Jak stworzyć efektywne digital workplace?

W ciągu ostatniej dekady pojęcie "miejsca pracy" zmieniło się diametralnie. Powiedzenie, iż praca to nie jest miejsce do którego chodzisz, ale coś co robisz - nabiera nowego znaczenia. Nowe pokolenia przyniosły ze sobą zmiany kulturowe, które wyrażają się w ogromnej potrzebie elastyczności, współpracy i otwartości.

Miejsce pracy przestaje być zatem statycznym środowiskiem ograniczonym do określonych godzin urzędowania. Coraz wyraźniej idziemy w kierunku pracy nastawionej na cel - wykonywanej w dowolnym czasie i dowolnym miejscu.

Te zmiany sprawiają, iż organizacje także muszą zmieniać swoje procedury i narzędzia pracy. Niezależnie bowiem od tego, czy ich pracownicy są w podróży, w delegacji czy tez pracują z domu - przekształcają każde środowisko w przestrzeń roboczą, która siłą rzeczy staje się zdigitalizowana.

Co to tak naprawdę jest digital workplace?

Jest to po prostu wykorzystanie nowoczesnych narzędzi i technologii w celu stworzenia przestrzeni roboczej dla organizacji bądź zespołu pracowników. Umożliwia swobodną komunikację, wymianę doświadczeń i efektywną pracę zespołu nad wspólnymi projektami - nawet wtedy, gdy członkowie tego zespołu osadzeni są na różnych krańcach świata. Digital workplace podnosi zaangażowanie pracowników oraz ich skuteczność. Daje także możliwość budowania kultury organizacyjnej na zupełnie innym poziomie, niż było to znane dotychczas.

Jak stworzyć efektywne digital workplace?

BEZPIECZEŃSTWO

Powinno być priorytetem dla każdej organizacji, ale tylko 38% globalnych przedsiębiorstw twierdzi, że jest przygotowane na cyberatak.

Bezpieczeństwo sieci pracowniczej to podstawa i o nim należy myśleć już na etapie tworzenia czy implementowania konkretnego rozwiązania technologicznego. Ważne jest, by korzystać tylko z systemów, które chronią dane i prywatność. Równie istotne jest przeszkolenie pracowników pod kątem korzystania z narzędzi, które wprowadza organizacja.

KOMUNIKACJA MOBILNA W CZASIE RZECZYWISTYM

Jeśli mamy pracowników rozproszonych po całym kraju lub świecie - jednym z największych wyzwań będzie stworzenie dla nich przestrzeni, która zapewni efektywną współpracę pomimo np. różnic czasowych. Technologia mobilna staje się coraz bardziej istotna i to jest coś na co na pewno warto zwrócić uwagę, budując digital workplace.

PUNKT INFORMACYJNY DLA PRACOWNIKÓW

Efektywna przestrzeń cyfrowa nie ma racji bytu bez miejsca, gdzie pracownicy mogą znaleźć wszelkie informacje na temat życia organizacji i zasad jej funkcjonowania. Bez względu na to czy korzystamy z intranetu czy współdzielonego dysku - powinniśmy pamiętać o punkcie informacyjnym, który - podzielony na kategorie - będzie zawierał odpowiedzi na najczęściej zadawane pytania. Miejsce takie musi być łatwo przeszukiwalne i dostępne - najlepiej 24 godziny na dobę.

W punkcie informacyjnym można swobodnie wykorzystać chatboty lub pokusić się nawet o inwestycję w AI (sztuczną inteligencję). Zapewni to dobry przepływ informacji i automatyzację powtarzających się zdarzeń.

ANGAŻUJĄCA KOMUNIKACJA

Należy pamietać o tym, że digital workplace to tylko przestrzeń, która sama w sobie nie zaangażuje pracowników. Jeśli prowadzona przez organizację komunikacja ma charakter jedynie informacyjny - raczej nie uda nam się zbudować zaangażowanej społeczności. Dobrą metodą jest wprowadzenie komunikacji dwukierunkowej, która pomaga pokonać bariery i zwiększa satysfakcję pracowników. Otwarte kanały komunikacji pozwalają zidentyfikować się z zespołem i misją firmy, co przekłada się nie tylko na kulturę organizacyjną ale też kontakty z Klientami i Kontrahentami.

INTUICYJNA TECHNOLOGIA

Nie każda nowinka techniczna jest przyjazna dla użytkownika i łatwa w obsłudze. Korporacyjny krajobraz, który zaśmiecamy mnogością systemów działających inaczej i wymagających odrębnych danych logowania, może nie tylko odstraszać ale też powodować wiele nieporozumień. Pamiętajmy, że najczęściej proste rozwiązania są najlepsze. Projektując digital workplace skupmy się zatem na programach o dużej użyteczności i w miarę możliwości - korzystajmy z rozwiązań, które można w łatwy sposób skonsolidować i obsłużyć.

Tworzenie i rozwój digital workplace nie jest już w dzisiejszych czasach kwestią wyboru. To zwyczajny must have w większości organizacji, które chcą działać efektywnie i zapewniać swoim pracownikom pozytywne employee experience.

Powyższe elementy to oczywiście jedynie część układanki. Bez względu na to jak ważna jest technologia czy zarządzanie informacją - nie zbudujemy efektywnej przestrzeni roboczej - nie mając strategii komunikacji wewnętrznej i pomysłu na zaangażowanie pracowników.

Jeśli chcielibyście dowiedzieć się więcej na temat digital workplace i poznać konkretne przykłady , które inspirują najlepszych - zapraszamy na konferencję Icomms 23 maja w Warszawie, podczas której Aleksander Sala - founder & CEO, Kolibro / partner zarządzający, Sala&Co! zdradzi kilka ciekawych case studies w tym zakresie.