Czatboty w komunikacji wewnętrznej - w czym mogą pomóc?

Nie od dzisiaj wiadomo, że w biznesie dąży się do automatyzacji pewnych procesów i czynności. Im więcej rzeczy da się zaprogramować - tym bardziej efektywnie możemy zarządzać czasem pracowników oraz własnym.

Jedną z możliwości takiego zaprogramowania są niewątpliwie boty, które goszczą na biznesowym podwórku od dłuższego czasu. Często możemy je spotkać na stronach internetowych, fanpagach czy komunikatorach, a od niedawna coraz częściej wykorzystuje się je także w komunikacji wewnętrznej organizacji.

Co to jest właściwie bot?

Bot to nic innego jak program komputerowy, którego zadaniem jest zastąpienie człowieka w wykonywaniu wyselekcjonowanych czynności. Możemy z nimi porozmawiać na czatach, za pośrednictwem smsów czy komunikatorów. Coraz częściej używa się ich także do rozwoju profili na portalach social media, gdzie komentują i lajkują w naszym imieniu zdjęcia lub aktywności innych użytkowników.

Jeśli bot został dobrze zaprogramowany - rozmowa z nim wygląda bardzo naturalnie i dopiero po jakimś czasie orientujemy się, że po drugiej stronie nie siedzi człowiek.

Jednym zdaniem ujmując - bot to nasze zastępstwo. Daje organizacjom ogromne możliwości oraz wsparcie, którego wartość staje się w dzisiejszych czasach nieoceniona podczas codziennej pracy. Szczególnie, że w wielu dziedzinach wykorzystanie botów może przynosić fenomenalne rezultaty.

Zalety używania botów:

• Skutecznie komunikują się przez najpopularniejsze aplikacje takie jak Skype, Messenger czy WhatsApp, a także przez smsy.
• Pomagają w automatyzacji działań - odciążają pracowników w wielu powtarzalnych, ale zabierających dużo czasu czynnościach
• Usprawniają komunikację, również poprzez zmuszanie użytkowników do porozumiewania się krótkimi komunikatami
• Doskonale sprawdzają się wśród młodych pracowników, żyjących w świecie online
• Działają nie tylko jako narzędzia typy push (wysyłające informacje do użytkowników) ale także jako pull - możemy sami do nich napisać, jeśli potrzebujemy wsparcia lub informacji

Mają też minusy!

Bot to ciągle jednak tylko bot i niestety radzi sobie raczej z prostymi kwestiami. Nie nadaje się do wyjaśniania złożonych problemów, a jeśli źle zinterpretuje pytanie - może udzielić błędnych informacji.

Chatbot w komunikacji wewnętrznej

Duże firmy (ale nie tylko te największe) już dawno odkryły, ze wykorzystanie botów, jako wsparcia dla działów HR może bardzo usprawnić procesy komunikacyjne. Coraz częściej to właśnie chatboty informują pracowników o stanie wykorzystanego urlopu, udzielają informacji o benefitach czy zmianach w regulaminie. Używa się ich także do dystrybuowania firmowych newsów czy przypominania o ważnych spotkaniach. Bota można nawet zapytać o to, kto zajmuje się w firmie konkretnym projektem i poprosić go o dane kontaktowe tej osoby.

Czy nam się to podoba czy nie - boty znajdują w organizacjach coraz szersze zastosowania, bo tak naprawdę każdy dział może wyodrębnić w swojej pracy operacyjnej procesy, które da się zautomatyzować.

Z roku na rok znaczenie botów rośnie - dzisiaj możemy już śmiało mówić o sztucznej inteligencji, która w określonym zakresie - wyręcza nas w pracy. Powstaje coraz więcej aplikacji, umożliwiających korzystanie z chatbotów. Ich obsługa jest tania, a co ważniejsze - intuicyjna. Po obejrzeniu krótkiego tutorialu - każdy może zaprogramować swoje własne wsparcie.

Po więcej informacji o nowych technologiach w komunikacji wewnętrznej zajrzyj tutaj!