Ustawa o ochronie sygnalistów - jak dobrze zakomunikować ją w firmie? 

Ustawa o sygnalistach to bardzo ważny element systemu komunikacji wewnętrznej w firmie. To baza do budowania kultury dialogu i zaufania w organizacji. Ma także ścisły związek z zasadami etyki. Dobrze wdrożona, będzie solidną podstawą świadczącą o transparentności i szacunku do pracowników. 

O Ustawie o ochronie sygnalistów 

Ustawa, która obowiązuje w Polsce od września 2024, została wdrożona, aby chronić przed działaniami odwetowymi: 

• sygnalistów i sygnalistki, czyli osoby zgłaszające nieprawidłowości w firmach, 

• osoby powiązane z sygnalistą lub sygnalistką, 

• osoby pomagające w dokonaniu zgłoszenia. 

Ustawa jasno nakłada na firmy obowiązek nie tylko wdrożenia odpowiednich procedur, ale także zapewnienia skutecznych oraz gwarantujących bezpieczeństwo i anonimowość kanałów zgłoszeń. Dodatkowo, obowiązkiem firmy jest zagwarantowanie ww. osobom poufności przekazywanych informacji oraz ochronę ich danych osobowych. 

Znaczenie ustawy o sygnalistach dla systemu komunikacji wewnętrznej. 

Jeżeli osoby zgłaszające nieprawidłowości w firmie będą się czuły bezpieczne, szanowane i potraktowane partnersko, mamy wówczas solidny fundament do zbudowania dwustronnego i otwartego systemu komunikacji. Dzięki tej ustawie mamy także, jako zespół komunikacji, okazję do wzmocnienia relacji i współpracy z zespołami prawnymi oraz compliance.  

Choć wdrożenie ustawy o sygnalistach zazwyczaj jest po stronie zespołów prawnych, compliance lub biur zarządu, to zespół komunikacji ma tutaj swoje obszary eksperckie do wsparcia. 

Jakie są zadania dla zespołu komunikacji? 

Jednym z kluczowych zadań zespołu komunikacji jest poinformowanie pracowników o nowych procedurach i rozwiązaniach wynikających z ustawy o sygnalistach. W efekcie kampanii każdy z pracowników powinien wiedzieć: 

• jakie są założenia ustawy i podstawowe definicje dotyczące zgłoszeń, 

• jak przebiega procedura zgłoszeń, analizy i działań, 

• gdzie dokonywać zgłoszeń (kanał), 

• jak wypełnić zgłoszenie (jasne opisy), 

• w jakich okolicznościach można zgłaszać nieprawidłowości (kryteria). 

Bardzo ważne jest tutaj klarowne przedstawienie pracownikom zakresu działania ustawy oraz wymogów i definicji.  

Istotnym kryterium ochrony jest działanie sygnalisty w dobrej wierze. Musi mieć on bowiem uzasadnione podstawy do przekonania, że ujawniona przez niego informacja odnosi się do naruszenia prawa w chwili zgłoszenia lub ujawnienia jest prawdziwa. - tłumaczy adwokatka Magdalena Oczachowska i dodaje:

Oznacza to, że nie zawsze sygnalista zostanie objęty ochroną, jeśli przekaże informacje o naruszeniu prawa. Ważne jest zatem, by to pracodawca we współudziale ze specjalistami od komunikacji wypracował standardy tzw. rozumienia tej dobrej wiary.

Należy także pamiętać, że kampania komunikacyjna w przypadku Ustawy o ochronie sygnalistów to działanie długofalowe. Dlatego warto przygotować taką komunikację, która będzie dostępna dla wszystkich pracowników, także nowo dołączających do firmy, kiedy pracownicy będą szukali informacji (mail nie jest najlepszym archiwum). Tutaj kluczowe będzie stworzenie bazy informacji na temat kampanii, zawierającej: 

• dedykowaną stronę w intranecie lub w bazie wiedzy, zawierającą wszystkie informacje na temat procedury zgłoszeń wewnętrznych, 

• infografiki czy przewodniki, które krok po kroku opisują proces, 

• nagrane webinary, 

• zestawy FAQ (często zadawane pytania), gdzie są zebrane odpowiedzi na różne pytania dotyczące ustawy (dobrą praktyką jest także zapewnienie stałej możliwości zadawania anonimowych pytań np. poprzez formularz i uzupełnianie listy FAQ w sposób ciągły), 

• zestawy Q&A dla liderów, którzy często są najbardziej dostępnym źródłem informacji dla pracowników, 

• linki do kanałów online, gdzie można zgłaszać nieprawidłowości. 

Kluczem jest zaufanie pracowników do organizacji 

Samo poinformowanie nie wystarczy. Duża część pracowników może mieć obawy przed zgłaszaniem nieprawidłowości, wynikające z braku zaufania. Dodatkowo zniechęcać mogą obawy o działania odwetowe. Dlatego tak ważne jest budowanie zaufania, np. 

• podkreślanie poufności, poprzez informowanie o tym, w jaki sposób zgłoszenia będą przetwarzane, kto będzie miał do nich dostęp oraz jakie działania będą podejmowane w ramach postępowania wyjaśniającego, 

• klarowne wyjaśnianie, w jaki sposób sygnaliści są chronieni przed działaniami odwetowymi. 

Pamiętaj! 

Podobnie jak z zasadami etyki, kampania dotycząca możliwości zgłoszeń naruszeń objętych ustawą o sygnalistach powinna być regularnie przypominana. Pracownicy będą zainteresowani tymi informacjami dopiero w momencie, kiedy zauważą pewne naruszenia. Wówczas powinni mieć jasny dostęp do informacji, jak mogą zareagować, jakie konkretnie kroki mogą podjąć oraz jakich rezultatów mogą oczekiwać. 

Jak dobrać kanały zgłoszeń? 

Zespół komunikacji, we współpracy z działem compliance, musi zaprojektować i wdrożyć odpowiednie kanały do zgłaszania nieprawidłowości. W kontekście zgłoszeń wewnętrznych, polska ustawa nie określa jasno kanału ich przyjmowania – jest w niej zawarta tylko informacja o tym, że zgłoszenia przyjmować można zarówno w formie ustnej, jak i pisemnej. To, co ważne, to zadbanie o to, aby ten kanał spełniał podstawowe kryteria: 

• był dobrze opisany, tak aby każdy wiedział, w jaki sposób dokonać zgłoszenia, 

• był łatwy do użycia, tak aby skorzystanie nie wiązało się z dodatkowym obciążeniem (skomplikowane formularze online wymagające wypełnienia wielu pól lub zawierające skomplikowane pytania będą zniechęcały pracowników do składania zgłoszeń, konieczność logowania się do wielu systemów sprawi, że proces stanie się uciążliwy i czasochłonny), 

• dostępny dla wszystkich pracowników - np. formularz papierowy możliwy do pozyskania tylko w siedzibie firmy ogranicza dostępność dla pracowników zdalnych i budzi obawy o anonimowość, zaś infolinia działająca w określonych godzinach pracy (np. 9:00-17:00) jest niewygodna dla osób pracujących w elastycznych godzinach lub w innych strefach czasowych) 

Zbudowanie procedury to jedno, ale równie ważne jest zapewnienie w praktyce skutecznej ochrony tożsamości zgłaszających oraz innych osób zaangażowanych w postępowanie wyjaśniające. Za nieprzestrzeganie tego obowiązku przewidziane są dotkliwe sankcje karne. W praktyce może to się okazać niełatwym zadaniem.
 

Ogromnym wyzwaniem, przed którym staną organizacje wdrażające nowe prawo jest zapewnienie pracownikom różnorodnych kanałów zgłaszania i równoczesne dopełnienie poufności. - podkreśla mec. Magdalena Oczachowska 

Informacja zwrotna – masz obowiązek jej udzielić 

Jest jeszcze jeden obszar należący także do zadań zespołu komunikacji, mianowicie wsparcie zespołu prawnego lub compliance w wypracowaniu standardów udzielania informacji zwrotnej. 

Ustawa o ochronie sygnalistów nakłada na organizacje obowiązek udzielenia informacji zwrotnej osobom zgłaszającym nieprawidłowości. Zespół komunikacji, we współpracy z działem wdrażającym przepisy ustawy, powinien opracować sposób i standardy udzielania takiej informacji zwrotnej. Aby cały proces przebiegał poprawnie, informacja zwrotna do sygnalisty musi być przekazywana w sposób jasny i zrozumiały oraz bez zbędnej zwłoki (z zachowaniem terminów wynikających z ustawy o ochronie sygnalistów). To bardzo ważne, aby sygnalista/tka czuł/a, że jego/jej zgłoszenie jest traktowane poważnie, a proces postępowania przejrzysty.  

Ważne! 

Nawet najlepsza kampania nie spełni swojego zadania, jeżeli doświadczenia pracowników będą negatywne. Bywa tak, że jedno negatywne doświadczenie będzie tym, o którym wszyscy będą wiedzieli i rozmawiali. Dlatego warto regularnie publikować dane statystyczne na temat liczby zgłoszeń i statusu postępowań. Jeśli pojawią się problemy przy jakimś zgłoszeniu lub w procesie, warto być transparentnym, przyznać, że coś poszło nie tak, i pokazać działania naprawcze. 

Pracownicy doceniają prawdę i bardziej ufają, gdy widzą, że firma reaguje i usprawnia procesy. Propaganda i zaklinanie rzeczywistości to przy dzisiejszym dostępie do informacji najgorsza z możliwych dróg, prowadząca do utraty zaufania do firmy. 

Więcej o Ustawie o ochronie sygnalistów i tym, czego dotyczy ustawa znajdziecie tutaj: https://www.ey.com/pl_pl/forensic-integrity-services/ochrona-sygnalistow-whistleblowing  

Całość Ustawy o ochronie sygnalistów znajdziecie tutaj: https://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/DocDetails.xsp?id=WDU20240000928   

Sprawdź poprzedni artykuł na blogu: https://icomms.pl/konkursy-pracownicze-twoja-tajna-i-kreatywna-bron-w-komunikacji-wewnetrznej/