Jak stworzyć kwestionariusz, który działa?

Efektywność komunikacji wewnętrznej w dużej mierze zależy od umiejętności badania prowadzonych działań i ulepszaniu ich. Poziom doinformowania pracowników czy ich ocena ostatniej kampanii informacyjnej są nam potrzebne z kilku powodów. Potrzebujemy danych, aby z nich wyciągać wnioski i usprawniać kolejne działania. Ale żeby dojść do poziomu analizy, trzeba zacząć od samego początku, czyli… zadania dobrych pytań. 

BADANIA W BIZNESIE

Może na tym etapie zastanawiasz się jeszcze, jaką wartość mają badania w biznesie. Odpowiedź jest prosta: to się opłaca! Jest to oszczędność energii i czasu, a przede wszystkim pewność, że wiemy, jakie nastroje i jaki poziom zrozumienia panuje w organizacji. Wychodzimy z założenia, że pracownicy dokładnie wiedzą, czego im brakuje oraz jakiej komunikacji oczekują. Bez badań organizacja może się kręcić w kółko bez możliwości zdiagnozowania problemu.

ZALETY KWESTIONARIUSZY, CZYLI 3 RAZY NA TAK

• KOSZT

Kwestionariusze względnie nie generują dużych kosztów. Najwięcej energii zabiera samo stworzenie kwestionariusza, jednak w momencie, gdy formatka jest gotowa, uśredniony koszt badania na osobę jest mniejszy od innych form sprawdzania opinii pracowników.

• SKALA

Dzięki kwestionariuszom w łatwy sposób można zebrać odpowiedzi od nawet tysięcy badanych. Jest to nieporównywalnie większa skala niż w przypadku innych form badań. Wnioski zebrane na podstawie tak wielu odpowiedzi pracowników dają klarowny i szeroki obraz badanego tematu.

• ELASTYCZNOŚĆ

Pracownicy mogą wybrać czas i miejsce wypełniania kwestionariusza. Badanie może być otwarte przez pewien okres czasu, kiedy pracownicy mają dostęp do formatki. Dzięki temu mogą swobodnie zaplanować, kiedy w ciągu dnia będą mieli czas na wzięcie udziału w ankiecie.

Projektowanie treści kwestionariusza (formatki) na potrzeby badania organizacji to złożony proces, podczas którego trzeba pamiętać o wielu ryzykach i wyzwaniach, takich jak dobre określenie badanych postaw i zjawisk, zastosowanie właściwych skali i narzędzi, oraz wybranie dopasowanych metod dystrybucji. Warto pamiętać, że im więcej pracy włożymy w etap przygotowania, tym lepsze dane potem uzyskamy, i tym większa szansa, że pozwolą one nam podjąć trafne decyzje biznesowe.

Jarosław Grobelny - doktor psychologii i doradca personalny, wspiera iComms w zakresie merytoryki i analityki,
naukowo zajmuje się m.in. zastosowaniem psychometrii we wspieraniu decyzji podejmowanych w organizacjach.
Odpowiada także za poprawność ankiet audytowych w agencji PinPoint.

BADANIE ONLINE 

Jedną z pierwszych decyzji, które trzeba podjąć przy planowaniu badania jest kwestia, czy przeprowadzić je w wersji online, czy zostać przy tradycyjnej metodzie papier-ołówek.

Przyjrzyjmy się korzyściom i ograniczeniom badania online. Przede wszystkim forma online zapewnia większe poczucie anonimowości pracowników. Jest to rozwiązanie bardziej ekonomiczne z punktu widzenia kosztów, ale także ekologiczne, ponieważ nie musimy drukować tysięcy egzemplarzy. Dodatkowo spisywanie danych z papierowych kwestionariuszy jest procesem długim i żmudnym. Atrakcyjna z punktu widzenia osoby prowadzącej badanie jest także możliwość sprawdzania wyników na bieżąco, w tym śledzenie ile osób już wypełniło ankietę.

W kwestii badań online pojawiają się jednak pewne zagrożenia. Przez pełną anonimowość badania często nie mamy pewności co do faktycznego stanu grupy badanych. Dodatkowo pracownicy wypełniający kwestionariusze online często bywają niewystarczająco skupieni, co wpływa na mniejszą rzetelność wyników badania.

PROCES TWORZENIA KWESTIONARIUSZA

Nie ma jednego “właściwego” sposobu tworzenia kwestionariusza. Jednak start zazwyczaj powinien być taki sam. MUSIMY OKREŚLIĆ CEL.

Od ustalonego celu badania zależy jakich sformułowań użyjesz w kwestionariuszu oraz z jakiego rodzaju skal skorzystasz. Cel badania można określić jako deskryptywny lub korelacyjny. Brzmi tajemniczo? Już wszystko wyjaśniamy!

Cel deskryptywny dotyczy opisu danego zjawiska. Przykładem może być badanie efektywności używanych narzędzi komunikacyjnych czy poczucia doinformowania w firmie. Prostymi słowami dzięki takiemu badaniu dostajemy odpowiedź na pytanie “jak jest” i może być ono traktowane jako regularne sprawdzenie, jak działa komunikacja w firmie.

Cel korelacyjny skupia się natomiast na badaniu związku pomiędzy sprawdzanymi właściwościami. Jeśli chcemy zbadać, czy i w jaki sposób tryb pracy (zdalna, stacjonarna, hybrydowa) ma związek z poczuciem doinformowania w organizacji to będzie to już cel korelacyjny. Tak samo w przypadku, gdy dłuższy staż w firmie ma związek ze zrozumieniem strategii komunikacyjnej firmy. Musimy mieć co najmniej dwa czynniki, które chcemy ze sobą zestawić.

OBSZARY I PYTANIA

Gdy znasz już swój cel zdecyduj, jakie obszary z nim związane Cię interesują oraz jakich danych potrzebujesz o badanym (tzw. metryczka). Na przykładzie badania efektywności nowego newslettera: interesuje Cię czy badani wiedzieli, że istnieje nowy newsletter (poczucie poinformowania i promocja), jak oceniają jego sferę wizualną (atrakcyjność newslettera) oraz czy znaleźli w nim wszystkie informacje, których potrzebowali (informatywność newslettera). Warto upewnić się, że pytanie dotyczy dokładnie tego obszaru, który chcemy badać.

Metryczka zbiera informacje o badanych. Jest ona potrzebna, gdy chcesz porównać pewne grupy osób w organizacji. W tym miejscu możesz spytać o staż pracy, poziom zajmowanego stanowiska czy obszar.

WYBÓR SKALI

W zależności od celu badania warto w przemyślany sposób wybrać skalę. Jest to kluczowy element tworzenia kwestionariusza. Wybór jest zależny od celu badania i intencji badacza. Przyjrzyjmy się skali dychotomicznej (tak / nie). Będzie ona dobrym wyborem do prostych pytań.

Przykład:

Czy brałeś/eś udział w spotkaniu ze swoim liderem na temat nowej strategii? 

Tak

Nie

Jest to proste pytania dotyczące konkretnej sytuacji i może pomóc w sprawdzeniu, jak działa proces dawania feedbacku w firmie. Jednak dzięki niemu nie dowiemy się, czy uzyskany feedback był konstruktywny. W tym celu można zadać kolejne pytanie korzystając ze skali Likerta.

Przykład:

Spotkanie z moim liderem pozwoliło mi lepiej poznać nową strategię naszej firmy.

1 – Zdecydowanie się nie zgadzam

2 – Raczej się nie zgadzam

3 – Nie mam zdania

4 – Raczej się zgadzam

5 – Zdecydowanie się zgadzam

Niezwykle ważnym elementem przy tworzeniu kwestionariuszy jest dobranie odpowiedniego typu pytania i skali badawacze do obszaru, który badamy. O tym jednak opowiemy Wam w kolejnych artykułach 🙂

Jest to pierwszy artykuł z serii o kwestionariuszach w organizacjach. Już niedługo dowiecie się od nas jeszcze więcej o temacie skal badawczych, a także o pułapkach związanych z tworzeniem kwestionariuszy.

Źródła, z których korzystaliśmy:

“Survey Response Scales: How to Choose the Right One for your Questionnaire.” 

“4 Main Benefits of Survey Research.” Snap Surveys,.

“How to structure quantitative research questions | Lærd Dissertation.”

Magdalena Bieńkowska