Komunikacja wewnętrzna w organizacji

Komunikacja w organizacji

Każdy kto zajmuje się komunikacją wewnętrzną wie, że nie ma gotowej formuły skutecznej komunikacji. Możemy próbować najnowszych narzędzi czy najlepszych praktyk, ale nawet najbardziej doświadczony specjalista jest podatny na błędy, które mogą odbić się echem w całej organizacji. Umiejętność zwrócenia uwagi pracowników - nawet jeśli chodzi tylko o przekazanie im prostych informacji - bywa trudna i w dzisiejszych czasach staje się często bardziej sztuką niż nauką.

Świetna komunikacja w organizacji wymaga strategicznego sposobu myślenia i chęci uczenia się na błędach. Jeśli czytacie to zdanie i wydaje Wam się, że mówi o Was - zgodzicie się na pewno z jeszcze jedną tezą: dobry specjalista do spraw komunikacji wewnętrznej uwielbia wszelkie case studies i przykłady skutecznych działań komunikacyjnych. Dlaczego? Bo warto uczyć się od najlepszych i inspirować działaniami, które okazały się być sukcesem.

Dzisiaj mamy dla Was trzy przykłady strategii komunikacji wewnętrznej, które warto wypróbować - szczególnie w nowoczesnych miejscach pracy!

STORYTELLING

Dobra opowieść to zawsze świetny pomysł. Wiadomo, że wszyscy kochają ciekawe historie i już jakiś czas temu specjaliści biznesowi postanowili to wykorzystać. Jak to zrobić w dziale komunikacji wewnętrznej? Np. Przekształcając wewnętrzne wiadomości we wciągające opowieści, które nawiązują do wartości naszej organizacji. Takie działanie jest nie tylko efektywne, ale też łatwiejsze niż mogłoby się wydawać. Historia nie musi być ani długa, ani szczegółowa - ma przekazać komunikat i porwać czytelnika.

Dla przykładu - w kanadyjskiej firmie Jostle każdy pracownik ma szanse opowiedzieć historię reszcie organizacji w formie wewnętrznego artykułu prasowego. Wszyscy nowo-zatrudnieni publikują taki artykuł w intranecie, aby przedstawić się reszcie firmy. Zazwyczaj są to krótkie biografie, które opowiadają jak konkretne osoby znalazły się tu i teraz oraz dlaczego dołączyły do organizacji.

Jak to wpływa na atmosferę pracy w Jostle?  Przede wszystkim każdy nowy pracownik ma szanse przedstawić się reszcie załogi w sposób dla siebie komfortowy. Ponadto taka forma komunikatu daje wszystkim szanse poznania nowego kolegi czy koleżanki. Ale najważniejsza tutaj jest inna sprawa - pracownicy Jostle mają świadomość, że każdy z nich może brać czynny udział w komunikacji firmy i aktywnie wykorzystywać firmowy intranet.

Oczywiście storytelling możecie wykorzystywać na setki innych sposobów. Tak naprawdę każdy organizacyjny news może przecież stać się fascynującą historią. Wyobraźcie sobie np. kwartalny biuletyn, który tak naprawdę nie jest niczym innym jak opowieścią o tym co wydarzyło się w firmie w ciagu ostatniego kwartału. Wystarczy tylko odrobinę dostosować go do naszych odbiorców, dodać nieco kolorytu i gotowe.

BĄDŹ INTERESUJĄCY

Skuteczna komunikacja w organizacji to coś więcej niż ogłaszanie wydarzeń, publikowanie raportów i list zmian kadrowych. Aby przyciągnąć uwagę odbiorców - nasze „aktualności” muszą być zwyczajnie interesujące. Firmy, które uchodzą za ekspertów w dziedzinie komunikacji wewnętrznej doskonale o tym wiedzą i korzystają z tej wiedzy każdego dnia.

Dla przykładu - firma Bentley’s Pet Stuff - w swoim intranecie publikuje nie tylko informacje związane z procesami, szkoleniami czy nowinkami z branży, ale też zabawne lub edukacyjne artykuły, które mają rozluźnić nieco atmosferę i są potencjalnie interesujące dla pracowników. Inranet firmy, która jest sprzedawcą naturalnego pokarmu dla psów i kotów, nosi nazwę Bark About It. Można w nim przeczytać o awansach, ścieżkach kariery ale też o ciekawostkach dotyczących organizacji i rynku, po którym się ona porusza.

Bentley’s Pet Stuff potrafi zawrzeć w publikowanych komunikatach wszystkie elementy swojej kultury organizacyjnej i tożsamości marki. W strategii komunikacyjnej organizacji widać wyraźnie, że na pierwszym miejscu są tam ludzie. Dlatego też intranet pokazuje wszystko co dla ludzi może być potencjalnie interesujące.

TON i FORMA KOMUNIKACJI

Brzmi dziwnie? Być może …. Ale jak się nad tym zastanowić - dbanie o to, by nasi ludzie byli zaangażowani, oznacza nie tylko publikowanie tego co chcą zobaczyć lub przeczytać. Musimy to publikować w tonie, który jest zgodny ze strategią marki i preferowany przez naszych ludzi.

Co to oznacza? W dużym skrócie - jeśli jesteśmy specjalista do spraw komunikacji w tradycyjnej kancelarii - raporty miesięczne czy inne zestawienia mogą być publikowane w tradycyjnej formie. Jeśli jednak zajmujemy się komunikacją w agencji graficznej, gdzie ludzie pracują wiedząc na leżakach na open space  - powinniśmy sięgnąć do nieco bardziej wyszukanych form - takich jak chociażby memy

Buckingham Strategic Wealth to rozwijająca się organizacja doradców biznesowych i finansowych, która doskonale rozumie w jaki sposób ton komunikatów wewnętrznych może wpłynąć na przekazywane informacje. Przyjęto tam swobodny i przyjazny ton komunikacji, dzięki temu wiadomości są z natury bardziej przystępne i czytelne. Firma regularnie publikuje artykuły typu „must-know”, które są spójne i  krótkie a jednocześnie niosą ze sobą mnóstwo treści, dzięki czemu przyciągają wielu czytelników. Na osobistym froncie - firma poszła w stronę serii ukazującej sukcesy pracowników - zarówno te zawodowe jak też prywatne takie jak śluby czy narodziny dzieci. Jest także seria informacyjna „Bro Tips”, w której to sami współpracownicy przekazują sobie przydatne wskazówki i prezentują case4 studies, które mogą okazać się  przydatne dla innych.

Ton komunikacji powinien być ważnym aspektem przy tworzeniu treści skierowanych do pracowników. Jeśli nie będzie dopasowany do organizacji - nawet najbardziej interesujący news może się okazać nietrafiony. Dlatego zawsze powinniśmy pamietać o tym, by wiadomości były zgodne z wartościami firmy i pasowały do kultury organizacyjnej.

Skuteczna komunikacja wewnętrzna w organizacji wymaga praktyki, ale także odpowiedniego podejścia i swojego rodzaju badań. Jedną z najfajniejszych rzeczy, jakie możemy zrobić , opracowując strategie komunikacji wewnętrznej, jest obserwowanie ludzi aby przekonać się - jakimi rodzajami treści będą naprawdę zainteresowani i by odpowiednio dostosować swój ton. A na koniec ….. zostaje tylko wymyślenie świetnej historii :)