ChatGPT w komunikacji wewnętrznej - Zrozum i wykorzystaj!

Z miesiąca na miesiąc ChatGPT i inne modele językowe zmieniają się, rozwijając swoje funkcjonalności. Aby móc w pełni korzystać z ich możliwości, musimy ciągle aktualizować swoją wiedzę i szkolić się w tym temacie. Chcąc korzystać ze sztucznej inteligencji w komunikacji wewnętrznej musimy zrozumieć, jak działa AI do generowania tekstów i jak się z nią porozumiewać.

Przeczytajcie artykuł i przekonajcie się, jak zacząć to robić sprawnie!

Jak działa ChatGPT?

ChatGPT to chatbot stworzony przez amerykańskie przedsiębiorstwo OpenAI. Trochę o jego specyfice i podstawach użycia pisaliśmy w jednym z wcześniejszych artykułów. W skrócie jednak - podstawą działania Chata jest Large Language Model - typ algorytmu sztucznej inteligencji, który na podstawie filtrowania ogromnych zasobów danych umożliwia generowanie tekstu poprzez dostarczenie mu prompta. 

ChatGPT nie jest w stanie wytworzyć nic sam. Wszystko to, co otrzymujemy przy jego pomocy to content, który został wyprodukowany wcześniej - ChatGPT zbiera i parafrazuje go zgodnie z prośbą, którą dla niego wyartykułujemy. Od naszej umiejętności tworzenia promptów zależy jakość wygenerowanej treści - dlatego tak ważne jest, by nauczyć się to robić dobrze!

Korzyści z używania ChataGPT

Wszystko ma swoje blaski i cienie - nie inaczej jest w przypadku korzystania z ChataGPT. O tym, czy jako ludzie możemy ufać sztucznej inteligencji pisaliśmy już w poprzednim artykule. W tym tekście skupimy się na zaletach używania ChataGPT w codziennej pracy komunikatorów wewnętrznych, pamiętając także o niedoskonałościach tego narzędzia:

Argumenty za:

1. ChatGPT może generować za Ciebie teksty, które wysyłasz z dużą powtarzalnością, jak np. newslettery - ChatGPT zapamiętuję rozmowę, którą prowadziliście z nim wcześniej i uczy się Waszego stylu (w obrębie jednej rozmowy na tym samym koncie!) - jego dokładność zwiększa się również wtedy, kiedy dajecie mu przykłady treści, które stworzyliście już wcześniej sami.

TIP: Zanim poprosisz czat o tekst, napisz prostą komendę czego oczekujesz np. Napisz artykuł do Intranetu zapraszający ludzi na warsztat pt… Niech tekst będzie dynamiczny, napisany prostym językiem i zawiera call to action zachęcające ludzi do udziału.

2. ChatGPT pozwala podsumowywać i analizować duże zbiory danych, streszczać prezentacje - czyli robić wszystko to, co wymaga od nas naprawdę dużych zasobów czasowych. 

TIP: Wykorzystaj czat do analizy komentarzy pracowników, jeżeli masz ich dużo (tylko usuń dane firmy wcześniej!!!). Czat posegreguje za Ciebie komentarze i utworzy wątki tematyczne.

3. Przy użyciu Chata możecie generować wiele pomysłów na wewnętrzny newsletter, eventy lub pomóc sobie stworzyć ankietę dla pracowników - w gąszczu jego propozycji zazwyczaj znajdą się ciekawe inspiracje.

TIP: Nie poprzestawaj na pierwszych wynikach, dopytuj czat, doprecyzowuj swoje potrzeby.

4. ChatGPT łatwo wygeneruje dla Was nagłówki, leady, tytuły komunikatów, a także skategoryzuje wysyłaną przez Was komunikację. Dzięki niemu możecie także szybko dostosować treść do różnych kanałów komunikacji.

TIP: Na wstępie napisz do jakiego kanału potrzebujesz treść, ile znaków i jaki ma być styl Twojego tekstu (np. mail bardziej oficjalny, a Yammer to tekst luźniejszy, budujący społeczność).

Ważne:

1. ChatGPT wciąż jest niedoskonały w naśladowaniu różnych stylów komunikacji, a treści wygenerowane poprzez to narzędzie brzmią dość technicznie, co jest dość łatwo zauważalne przez pracowników - zwłaszcza jeśli macie wypracowany określony tone of voice. Wyzwaniem może być dopasowanie Chat do stylu komunikacji Waszej organizacji.

2. ChatGPT średnio radzi sobie również z bardzo skomplikowanymi operacjami. Często omija niektóre z elementów zadania, co jest mocno zauważalne w badaniach o AI w firmach. Według raportu McKinsey State of AI in 2023 Report 55% respondentów twierdzi, że największą obawą ich organizacji związaną z ChatGPT jest właśnie niedokładność.

3. Ważną kwestią nieco osłabiajacą entuzjazm w używaniu ChataGPT jest cyberbezpieczeństwo. Zbiory danych dużych modeli językowych są pobierane z Internetu i mogą zawierać dane prywatne lub chronione prawem autorskim. Informacje, które wprowadzisz do ChatGPT, mogą zostać wykorzystane do szkolenia przyszłych LLM, co oznacza, że ​​wszelkie informacje, które udostępnisz, mogą stać się dostępne dla osób spoza Twojej organizacji. I odwrotnie, ChatGPT może generować dane wyjściowe naruszające prawa autorskie, co może powodować problemy z odpowiedzialnością dla Twojej organizacji. Przy używaniu Chata należy więc być ostrożnym i ograniczyć się do podawania mu informacji odartych np. z konkretnych nazwisk.

Gdzie używać?

ChatGPT daje wiele możliwości dla usprawnienia przepływu informacji w firmie. W komunikacji wewnętrznej możemy użyć go m.in do:

• Mailingów i newsletterów - ChatGPT wymyśli nam zarówno pomysł na newsletter, jak i może pomóc w tworzeniu treści.
• Tworzenia i formatowania ankiet i zaproszeń do ich wypełniania dla pracowników.
• Wymyślania pomysłów na akcje angażujące pracowników.
• Tworzenia podsumowań i streszczeń spotkań oraz prezentacji.
• Wizualizacji danych w postaci wykresów, tabel, rubryk itp.
• Sprawdzania poprawności językowej tekstów.
• Parafrazowania trudnych lub skomplikowanych komunikatów.

Jak pisać prompty?

Te informacje w uproszczonej wersji zbieraliśmy już w naszym przewodniku po Chacie. Przyjrzyjmy się jednak dokładniej informacjom, które warto zawrzeć w prompcie:

1. Niezbędne informacje: jeśli zależy Ci na wyniku zawierającym określone informacje, musisz podać te informacje w prompcie. Nie pozwalaj, by ChatGPT zgadywał za Ciebie - bądź precyzyjny!

2. Niepotrzebne informacje: ChatGPT tak naprawdę nie wie, czego chcesz – jedyne, co może zrobić, to zgadywać. Jeśli zgadnie niepoprawnie, możesz zmienić treść prompta, aby wykluczyć informacje, których nie chcesz uwzględniać w wynikach.

3. Profil autora: Łatwym sposobem na poprawę jakości wyników ChatGPT jest opisanie perspektywy, z której chcesz korzystać w wynikach. Np.: „Jesteś menadżerem IT, napisz e-mail na temat nowej polityki”.

4. Profil odbiorców: Oprócz danych autora podaj informacje o tym, do kogo będą adresowane informacje wyjściowe. Np.: „Jesteś menadżerem IT, napisz e-mail do swojego zespołu ds. bezpieczeństwa w sprawie nowej polityki”.

5. Format: Jak wspomnieliśmy wcześniej, ChatGPT może tworzyć dane wyjściowe w różnych formatach. Określ żądany format, aby wpłynąć na wynik. Na przykład: „Jesteś menadżerem IT, napisz e-mail do swojego zespołu ds. bezpieczeństwa w sprawie nowej polityki w formacie listy nieuporządkowanej”.

6. Styl: Tak, ChatGPT może mieć trudności z odtworzeniem pewnych stylów i połączeń wyrazowych , ale możesz spróbować wpłynąć na jego sposób pisania opisując ton, którym ma się posłużyć. Na przykład: „Jesteś menadżerem IT, napisz e-mail do swojego zespołu ds. bezpieczeństwa na temat nowej polityki w formie nieuporządkowanej listy i użyj formalnego, poważnego tonu”.

Przykłady promptów

Razem z Łukaszem Skłodowskim z Workai tworzymy dla Was listę gotowych promptów, które mogą się przydać w codziennej pracy komunikatora. Wyczekujcie ich w kolejnym artykule o na tematu ChataGPT.

TUTAJ znajdziesz źródło, z którego korzystaliśmy.