Jak zarządzać komunikacją wewnętrzną w kryzysie?

Komunikacja jest podstawą sukcesu każdej organizacji. Szczególnie w czasach kryzysu!

Firmy zazwyczaj lepiej bądź gorzej potrafią sobie poradzić z oczekiwanymi zdarzeniami, które mogą mieć bezpośredni wpływ na wizerunek i reputację marki. Jeśli jednak potencjalne problemy nie zostają zaadresowane i rozwiązane - sprawy mogą bardzo szybko wymknąć się spod kontroli - a wtedy miejsce pracy staje się istnym chaosem.

Jako specjalista do spraw komunikacji wewnętrznej powinieneś się na takie sytuacje przygotować. Podczas gdy dział PR zajmie się mediami społecznościowymi i kontaktami z prasą podczas kryzysu - Ty musisz wdrożyć plan komunikacji dla jednej z najważniejszych grup odbiorców - pracowników!

Kryzys sprawia, że pracownicy czują się zdezorientowani, a dodatkowo martwią się negatywnymi skutkami sytuacji dla ich pracy. Czujemy to bardzo dosadnie teraz - kiedy gospodarka na całym świecie odczuwa dotkliwie pandemię koronawirusa. Pracownicy zadają mnóstwo pytań, są wystraszeni i odizolowani w swoich domach. To właśnie do działu komunikacji wewnętrznej należy przeprowadzenie ich przez ten kryzys i sprawienie, by - na tyle na ile to możliwe - zachować ciągłość pracy i zaangażowania.

Czym różni się pandemia koronawirusa od innych kryzysów?

W większości przypadków, kiedy firmy stają w obliczu kryzysu - ma to związek z sytuacjami natury naturalnej, technologicznej, finansowej czy organizacyjnej.
Koronawirus jest inny. Jest globalny.
To kryzys zdrowia publicznego, który ma szerokie konsekwencje dla zdrowia, życia prywatnego, globalnego bezrobocia, systemów opieki zdrowotnej, globalnych łańcuchów dostaw, technologii i stosunków międzynarodowych.
Co więcej - pandemia pojawiła się nieoczekiwanie i rozprzestrzenia się w bardzo szybkim tempie.

Rządy wprowadzają obecnie plany awaryjne mające na celu wyjście z kryzysu. Organizacje nie mają innego wyboru jak przemyśleć i przedefiniować swoje wewnętrzne procesy, zasady organizacji pracy, wytyczne dotyczące podróży i plany komunikacji na 2020 rok.

CO TERAZ KOMUNIKOWAĆ, czyli co jest ważne dla Twoich pracowników?

* Sytuacja na świecie
* Bieżąca sytuacja pracowników – model Tajwański
* Bieżąca sytuacja firmy, branży
* Priorytety na najbliższe tygodnie
* Zasady bezpieczeństwa
* Organizacja pracy
* Aspekty prawne
* Wsparcie dla pracowników
* Zaangażowanie społeczne firmy

W codziennych statusach z pracownikami powinieneś zatem pamiętać o bieżących informacjach o zachorowaniach z kraju, liczbie pracowników objętych kwarantanną, chorych czy powiązanych z chorymi (zidentyfikowanych przez firmę). Ważne, by pamiętać o pozytywnych aspektach czyli liczbie osób które wyzdrowiały a także podziękowaniach dla osób, które poddały się kwarantannie i pracują zdalnie mimo utrudnionych warunków.

Tutaj polecamy Wam ciekawy artykuł: https://wyborcza.pl/7,75399,25781786,z-koronawirusem-najlepiej-radzi-sobie-tajwan-lekcja-dla-polski.html?disableRedirects=true

Jak powinieneś komunikować się z pracownikami?

• Szybko
• Regularnie
• Krótko
• Spójnie
• Z odniesieniem do źródeł oficjalnych
• W dialogu
• Prosto

Dla przykładu możesz zapoznać się z poniższymi przykładami DOBRYCH komunikatów.

Jakie kanały do komunikacji wybrać?

Słaba komunikacja podczas kryzysu to zamieszanie i frustracja Twoich pracowników!

Dlatego przygotowaliśmy dla Ciebie checklistę 9 kroków, o których - szczególnie teraz - musisz pamiętać:

• Komunikuj szybko i często, wyprzedzaj pytania. Skup się na 3 obszarach:co pracownicy chcą wiedzieć, jak chcesz, aby się czuli, co mają teraz robić
• Zadbaj o spójność i przekazywanie wyłącznie prawdziwych informacji
• Używaj spokojnego języka, nie podnoś napięcia
• Ustal 1 źródło informacji dla pracowników
• Wytypuj 1 osobę z zespołu menadżerskiego do przekazywania informacji
• Szczególnie zadbaj o jakość komunikacji kierowników liniowych
• Komunikuj empatycznie, pokaż zainteresowanie i dbałość o ludzi (to jest real time employer branding!)
• Zapewnij dialog, dwustronną komunikację – tylko w ten sposób będziesz wiedział(a) co trzeba komunikować!

Nie zapomnij także o odpowiedniej komunikacji - kiedy kryzys będzie się zbliżał ku końcowi. Zakomunikuj to odpowiednio, podsumuj działania i podziękuj za współpracę oraz zrozumienie.