intranet, Komunikacja, komunikacja w kryzysie
Maja 14, 2020 4 min czytania

Intranet w dobie COVID-19

Skuteczny intranet to bardzo ważny kanał dla komunikacji wewnętrznej. Spełnia funkcję informacyjną, zapewnia łatwy dostęp do narzędzi i zasobów, a z drugiej strony działa jako motywator i wspiera wizję przywództwa w organizacji.

Tak było jeszcze kilka miesięcy temu, zanim „dopadła” nas pandemia. Po COVID-19 intranet bowiem staje się swojego rodzaju kołem ratunkowym pracowników. Jego zadaniem staje się minimalizowanie obaw związanych z pandemią i wspieranie nastrojów pracowników, podczas pracy w zupełnie innych niż dotychczas warunkach.

A te różnią się od tego co użytkownicy do tej pory znali - często nie są zoptymalizowane, ponieważ nikt nie miał czasu przygotować się na lockdown takiej skali. Do tego panuje wszechobecny niepokój, strach przed zmianami oraz frustracja powodowana długotrwałą izolacją i obawą przed zachorowaniem.

Jak to wszystko pogodzić i stworzyć content, który będzie efektywny?

4 RODZAJE TREŚCI POWIĄZANYCH Z COVID-19, KTÓRE WARTO UWZGLĘDNIĆ w FIRMOWYM INTRANECIE

Jeśli chcesz obsługiwać pracowników oraz organizację w obecnym środowisku pracy - projektując treści do intranetu powinieneś kierować się następującymi rodzajami informacji:

  1. ZDROWIE I ŚWIADCZENIA, czyli pomoc dla pracowników w uzyskaniu podstawowych informacji na temat zdrowia i well being
  2. WSKAZÓWKI DLA PRACY ZDALNEJ, czyli zapewnienie użytkownikom łatwego dostępu do narzędzi i informacji niezbędnych, by  efektywnie pracować z domu
  3. ZMIANY PROCESÓW I WSKAZÓWKI POWIĄZANE Z PANDEMIĄ - jak najlepiej obsługiwać klientów i odbiorców, jak wyglądają procesy, jakie narzędzia są dostępne i zalecane przez firmę
  4. #STAYCONNECTED - czyli promowanie kultury i wartości organizacji a także wspieranie kontaktu wirtualnego między pracownikami

Co ważne - bez względu na rodzaj treści - projektanci intranetów uważają, że obecnie niezbędne jest zapewnienie lekkich, szybko ładujących się stron (czyli ograniczenie do minimum elementów graficznych) ze względu na powszechne obciążenie sieci internetowych.

ZDROWIE I ŚWIADCZENIA

Warto dostarczyć pracownikom jak najwięcej informacji związanych ze zdrowiem fizycznym i psychicznym, a także takich, które dotyczą świadczeń, wynagrodzeń oraz innego rodzaju wsparcia. Wszystkie powinny przy tym prezentować najnowsze i najbardziej istotne informacje dotyczące bieżącej sytuacji. Na przykład normalnie organizacja może poprosić pracowników o zwrócenie się do CDC o informacje na temat zachowania zdrowia. Jednak dzisiaj zespoły intranetowe decydują się na publikację takich treści samodzielnie - ze względu na powagę sytuacji i aktualność informacji.

Przykładowo - w "NIS Group", serbskiej firmie energetycznej, zespół intranetowy utworzył sekcję witryny „COVID-19” natychmiast po pojawieniu się koronawirusa.

Treści zdrowotne udostępniane w intranecie obejmują:

  • liczbę nowych przypadków COVID-19 w firmie, liczbę wyleczonych oraz liczbę pracowników w izolacji
  • liczbę nowych przypadków w Serbii
  • kontakty alarmowe w firmie
  • kontakty dla instytucji opieki zdrowotnej
  • listy środków podjętych przez poszczególne działy firmy
  • porady dotyczące bezpiecznej pracy w terenie i w domu
  • filmy z ćwiczeniami do wykonania w domu
  • wiadomości związane z Covid-19

 

WSKAZÓWKI DLA PRACY ZDALNEJ

Intranet powinien zapewnić pracownikom łatwy dostęp do narzędzi umożliwiających efektywną i bezpieczną pracę zdalną. Ważne także, by zaoferować użytkownikom informacje i wskazówki dotyczące pracy z domu. To ważne, gdyż jak pokazuje międzynarodowe badanie „State of Remote Raport 2020” - 20% osób pracujących w domu ma problemy z utrzymaniem efektywnej komunikacji z zespołem, kolejne 20% ma poczucie osamotnienia. Poważnym utrudnieniem staje się też określenie granicy między życiem służbowym a domowym – aż 18% badanych ma z tym problem, a sondaż Ariadny z marca 2020r. pokazuje, że 30% Polaków poświęca obecnie na pracę więcej czasu niż działając z biura. Co ciekawe - aktywni zawodowo Polacy intensywnie szukają odpowiedzi na pytanie „jak pracować zdalnie?”. Popularność tej frazy w wyszukiwarce Google od 15 marca 2020r., przebiła sumę zapytań z poprzednich 12 miesięcy o 100%.

Treści w tej tematyce mogą przybierać różne formy. Firma „U of A” organizuje wyzwania dla użytkowników intranetu a w każdy wtorek pracownicy spotykają się wirtualnie na „Telecommuting Tuesdays”, podczas których można porozmawiać np. z pracownikami IT, którzy mają doświadczenie w pracy zdalnej.

ZMIANY PROCESÓW I WSKAZÓWKI POWIĄZANE Z PANDEMIĄ

W każdej organizacji po wybuchu pandemii zaszły pewne zmiany organizacyjne, a obecne obostrzenia wprowadzane w poszczególnych krajach - przekładają się na kolejne zmiany proceduralne w firmach.

Dlatego właśnie intranet powinien przekazywać pracownikom wszelkie informacje na te tematy włączając procedury dotyczące:

  • zarządzania ludźmi
  • interakcji ze współpracownikami
  • pracy z klientami
  • procesów bezpieczeństwa

Dobrym przykładem może być tutaj intranet firmy "Goodwill Industries International", który pokazuje wyraźnie nowe procesy w organizacji. Sarah DiPasquale, Learning and Engagement manager mówi ,„Wiele organizacji Goodwill przeszło od świadczenia usług osobistych do usług wirtualnych, dzięki czemu świadczenie usług ważnych dla misji firmy mogło być kontynuowane, gdy obiekty były zamknięte lub otwarte z ograniczonym dostępem. Strona „Misja” została wyznaczona jako strona do przechowywania zasobów związanych ze wspieraniem członków zespołu podczas wirtualizacji.”

#STAYCONNECTED

W tym trudnym czasie ważne jest, by organizacja wspierała pracowników - by czuli się doceniani i mieli możliwość kontaktu ze współpracownikami i kierownictwem.

Morale mogą zatem zwiększać treści na temat innych pracowników - tego jak sobie radzą, jakie sukcesy odnoszą, tego co organizacja robi dla pracowników, ale też klientów czy np. służby zdrowia,

Takie treści mogą się pojawiać w różnych formach - od tekstów na blogu, po treści video czy podcasty dla pracowników.

Grupa „NIS” oferuje np. elementy zaangażowania takie jak”

  • wideo CEO
  • nowy podcast firmowy
  • wywiady z ekspertami
  • historie o pracownikach terenowych w nowym środowisku
  • porady dotyczące zabawy w domu z dziećmi w różnym wieku
  • sugestie dotyczące tego, co gotować, czytać, oglądać

Firma konsultingowa Nielsen Norman Group przygotowała nawet specjalne rekomendacje rozkładu treści dla osób, zajmujących się intranetem w organizacjach:

W dzisiejszych czasach, kiedy cały świat uczy się na nowo i układa na nowo procedury  - organizacje muszą zrobić to samo. Oznacza to w dużej mierze wsparcie dla pracowników i wzięcie na siebie częściowej odpowiedzialności za ich zdrowie fizyczne i psychiczne.

Firmowy intranet może tutaj odegrać bardzo istotną rolę - może zapewnić nie tylko owo wsparcie, ale też dać ludziom pewność i poczucie bezpieczeństwa, którego teraz wszyscy bardzo potrzebujemy. Na pewno warto przyłożyć się do zaprojektowania tego kanału komunikacji. Z całą pewnością zaprocentuje to w przyszłości.

Pozostałe wpisy