogą szybko zbudować atrakcyjne strony „z dostępnych klocków” – bez konieczności posiadania technicznych umiejętności i korzystania z programów do obróbki grafiki. Workai można w zasadzie nazwać firmowym portalem społecznościowym, ponieważ wykorzystuje najlepsze funkcje umożliwiające tworzenie wydarzeń, wysyłki newsletterów, oznaczania współpracowników, czy tagowania ważnych kwestii – co zdecydowanie sprzyja „rozmawiającej” komunikacji. Do tego workai jest w pełni responsywny, dzięki czemu Twoi pracownicy mogą się stale komunikować i mieć dostęp do najważniejszych informacji z każdego urządzenia.

 

Informacja, historia, obrazy

Wiesz, że najlepsza komunikacja to taka, która wykorzystuje nie tylko treści pisane, ale też obrazy, storytelling oraz materiały audio i video?

Wspomniana wyżej platforma workai daje Ci możliwości tworzenia, udostępniania i angażowania pracowników za pomocą wszystkich tych narzędzi. W łatwy sposób możesz publikować czy udostępniać filmy z YouTube, Vimeo lub Microsoft Stream, a także dodawać własne pliki z filmami. Za pomocą odtwarzacza multimedialnego uruchomisz też angażujący i lubiany przez społeczności firmowe podcast, a Twoi pracownicy zyskają dostęp do galerii i stocków, z których nie tylko da się pobierać wybrane obrazy, ale także łatwo je edytować i kompresować.

 

Wiedza ekspercka - także z organizacji

Twoi pracownicy to często najlepsi redaktorzy i eksperci. Dlaczego tego nie wykorzystać? Wiedza to bardzo cenny zasób, a do tego - nic tak nie angażuje ludzi jak możliwość dzielenia się informacjami oraz doświadczeniami.

Wspominaliśmy już, że workai ma przyjazny CMS, który umożliwia dostęp i pracę nad stroną nawet tym osobom, które nie mają technicznego zacięcia. Twoi pracownicy nie muszą uczyć się projektowania stron czy przechodzić zaawansowanych szkoleń – dzięki temu nie ma bariery technologicznej. Wystarczą dobre chęci!

Każdy artykuł może być odpowiednio otagowany, a pozostali użytkownicy intranetu – mogą go łatwo skomentować czy rozpocząć dyskusję, wciągając do niej wszystkich, których dana tematyka dotyczy czy interesuje. Pracownicy mogą też łatwo śledzić interesujące ich tematy dzięki subskrypcjom tagów – zawsze, kiedy pojawi się nowa aktualizacja z takiego tagu, zainteresowane osoby otrzymają powiadomienie.

 

Komunikacja w zespołach

Efektywny intranet to platforma, która umożliwia komunikację całej firmy, ale pozwala też na skuteczną wymianę informacji oraz dyskusję w poszczególnych zespołach. I nie ma znaczenia czy są to działy firmy, oddolne społeczności, czy zespoły projektowe, skupiające pracowników różnych departamentów. Workai daje taką możliwość – a poza tworzeniem stron poszczególnych działów, pozwala także łatwo wyszukiwać ich pracowników – nie tylko po imieniu czy nazwisku – ale także po funkcji, stanowisku czy nawet zainteresowaniach!

 

Jak efektywnie wdrożyć intranet w Twojej organizacji?

Przede wszystkim - pierwsze pytanie jakie musisz sobie tutaj zadać to „dlaczego” wdrażasz nowe narzędzie komunikacji. Ważne jest, aby zbadać obecną sytuację w firmie, przejrzeć istniejące narzędzia i zastanowić się co należy usprawnić oraz jakie mamy oczekiwania względem nowej platformy.

 

Kiedy już wiesz dlaczego potrzebujesz nowego intranetu - kolejnym krokiem jest opracowanie Business Case dla narzędzia. Tutaj ważne jest opisanie funkcjonalności, na których Ci zależy, ale także przypisanie szczegółowych ról i odpowiedzialności za wdrożenie i utrzymanie platformy. Nie ma nic gorszego niż wdrożenie platformy, która nie jest wykorzystywana bo tak naprawdę niewiadomo kto opiekuje się poszczególnymi tematami. Dokładne opisanie procesów na tym etapie pozwoli Ci efektywnie korzystać z narzędzia w przyszłości.

Kolejnym etapem jest samo wdrożenie. Pamiętaj, że treści do intranetu nie będą tworzone tylko przez Ciebie. Ważne jest, aby zespół redakcyjny został przeszkolony nie tylko pod kątem technicznym, ale także przygotowany do pełnienia roli Ambasadorów Intranetu. Na etapie wdrożenia musisz także opracować i skoordynować proces wprowadzania treści do intranetu oraz proces migracji treści ze starego narzędzia.

Nie zapominaj także o cyferkach ….. komunikacja wewnętrzna - jak każdy inny proces w organizacji - musi być regularnie mierzona. Określenie KPI na etapie wdrożenia pozwoli uniknąć ewentualnych nieporozumień w przyszłości. Workai pozwala na mierzenie celów i efektywności prowadzonych wewnętrznych kampanii dzięki zaawansowanej analityce – od czasu spędzonego w intranecie, przez ścieżki użytkowników i konwersję, aż do mierzenia użyteczności dzięki heatmapom i zaangażowania w odtwarzanie multimediów przez Twoich pracowników.

Ostatni etap to start produkcyjny i opracowanie strategii komunikacji. Wdrożenie to jedno - ale teraz musisz wypromować nowe narzędzie wśród pracowników i zachęcić ich do aktywnego korzystania z intranetu. Edukowanie pracowników z funkcjonalności i przekonanie ich do używania narzędzia to praca tak samo ważna, a może nawet ważniejsza niż samo wdrożenie.

Możesz tutaj wykorzystać plakaty, wlepki, organizować spotkania, zachęcić pracowników do udziału w sesji zdjęciowej.

Pomysłów jest wiele - cel jeden - by Twój nowy intranet stał się bijącym sercem całej organizacji.

Pozostałe wpisy