15 prostych sposobów, by udoskonalić komunikację w zespołach

W idealnym miejscu pracy komunikacja między pracownikami byłaby otwarta, przyjazna i profesjonalna. Projekty zawsze byłyby ukończone pomyślnie i na czas, ponieważ wszyscy kluczowi uczestnicy, byliby w pełni poinformowani o swoich rolach i obowiązkach. Pytania byłyby zadawane swobodnie, a udzielane odpowiedzi - jasne i terminowe. Jednym zdaniem - wszystkie części zespołowej machiny działałyby płynnie jak nienaganny szwajcarski zegarek.

Niestety większość miejsca pracy tak nie działa. Nieporozumienia, kłótnie i niedotrzymane terminy powodują, że w dany projekt nagle zaangażowani są wszyscy - nawet Ci, którzy początkowo nie mają z nim nic wspólnego. Jak zatem poprawić komunikację i sprawić, aby zespół zachowywał się jak … zespół?

Nie obiecamy Wam, że ten artykuł doprowadzi Wasz zespół do idealnej komunikacji, ale poniższe wskazówki z pewnością pomogą Wam się lepiej komunikować. Mamy dla Was 15 prostych sposobów na komunikację wewnętrzną Waszego zespołu, z których możecie zacząć korzystać OD RAZU.

Polityka otwartych drzwi

Rzeczywiście funkcjonująca polityka otwartych drzwi sprawia, że ludzie mogą zadawać pytania, zgłaszać wątpliwości i przedstawiać swoje pomysły w dowolnym momencie, To bardzo ważna część budowania zaufania w zespole. Niedostępność liderów to swego rodzaju wiadomość do pracowników niższego szczebla, że nie są cenni dla organizacji. Dlaczego otwarta komunikacja ma kluczowe znaczenie.

Plan: Jak powinna wyglądać efektywna komunikacja w zespole?

Otwartość na wyrażanie opinii

Konstruktywna krytyka to nic złego - nauczcie się ją przyjmować i wyrażać. Aby jak najlepiej wykorzystać informacje zwrotne, ważne jest aby wszystko było jasne dla wszystkich zaangażowanych. Odpowiedź „napraw to” na przesłany projekt w niczym nikomu nie pomoże. Informacje zwrotne musza być jasne i szczegółowe, aby zadziałały skutecznie. Pochwały także powinny by≥ć wyrażane publicznie, aby inni mogli się z nich uczyć. Z drugiej strony - trzeba nauczyć zespół, by akceptował feedback. Nikt nie jest doskonały i wszyscy potrzebują od czasu do czasu konstruktywnej krytyki.

Jasno określone zadania, by każdy wiedział za co jest odpowiedzialny.

Nikt nie może skutecznie wykonać zadania, jeśli nie jest do końca pewny, za jakie jego obszary jest odpowiedzialny. Dlatego zawsze warto się upewni≥ć, że cały zespół zna zakres projektu i że każdy członek ma jasność do co tego, czego się od niego oczekuje. Regularne spotkania w celu sprawdzania postępów, zadawania pytań i rozwiązywania wszelkich problemów to także dobry sposób, by wszyscy pracownicy zespołu upewnili się, że są na dobrej drodze i mają świadomość swoich obowiązków w projekcie.

Fajne aktywności, by zwiększyć morale

Ćwiczenia team-building od zawsze stosowane są w celu poprawy komunikacji między członkami zespołów. Jednak zamiast odgrywania ról lub innych działań w miejscu pracy, których nikt tak naprawdę nie lubi - warto od czasu do czasu zebrać grupę i zagrać np. w karty czy darta. Raz na jakiś czas organizujcie sobie pizza day.

Fajnym rozwiązaniem są escape room’y, które oferują zespołom świetną zabawę a jednocześnie zachęcają do współdziałania. W nieformalnej atmosferze pracownicy czują się swobodniej i naturalnie lepiej się komunikują. Takie wyjścia dają poczucie „posiadania służbowej rodziny”, a to sprawia, że większość ludzi chce ciężej pracować nad wspólnym celem i daje silne poczucie wzajemności.

Obowiązkowa przerwa na kawę

W wielu organizacjach fajnym zwyczajem jest ustalona przerwa na kawę, na która wychodzą wszyscy pracownicy. Taka przerwa pozwala na nieformalną interakcję podczas przebywania w miejscu pracy. Kawa to paliwo, które przyciąga większość ludzi w ciągu dnia, więc dlaczego nie uczynić jej jednocześnie przyjemnym i produktywnym? Badania pokazują, że rozmowa przy kawie - związana z pracą czy nie - promuje zdrową komunikację między współpracownikami i zachęca do wymiany pomysłów.

Szkolenie z komunikacji jako reset dla zespołu.

Bez względu czy lubicie szkolenia czy też nie -  warsztaty z zakresu komunikacji wewnętrznej działają i mogą być bardzo pożyteczne w poprawie komunikacji w grupie. Takie szkolenie nie obejmuje przecież jedynie podstawowych umiejętności komunikacji. W zależności od kursu - może obejmować umiejętności prezentacji, wyznaczanie celów czy też umiejętności facylitacji. Organizacje często nie korzystają z takich szkoleń ze względu na koszty. Jednak korzyści mogą tutaj znacznie przewyższyć koszty, bo w wyniku dobrego warsztatu wzrasta efektywność i skuteczność pracowników.

Wybór formy komunikacji, która działa najlepiej.

Różne sytuacje wymagają różnych sposobów komunikacji. W przypadku projektów, w ramach którego członkowie zespołu pracują zdalnie - doskonałym sposobem są videokonferencje. W przypadku projektów lokalnych - często najlepszą formą komunikacji są bezpośrednie, regularne spotkania. W ciagu ostatnich kilku dekad - najbardziej popularną formą kontaktu był e-mail, jednak coraz częściej staje się on nieefektywny i zawodny.

Oprogramowanie do zarządzania projektami.

Żujemy w czasach, kiedy wszyscy zwracają się ku rozwiązaniom masowym i oprogramowaniu w chmurze. Nie dzieje się tak bez powodu! Oparte na chmurze oprogramowanie do zarządzania projektami zapewnia przejrzystość we wszystkich obszarach, dając członkom zespołu możliwość śledzenia postępów, współpracy z innymi członkami oraz sprawdzania szczegółów i terminów. Dzięki jednemu sprawnemu systemowi - wszyscy mają dostęp do specyficznych informacji i możliwość dodawania komentarzy, które są widoczne dla całego zespołu.

Identyfikacja liderów grup.

W przypadku większości projektów istnieje główny lider oraz kilku liderów średniego szczebla, którzy kierują mniejszymi grupami. Wyjaśnienie od samego początku kim są Ci liderzy, daje członkom zespołu wiedzę do kogo powinni się zwrócić w razie problemów czy pytań. Delegowanie ról na innych równomiernie rozdziela pracę między liderami i zmniejsza stres poszczególnych członków zespołu.

Różnorodność.

Kiedy współpracują ze sobą specjaliści wielu narodowości, ras, ideologii i języków - zazwyczaj udaje się stworzyć coś naprawdę wyjątkowego. Jednak różnorodność nie jest pozbawiona wyzwań. Akcenty, niuanse, dialekty i różnice kulturowe mogą czasami utrudniać komunikację. W takich zespołach warto stworzyć atmosferę otwartości na problemy i różnice, a ewentualne przeszkody omawiać wspólnie.

Wykorzystywanie mocnych stron.

W zespołach nie wszyscy chcą się komunikować w ten sam sposób. Osoby „wizualne” preferują pisemne formy komunikacji, podczas gdy osoby „akustyczne” korzystają bardziej z rozmowy telefonicznej, czatu video czy spotkań. Uświadomienie sobie, że każdy jest inny - pozwala nie tylko na lepszą komunikację, ale także daje członkom zespołu świadomość, że lider ceni je jako osoby i rozpoznaje, która forma komunikacji jest dla nich najlepsza. Członek zespołu, który czuje się ceniony - chce wykraczać ponad swoje standardowe obowiązki!

Otwartość i uczciwość wobec członków zespołu.

Często najskuteczniejszym sposobem poprawy komunikacji interpersonalnej w miejscu pracy jest zaszczepienia poczucia zaufania pośród członków zespołu. Kluczowa jest tutaj przejrzystość: jeśli pracownicy czują, że coś się przed nimi ukrywa - wszelkie zbudowane zaufanie nagle odpływa. Oczywiście poufna informacje powinny być jako takie traktowane, ale pracownicy mają prawo wiedzieć, że do określonych informacji zwyczajnie nie mają dostępu. Otwartość i uczciwość w stosunku do pracowników sprawi, że będą oni tak samo postępować w stosunku do kadry kierowniczej.

Wykorzystanie mobilności.

Konieczność natychmiastowego dostępu do informacji to coś, co znamy wszyscy. Dlaczego więc nie korzystać z możliwości, jakie daje nam postęp technologiczny? Wiele rozwiązań do zarządzania projektami oferuje aplikację mobilną, która pozwala członkom zespołu być na bieżąco nawet w podróży.

Anonimowe ankiety.

W wielu miejscach pracy ludzie mają trudności z zaufaniem i szczerością przez cały czas. Aby więc naprawdę zrozumieć obawy i potrzeby ludzi - warto rozważyć anonimową ankietę. Takie ankiety dają informacje o problemach, których kierownictwo nie było świadome. Dzieje się tak dlatego, że pracownicy są bardziej szczerzy wiedząc, że ich opinie są anonimowe. Jednak samo przeprowadzenie ankiety to nie wszystko! Ankieta ma być jedynie punktem wyjścia do rozmowy o sytuacji czy problemach w firmie.

Odpowiedzialność za błędy

Najlepsi menadżerowie to tacy, na których pracownicy mogą polegać! Obejmuje to także odpowiedzialność za podejmowane decyzje i popełnione błędy. Wszyscy je popełniają, ale liderzy często stają przed pokusą, by swoje niedociągnięcia zrzucić na zespół. Takie działanie jest jednak bardzo krótkowzroczne i zachęca członków zespołu, by postępowali tak samo.

Korzystając z niektórych - lub wszystkich powyższych wskazówek - możecie sprawić, aby Wasze miejsce pracy było przyjemniejsze i bardziej efektywne. Dobra komunikacja zespołu prowadzi do poprawy jakości projektu, lepszej kontroli budżetu i większej satysfakcji z pracy. Kiedy miejsce pracy staje się drugim domem, a pracownicy - drugą rodziną - ta spójność przekłada się na wydajność i atmosferę w pracy.

Jeśli chcielibyście dowiedzieć się więcej na temat Efektywnej Komunikacji  - zapraszamy serdecznie na szkolenia otwarte iComms z tego zakresu. Najbliższe szkolenie odbędzie się już 27-28 lutego w Warszawie.