Alert RCB dotyczy Waszej lokalizacji. Co warto sprawdzić od strony komunikacji wewnętrznej? 

Nie chodzi o to, żeby podpowiadać, jak firma ma reagować na zagrożenie – od tego są osoby odpowiedzialne za bezpieczeństwo, Wasze procedury i komunikaty służb.Tutaj patrzymy tylko na komunikację wewnętrzną: co warto mieć ustalone, żeby w sytuacji alertu RCB pracownicy szybko dostali jasną informację o tym, co oznacza ona dla nich w pracy. 

1. Najpierw ustalcie, jaka jest decyzja firmy 

Tutaj kluczowy jest Wasz dostęp do decyzji. Czy pracujemy normalnie? Czy została uruchomiona procedura bezpieczeństwa? Co z produkcją? Co z osobami, które mają rozpocząć kolejną zmianę? 

To oczywiście nie są decyzje komunikacji. Ale Wy powinniście wiedzieć, kto jest Waszym kontaktem, żeby szybko dostać informację o podjętej decyzji i przekazać ją pracownikom. 

I tu znajdziecie ten wątek w rozmowie z Oleną. Dzień przed rozpoczęciem pełnoskalowej wojny ich zespół kryzysowy omawiał możliwe scenariusze. Komunikacja była częścią tego zespołu, a wcześniej przygotowane były już drafty wiadomości i plany działania. Kiedy sytuacja się wydarzyła, nie trzeba było zaczynać od pustej kartki. 

2. Dajcie pracownikom konkret, nie komentarz do sytuacji 

W pierwszej informacji wystarczą cztery rzeczy: 

• Co obowiązuje teraz? Czy np. przerywamy pracę na czas alertu? 

• Kogo to dotyczy? Które lokalizacje są objęte procedurą alertową? 

• Co pracownik ma zrobić w kontekście pracy? Czy kontynuuje pracę, czy np. udaje się do wskazanego miejsca zgodnie z firmową procedurą? 

• Kiedy i gdzie pojawi się kolejna informacja? Np. po zakończeniu alertu opublikujemy kolejny komunikat. 

Nie trzeba mieć odpowiedzi na wszystko. W rozmowie Olena opowiada o prezesie Henkel Ukraine, który potrafił powiedzieć pracownikom, że odpowiedzi na jakieś pytanie jeszcze nie ma – i zobowiązać się, że do niej wróci. 

To może być też dobry moment na przypomnienie pracownikom podstawowych zasad, które już obowiązują w firmie. Gdzie znajduje się procedura? Gdzie są drogi ewakuacyjne i miejsce zbiórki? Jak wygląda sposób alarmowania w danej lokalizacji? Do czyich poleceń należy się stosować? 

Komunikacja wewnętrzna nie tworzy tych zasad. Może natomiast zadbać o to, żeby pracownicy wiedzieli, że procedura istnieje, gdzie ją znaleźć i co z niej wynika. 

3. Wyposażcie liderów 

To oni mogą pierwsi usłyszeć: Czy mam zostać? Czy mogę wyjść? Czy kolejna zmiana ma przyjechać? 

W Henkel Ukraine przy pojawianiu się nowych informacji komunikacja przygotowywała dla menadżerów liniowych Q&A, dzięki którym mogli odpowiadać swoim zespołom. Jako baza liderowi wystarczy: co obowiązuje / co odpowiadamy / czego jeszcze nie wiemy / gdzie kierujemy pytania, np. grupa na MS Teams / kiedy będzie kolejna aktualizacja. 

4. Sprawdźcie kanały 

Mail może wystarczyć pracownikowi biurowemu. Niekoniecznie osobie na produkcji, w magazynie czy w terenie. Dlatego pytanie brzmi nie tylko: „co wyślemy?”, ale również: „jak ta informacja rzeczywiście dotrze do każdej grupy, której dotyczy?” 

Pierwszego dnia wojny Henkel Ukraine wysłał wiadomość od prezesa, a następnie zorganizował AMA. Ten format nie pojawił się jednak znikąd – pracownicy znali go już z czasu COVID-u i ufali temu kanałowi. 

5. Trzymajcie granicę odpowiedzialności firmy 

To jest dla mnie szczególnie ważne: firma komunikuje pracownikowi, co dzieje się w pracy. Oficjalne służby informują, jak postępować wobec zagrożenia. 

Firma może więc komunikować, co dzieje się z pracą, lokalizacją, produkcją czy kolejną zmianą. Nie powinna natomiast podejmować za pracowników decyzji dotyczących ich życia prywatnego i bezpieczeństwa rodzin. 

Dokładnie o tej granicy mówi Olena: firma zapewniała wsparcie, pomoc finansową i bezpieczeństwo miejsc pracy podczas zatrzymania działalności, ale indywidualne decyzje dotyczące bezpieczeństwa rodzin pozostawały po stronie pracowników. 

A jeśli alert RCB nie dotyczy Waszej lokalizacji? 

Jeżeli zagrożenie Was nie dotyczy, być może jest to dobry moment, żeby spokojnie sprawdzić swoje przygotowanie. 

Kto u nas podejmuje decyzję? Kto informuje komunikację? Czy mamy przygotowany pierwszy komunikat? Czy liderzy wiedzą, gdzie dostaną odpowiedzi? Czy potrafimy dotrzeć nie tylko do biura, ale też do produkcji, magazynu, pracowników w terenie i kolejnej zmiany? I co zrobimy, jeśli podstawowy kanał komunikacji nie zadziała? 

Bo chyba właśnie to najmocniej łączy szwedzki poradnik z doświadczeniem Oleny: przygotowanie nie polega na przewidzeniu, co dokładnie się wydarzy. Chodzi o to, żeby nie ustalać podstawowych rzeczy dopiero wtedy, kiedy już trzeba działać.