Jak wykorzystać Microsoft Teams do usprawniania kanałów komunikacji w firmie i komunikacji wewnętrznej Twojej firmy?

Microsoft Teams to jedno z najbardziej popularnych i skutecznych narzędzi do wewnętrznej organizacji pracy na poziomie zespołu i całej firmy. Zakres jego funkcji jest regularnie rozszerzany i udoskonalany, co sprawia, że coraz lepiej wspiera potrzeby pracowników oraz staje się jednym z głównych kanałów komunikacji w firmie. Jakie funkcjonalności MS Teams mogą jeszcze bardziej wspierać komunikację wewnętrzną? Zobacz teraz!

MICROSOFT TEAMS – WIEDZA PROSTO OD EKSPERTÓW

Komunikacja wewnętrzna w erze pracy zdalnej i hybrydowej opiera się na narzędziach IT. Częsta praktyką firm w tej rzeczywistości to wdrażanie kilku, a nawet kilkunastu narzędzi, które w założeniu mają ułatwić komunikację. W tym kontekście, zarządzanie kanałami komunikacji w firmie staje się kluczem do sukcesu. Zbyt duża ich liczba wprowadza jednak chaos. Zagubieni w technologiach pracownicy czują się przytłoczeni. Efekt jest oczywiście odwrotny do zamierzonego – narzędzia zamiast ułatwiać, zniechęcają  swoich użytkowników. Rozwiązanie tego problemu tkwi w dobrym poznaniu dostępnych narzędzi i zmobilizowaniu pracowników do skorzystania z możliwości. W przypadku Microsoft Teams możliwości są ogromne i stale się rozszerzają, co czyni go jednym z bardziej przyszłościowych kanałów komunikacji.

Podczas II edycji konferencji iComms Karolina Wojdecka – Employee Communications Manager i Maciej Bandurski – Modern Work Product Marketing Manager z Microsoft podzielili się z uczestnikami kilkoma najnowszymi funkcjonalnościami Microsoft Teams, które warto znać, bo mogą podnieść jakość zdalnej komunikacji między pracownikami (a także między pracownikami i klientami).

NIEOCZYWISTE SPOTKANIA ONLINE

Organizacja angażujących spotkań online po ponad dwóch latach od przełączenia się na zdalny lub hybrydowy system pracy, nadal stanowi ogromne wyzwanie dla każdej organizacji. Powodem jest oczywiście fizyczna odległość, niechęć do włączania kamer i poczucie osamotnienia, które się z nimi wiąże. Funkcjonalności Microsoft Teams pozwalają radzić sobie z tymi wyzwaniami coraz lepiej. Oto kilka z nich, które usprawnią komunikację wewnętrzną i poprawią relacje w zdalnych zespołach.

1)    Together, czyli AI, które łączy ludzi

Dzięki wykorzystaniu technologii AI (sztucznej inteligencji) w trybie Together, dajemy uczestnikom poczucie, że przebywają w jednym pomieszczeniu. Organizator ma możliwość wyboru „miejsca” i klimatu spotkania – od oficjalnego audytorium, poprzez kameralne salki konferencyjne, aż po miejsca mniej oficjalne, a nawet humorystyczne. Uczestnicy widzą się wzajemnie, a więc mają lepszą możliwość odczytywania mowy ciała i mimiki twarzy. Takie podkłady wizualne można także personalizować.
*Uwaga! Ten tryb wymaga spełnienia jednego zasadniczego warunku - włączenia kamer wszystkich uczestników spotkania.

2)    Spotlight – uwaga skierowana we właściwym kierunku

Rozproszenie uwagi to kolejne wyzwanie dla organizatorów spotkań online. Funkcja Spotlight (Centrum Uwagi) powala zablokować główny obraz wszystkim uczestnikom. Po co? Kiedy prowadzimy spotkanie i różne osoby zabierają głos, główny widok przeskakuje na osobę, która aktualnie się wypowiada (lub tę, której mikrofon wychwytuje inne dźwięki z jej otoczenia). To rozprasza uwagę innych, zwłaszcza przy dużych spotkaniach i sesjach Q&A. Spotlight sprawia, że uwaga uczestników jest skierowana tylko na osobę prowadzącą.

3)    Reagowanie w czasie rzeczywistym na treści i obrazy

Jeśli jesteś fanem/fanką rozwiązań, do jakich przyzwyczaiły nas social media, a więc obrazkowego reagowania na zamieszczane tam treści, to ta opcja Cię zachwyci. Microsoft Teams daje nam możliwość reagowania na prezentację w trakcie jej trwania, co odciąża czat od niepotrzebnych komentarzy, przez które prowadzący musi przebrnąć, aby dotrzeć do pytań czy bardziej merytorycznych wypowiedzi.

Inną ciekawą opcją jest podnoszenie ręki i udzielanie głosu przez osobę prowadzącą. Ta funkcja wymaga włączenia i wyłączenia, a więc po zakomunikowaniu prowadzącemu, że chce się o coś zapytać, uczestnik musi rękę opuścić. Jeśli tego nie zrobi, może to zrobić prowadzący. Takie proste rozwiązania porządkuje przebieg spotkania, pozwalając na zabranie głosu w odpowiednim dla prowadzącego momencie.

POWERPOINT LIVE – czyli jak utrzymać zaangażowanie podczas prezentacji online.

Każdy, kto prowadził prezentację online wie, jak trudno zaangażować uczestników do jakiegokolwiek aktywności. Co więcej, uczestnicy szkolenia lub spotkania czują się wykluczeni, a ich potrzeby są ignorowane. Nie lepiej czuje się prowadzący, który nie widzi uczestników (a często i nie słyszy) –  nie wie więc czy po drugiej stronie wzbudza jakiekolwiek zainteresowane poruszanym tematem. Dzięki prowadzeniu prezentacji w PowerPoint Live taka forma komunikacji nabiera zupełnie nowego wymiaru. Dzieje się tak za sprawą co najmniej kilku funkcji, z których niewątpliwie najbardziej użyteczną jest możliwość udostępniania samej prezentacji (a nie całego ekranu),  co umożliwia prowadzącym dodatkowo:

• możliwość obserwacji uczestników,
• korzystanie z notatek przypisanych do poszczególnych slajdów, widocznych tylko dla prowadzącego,
• podgląd czatu – prezenter widzi pytania i reakcje uczestników,
• możliwość wyznaczenia więcej niż jednego prezentera, co pozwala na przejęcie kontroli nad spotkaniem, np. przerzucanie slajdów przez wszystkich prowadzących (w przypadku tradycyjnego udostępniania ekranu może to robić tylko jedna osoba),
• wskaźnik laserowy,
• możliwość robienia adnotacji na slajdach w trakcie prezentacji.

Na korzystaniu z PowerPoint Live zyskują także uczestnicy:

• możliwość przerzucania slajdów w swoim tempie (np. powrotu do poprzedniego slajdu), co jest widoczne tylko dla tej osoby,
• „klikalne” linki i możliwość przejścia od razu na stronę wskazaną w prezentacji,
• możliwość zrobienia zrzutu ekranu z prezentacji.

Wszystkie te opcje podbijają dynamikę spotkania i dają możliwość lepszej interakcji pomiędzy prowadzącym a uczestnikami. Sprawiają również, że praca zdalna zyskać może niespotykaną dotąd jakość. Przy wykorzystaniu narzędzi Microsoft Teams możliwe stają się angażujące i ciekawe spotkania w przestrzeni wirtualnej!