Jak stworzyć intranet SharePoint, który naprawdę pokochają Twoi pracownicy?

Wyobraź sobie intranet, który nie jest kolejnym „obowiązkowym miejscem” do odhaczenia w pracy, lecz przestrzenią, do której pracownicy chcą zaglądać każdego dnia. Brzmi jak marzenie? Dzięki dobremu UX i Human-Centered Design (HCD) możesz je zamienić w firmową rzeczywistość.

W tym artykule pokażemy Ci, jak zbudować intranet, który zarówno spełni oczekiwania użytkowników, jak i stanie się prawdziwym centrum komunikacji Twojej firmy.

Zacznij od ludzi – UX i HCD w praktyce

Wdrożenie intranetu to coś więcej niż wdrożenie projektu zgodnego z wytycznymi. Tak, spójność, estetyka i odpowiednie układy treści są ważne, ale kluczowa kwestia to przede wszystkim zrozumienie potrzeb pracowników.

• UX: dbaj o wygodę, intuicyjność i przyjemność korzystania z narzędzia.
• HCD: każda Twoja decyzja projektowa powinna odpowiadać na realne potrzeby użytkowników i wspierać ich codzienną pracę.

Nie chodzi o to, żeby intranet „tylko” wyglądał ładnie już na pierwszy rzut oka. Chodzi o to, żeby pracownicy go faktycznie używali z własnej woli, a więc lubili to robić. Zawsze jest dobry moment na to, żeby tak zaczęło się dziać!

Obsługa intranetu – Twoja codzienna misja

Intranet rośnie i zmienia się z każdym dniem – coś o tym wiesz, prawda? Bez osoby odpowiedzialnej za jego utrzymanie szybko powstaje chaos: nieaktualne dokumenty, brak spójności stylu, trudności w odnalezieniu informacji.

Jednak pamiętaj: nie jesteś użytkownikiem – jesteś (tylko, lub aż!) przewodnikiem po intranetowym labiryncie. Twoim zadaniem jest, żeby każdy wyszedł szczęśliwy i bez zadrapań.

Mniej znaczy więcej – w UX i w kuchni. Tworzenie intranetu to trochę jak gotowanie: nie każdy składnik musi trafić do garnka. Szczególnie w designie i przy treściach.

Microsoft SharePoint – ograniczenia, które pomagają

W SharePoint Online zmiany wyglądu witryny są częściowo ograniczone. Tak, wiemy, że może to trochę irytować… 😉 „Dlaczego nie mogę wszystkiego zrobić po swojemu?” – ale w praktyce jest to sprytny zabieg UX.

Dlaczego?

• Natywne Web Party są automatycznie aktualizowane. Są responsywne i działają na każdym urządzeniu.
• Standardowe style oraz układy ułatwiają orientację i szybkie znajdowanie informacji.
• Funkcje dostępności (np. tekst alternatywny dla obrazów) są wbudowane do narzędzia, a tym samym gotowe do użycia.

W przypadku intranetu bardzo często mniej opcji = większa spójność i lepsze doświadczenie dla użytkownika. Paradoks, który działa. Czasami nie trzeba wiele!

Szablony – spójność ponad wszystko

Jak już wiesz, w SharePoint domyślne fonty, kolory i układy mają swój cel: utrzymanie spójności dla odbiorców.

Jednak działa to świetnie również dla tych, którzy opiekują się intranetem od „wewnątrz”, czyli dla wielu redaktorów wprowadzających zmiany.

Szablony stron dla różnych typów treści pozwalają:

• utrzymać jednolity wygląd intranetu,
• pomóc użytkownikom rozpoznawać dany typ komunikatu,
• zwiększyć czytelność i przewidywalność informacji.

Uwaga: jeśli „przystroisz” intranet jak choinkę – pstrokato i bez ładu – użytkownicy szybko uciekną. Nikt nie chce się zgubić w świątecznej dekoracji... w środku wakacji. 😉

Personalizacja – intranet „uszyty na miarę”

Żaden intranet nie będzie angażujący, jeśli stanie się wyłącznie zbiorem ogólnych informacji i stockowych zdjęć. Pracownicy muszą czuć, że to ich miejsce.

Poniżej kilka sprawdzonych trików.

• Kolory i motywy zgodne z brandbookiem – dzięki Fluent UI Theme Designer sprawdzisz kontrast i wygenerujesz kod do PowerShell.
• Zdjęcia pracowników – znajome twarze przyciągają wzrok, budują emocjonalną więź.

• Ikony i grafiki – jasno komunikują konkretne funkcje, więc nie zostawiasz niczego przypadkowi.
• Małe gesty – powitanie pracowników na stronie głównej, informacja o urodzinach czy świętach, przypomnienia w kalendarzu. Sekcje z takimi drobiazgami budują pozytywny przekaz.

Ludzie nie czytają – daj im treści „na przystawkę”

A teraz moment prawdy: ludzie nie czytają długich tekstów, a obecnie coraz częściej nawet tych krótkich. Pamiętaj o tym, przy tworzeniu informacji do intranetu. Wiemy, prawda jest brutalna…

Ułatwiaj więc życie swoim czytelnikom i stosuj w intranecie:

• listy punktowane oraz numerowane,
• krótkie podsumowania, streszczenia,
• grafiki przyciągające uwagę.

Niech portal pracowniczy będzie szybki do skanowania i przyjemny w odbiorze. To podstawa efektywnego UX.

PS. Półgodzinny test użyteczności z kilkoma osobami z firmy powie Ci więcej niż długie godziny ankiet.

SharePoint w Microsoft 365 – sprawdzony wybór

Tworząc intranet, pamiętaj o 3 filarach.

1. Ludzie – ich potrzeby i przyzwyczajenia.
2. Spójność i dostępność – szablony, ograniczone opcje kolorów, responsywne Web Party.
3. Praktyczne treści – krótkie, wizualne, angażujące.

Z takim podejściem intranet staje się przyjaznym, angażującym i niezbędnym narzędziem w pracy każdego pracownika.

Chcesz zobaczyć, jak taki intranet może wyglądać w Twojej firmie? Daj znać – przygotujemy rozwiązanie skrojone na potrzeby Twoich użytkowników na bazie Microsoft SharePoint.

_____________________________________

Partner konferencji iComms 2025